Circolare n. 18/E del 24/06/2014

IVA – Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione

La circolare interviene sulla disciplina della fatturazione IVA, soprattutto in relazione alla fattura elettronica introdotta e ridefinita dalle modifiche alla normativa nazionale in recepimento della direttiva 2010/45/UE. Fornisce inoltre risposte operative su fattura differita, fattura semplificata e rapporti con gli ordinari strumenti di certificazione dei corrispettivi.

Quadro normativo e finalità

Il documento richiama le modifiche introdotte dalla legge di stabilità 2013 agli articoli 21 e 39 del D.P.R. n. 633 del 1972, con l’obiettivo di equiparare la fattura elettronica a quella cartacea e favorirne la diffusione. La circolare affianca a tale inquadramento una serie di chiarimenti applicativi, anche alla luce dei precedenti documenti di prassi dell’Agenzia.

Fattura elettronica: definizione e momento di emissione

Ai fini IVA, la fattura elettronica è quella che risulta emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico. Non è decisivo il formato con cui il documento viene originariamente creato, ma quello con cui viene trasmesso e ricevuto. Di conseguenza, un documento creato in formato elettronico ma inviato e ricevuto su carta non è fattura elettronica; viceversa, un documento originariamente cartaceo può diventare elettronico se successivamente trasformato in documento informatico e trasmesso per via telematica, purché siano rispettati i requisiti di legge.

La circolare precisa inoltre che l’uso della fattura elettronica è subordinato all’accettazione del destinatario, ma tale accettazione non richiede un accordo formale. La mancata accettazione da parte del destinatario non elimina, per l’emittente, l’obbligo di conservazione elettronica della fattura emessa e trasmessa in formato elettronico, se il documento conserva i requisiti richiesti.

Requisiti di autenticità, integrità e leggibilità

Il soggetto passivo deve garantire:

• l’autenticità dell’origine, cioè la certezza dell’identità del fornitore/prestatore o dell’emittente;
• l’integrità del contenuto, ossia l’inalterabilità dei dati obbligatori della fattura;
• la leggibilità, intesa come disponibilità del documento in forma comprensibile per l’uomo per tutto il periodo di conservazione.

Autenticità e integrità possono essere assicurate mediante sistemi di controllo di gestione, firma elettronica qualificata o digitale, sistemi EDI o altre tecnologie idonee. La leggibilità, invece, non è tipizzata in modo rigido: deve essere garantita la disponibilità di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico, anche solo in occasione di accessi, ispezioni o verifiche. La circolare sottolinea che firma elettronica avanzata e trasmissione elettronica dei dati, da sole, non sono sufficienti a garantire la leggibilità.

Sistemi idonei a garantire i requisiti

La circolare descrive tre principali modalità tecniche.

Sistema di controllo di gestione

Si tratta di un processo che consente di creare e aggiornare un percorso documentale affidabile tra la fattura e l’operazione sottostante, ricostruendo la storia dell’operazione dal documento originario fino alla registrazione finale. Un esempio è l’ERP che integra vendite, acquisti, magazzino e contabilità, mantenendo i riferimenti incrociati tra i documenti e registrando le modifiche. Il sistema deve conservare, per lo stesso periodo della fattura, anche la documentazione che prova autenticità e integrità, inclusi contratti, ordini, DDT, avvisi di spedizione, documentazione bancaria, dati storicizzati e prove dei controlli qualità.

Il sistema di controllo di gestione deve essere adeguato alle dimensioni, all’attività e alla struttura del soggetto passivo, tenendo conto del numero e valore delle operazioni e della tipologia di clienti e fornitori.

Firma elettronica qualificata o digitale

In alternativa, autenticità e integrità possono essere assicurate con la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente. Se la fattura è emessa per conto del cedente/prestatore da un cliente o da un terzo, la firma deve essere apposta dal soggetto che risulta effettivo emittente del documento, secondo l’assetto contrattuale e il flusso di dati concordato. In fattura deve essere indicato che il documento è stato compilato dal cliente o da un terzo per conto del cedente/prestatore.

Sistema EDI

Anche l’EDI può garantire i requisiti di autenticità e integrità, purché il processo di trasmissione sia affidabile e la conversione di formato non alteri il contenuto sostanziale della fattura. Le parti possono concordare in anticipo standard e formati, eventualmente tramite service provider. In conservazione, fornitore e cliente devono mantenere la fattura nel formato standard scambiato, assicurandone reperibilità e leggibilità nel tempo.

Invio della fattura elettronica

La fattura elettronica può essere trasmessa o resa disponibile attraverso diversi canali, come sito internet, server, supporto informatico o messaggio di posta elettronica contenente link e protocolli per il download. Non è più richiesto il previo accordo formale tra le parti per l’uso del mezzo elettronico; è sufficiente l’accettazione del destinatario del mezzo utilizzato.

Resta possibile trasmettere più fatture elettroniche in un unico lotto allo stesso destinatario. In tale ipotesi, i requisiti e i relativi metodi di garanzia si riferiscono al lotto complessivo, non alla singola fattura. È anche consentito inserire una sola volta i dati comuni, purché ciascuna fattura resti comunque accessibile nei suoi elementi essenziali.

Conservazione della fattura elettronica

Le fatture elettroniche devono essere conservate elettronicamente secondo le regole del CAD e del relativo decreto attuativo. Possono essere conservate elettronicamente anche le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee. L’emittente della fattura elettronica è tenuto a conservarla elettronicamente, mentre il destinatario può scegliere se accettare o meno tale processo ai fini fiscali.

Se il destinatario non accetta la fattura come elettronica, può stamparla e conservarla in formato analogico, purché ne sia garantita la leggibilità. La stampa costituisce copia analogica di documento informatico. La circolare evidenzia però che questa scelta del destinatario non impedisce all’emittente di procedere comunque alla conservazione elettronica, se il documento rispetta i requisiti richiesti.

Per le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione, la conservazione elettronica è obbligatoria per entrambe le parti.

Conservazione all’estero e controlli

La conservazione elettronica può avvenire anche in un altro Stato, purché esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. In ogni caso, il soggetto passivo stabilito in Italia deve assicurare:

• accesso automatizzato all’archivio;
• stampabilità e trasferibilità dei documenti e dei dati;
• possibilità per l’Amministrazione finanziaria di acquisire i documenti anche per via elettronica.

Ai fini della comunicazione del luogo di conservazione, il contribuente deve indicare nei modelli AA7 e AA9 gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server, anche se situati all’estero. Ai fini dell’esibizione, deve garantire l’accesso automatizzato all’archivio dalla sede del controllo ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

Fattura differita per beni e prestazioni di servizi

Nella parte dedicata ai quesiti, la circolare chiarisce che la fattura differita può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo non solo per le cessioni di beni documentate da DDT o documento equivalente, ma anche per le prestazioni di servizi, se queste sono individuabili tramite idonea documentazione.

Per i servizi non sono richiesti specifici documenti tipizzati: è sufficiente la documentazione commerciale propria dell’attività, purché consenta di individuare con certezza:

• la prestazione eseguita;
• la data di effettuazione;
• le parti contraenti.

Sono richiamati, a titolo esemplificativo, il contratto, la nota di consegna lavori, la lettera d’incarico, la relazione professionale e il documento attestante l’avvenuto incasso.

La circolare conferma inoltre che:

• è possibile emettere un’unica fattura differita anche se nel mese è stata effettuata una sola operazione nei confronti del medesimo soggetto;
• la fattura riepilogativa può comprendere sia cessioni di beni sia prestazioni di servizi effettuate nello stesso mese solare verso lo stesso cessionario/committente;
• per le cessioni di beni, il pagamento successivo o contestuale al DDT non fa venir meno la possibilità di fattura differita, mentre il pagamento precedente obbliga all’emissione immediata della fattura.

Fattura semplificata: contenuto e identificazione del cliente

La fattura di importo complessivo non superiore a 100 euro può essere emessa in modalità semplificata. Per l’indicazione del cessionario/committente, la norma consente un’alternativa tra:

• i dati tradizionali identificativi del soggetto;
• il codice fiscale o la partita IVA, se il soggetto è stabilito in Italia;
• il numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento, se il soggetto è stabilito in altro Stato UE.

La circolare precisa che l’uso di tali dati alternativi non preclude il diritto alla detrazione dell’IVA, se spettante.

Registrazione della fattura semplificata

Nel registro delle fatture emesse, se il cliente è individuato solo tramite partita IVA o codice fiscale, la registrazione può essere effettuata riportando tali dati in luogo della ditta, denominazione o ragione sociale richiesti in via ordinaria dall’articolo 23 del D.P.R. n. 633 del 1972. Restano fermi gli altri obblighi di registrazione, tra cui l’indicazione dell’imponibile e dell’imposta distinti per aliquota.

Fattura rettificativa in forma semplificata

La fattura rettificativa ai sensi dell’articolo 26 può essere emessa in modalità semplificata senza limiti di importo, sia per variazioni in aumento sia per variazioni in diminuzione. La possibilità non dipende neppure dal formato originario del documento rettificato: è ammessa la rettifica di una fattura ordinaria con fattura semplificata e viceversa.

Il documento rettificativo deve contenere il riferimento alla fattura rettificata e le indicazioni specifiche modificate, così da garantire il collegamento tra i documenti. La circolare richiama anche gli elementi utili per le note di variazione relative a sconti o abbuoni, precisando che devono essere identificabili la tipologia dello sconto/premio, i prodotti interessati, la fattura di riferimento, la normativa IVA applicata e il periodo o l’accordo commerciale richiamato.

Fattura semplificata e fattura/ricevuta fiscale

La fattura semplificata ha funzione sostitutiva rispetto a scontrino fiscale, ricevuta fiscale e fattura/ricevuta fiscale. Se per una determinata operazione sarebbe richiesto uno di tali documenti, l’emissione di fattura ordinaria o semplificata esonera da ulteriori adempimenti di certificazione.

La funzione sostitutiva vale anche per la fatturazione differita e riepilogativa, non solo per la fattura immediata. In questo modo la circolare ribadisce che la semplificazione documentale non incide sulla piena efficacia fiscale della fattura emessa nei casi previsti.