Circolare numero 104 del 16-06-2016

Nuova convenzione quadro per i Punti Cliente di Servizio (PCS)

La circolare definisce la nuova disciplina dei Punti Cliente di Servizio, aggiornando la convenzione tipo alla luce del quadro normativo in materia di amministrazione digitale, protezione dei dati personali e requisiti di sicurezza. Vengono indicate le regole per l’adesione delle Pubbliche Amministrazioni, la gestione dell’istruttoria e la stipula digitale tramite il Sistema Gestionale delle Convenzioni.

Finalità e ambito dei PCS

I PCS sono sportelli virtuali che consentono ai cittadini di accedere a servizi INPS presso sedi di altre Pubbliche Amministrazioni, in presenza di una convenzione. La logica è quella della prossimità territoriale e del superamento del digital divide, soprattutto laddove non vi sia una struttura INPS sul territorio.

La circolare precisa che il PCS non è presidiato da personale INPS, ma da operatori dell’Amministrazione aderente, la quale assume la responsabilità organizzativa e operativa dello sportello. La nuova convenzione sostituisce il precedente modello di riferimento, resosi non più adeguato per effetto dell’evoluzione normativa e tecnica.

Presentazione dell’istanza e iter di attivazione

Le Pubbliche Amministrazioni che intendono attivare un PCS devono presentare una formale istanza di adesione, sottoscritta dal legale rappresentante o da un suo delegato, e trasmetterla via PEC alla Direzione Regionale competente. L’istanza deve contenere tutti gli elementi necessari per la compilazione del testo convenzionale, secondo il fac-simile allegato.

L’acquisizione della domanda, la stipula e il monitoraggio della convenzione avvengono attraverso il Sistema Gestionale delle Convenzioni, che guida l’operatore nelle fasi di istruttoria, definizione, stipula e attivazione. Il sistema costituisce lo strumento ufficiale dell’Istituto per la gestione delle convenzioni con soggetti pubblici.

Servizi erogabili presso il PCS

Presso i PCS risultano fruibili i servizi già previsti in precedenza: Estratto contributivo, Pagamenti prestazioni, Domus, Certificazione Unica per pensioni e prestazioni a sostegno del reddito, ObisM. A tali servizi si aggiunge la possibilità per l’utente di presentare l’istanza di prenotazione di un appuntamento in una Struttura INPS.

Quest’ultimo servizio è però limitato ai PCS istituiti presso Comuni privi di una Struttura INPS ed è subordinato alle disponibilità della Sede territoriale di riferimento. La procedura è gestita tramite applicativo presente sulla intranet.

Modalità di accesso e gestione delle deleghe

I servizi possono essere resi al richiedente o a terze persone munite di delega e copia del documento di identità. L’Ente deve conservare per almeno 48 mesi l’istanza, l’atto di delega e le copie dei documenti di riconoscimento di delegante e delegato.

Nella fase iniziale di operatività del PCS, i dipendenti INPS forniscono supporto al personale dell’Ente tramite consulenza telefonica.

Ruoli organizzativi e responsabilità operative

La circolare introduce ruoli specifici per l’attuazione della convenzione:

• il Responsabile della convenzione, nominato da ciascuna Parte, per i rapporti e le comunicazioni;
• l’Amministratore utenze, nominato dalla Pubblica Amministrazione, per assegnare e revocare le credenziali degli operatori;
• il Supervisore, che verifica l’attività dell’Amministratore e controlla il corretto uso dei servizi.

È ammesso che la stessa persona cumuli i ruoli di Supervisore e Amministratore utenze, purché nel rispetto delle linee guida AGID.

Sicurezza, autenticazione e credenziali

L’accesso ai servizi online avviene via web, su rete pubblica internet, tramite protocollo HTTPS. Le credenziali sono individuali, personali e non cedibili. L’autenticazione può avvenire con codice fiscale e PIN INPS, con CNS o con altri strumenti di autenticazione forte.

Gli operatori possono accedere soltanto da postazioni connesse alla rete dell’Ente; è escluso l’uso di VPN dial-up. Viene quindi richiesta connettività internet o infranet con IP statico.

Richiesta e cessazione delle abilitazioni

Le credenziali si richiedono tramite il modulo allegato alla circolare, che deve essere compilato e sottoscritto dall’operatore incaricato e approvato dal legale rappresentante dell’Ente o dall’Amministratore utenze, con allegata la copia dei documenti di identità di entrambi i sottoscrittori.

Dopo le verifiche di completezza e idoneità della documentazione, l’operatore INPS abilitato procede al rilascio delle autorizzazioni tramite la procedura intranet "PIN Provisioning". La documentazione deve essere digitalizzata e caricata nel Sistema Gestionale delle Convenzioni, anche ai fini di conservazione e reperibilità.

Le abilitazioni devono essere limitate alle effettive esigenze del PCS e non possono superare il numero massimo previsto dalla circolare n. 123/2014. L’Ente deve inoltre comunicare tempestivamente la cessazione delle utenze non più necessarie.

Controlli sugli accessi e conseguenze delle irregolarità

In caso di anomalie o sospette irregolarità, l’INPS richiede chiarimenti e documentazione probatoria sulla regolarità degli accessi. Se l’Ente non risponde o trasmette elementi non esaustivi, l’utenza viene immediatamente disabilitata e la vicenda è segnalata al Garante per la protezione dei dati personali.

Nei casi più gravi, l’Istituto può anche rivolgersi agli organi giudiziari per eventuali profili di reato, restando salva ogni azione civile a tutela dell’Ente pubblico previdenziale.

Privacy, data breach e ruoli nel trattamento dei dati

L’Ente si impegna a informare tempestivamente l’INPS su eventuali violazioni dei dati o incidenti informatici che possano incidere in modo significativo sui dati personali, così da consentire all’Istituto di effettuare, nei termini previsti, la segnalazione del data breach al Garante, in conformità al provvedimento n. 393 del 2 luglio 2015.

Per i servizi svolti presso il PCS, il titolare del trattamento è l’INPS, che nomina l’Ente responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 29 del d.lgs. n. 196/2003. L’Ente, a sua volta, deve impartire istruzioni dettagliate ai propri incaricati del trattamento, ai sensi dell’art. 30 del medesimo decreto.

Sottoscrizione digitale e funzionamento del Sistema Gestionale delle Convenzioni

La convenzione può essere attivata solo con Pubbliche Amministrazioni e deve essere sottoscritta digitalmente da soggetti muniti di poteri di rappresentanza. Per l’INPS sono autorizzati i Direttori regionali competenti territorialmente.

Il Sistema Gestionale delle Convenzioni accompagna tutte le fasi del procedimento e contiene i template dei documenti da utilizzare. È integrato con l’Identity Management dell’Istituto, consente la firma remota dei Direttori regionali e verifica la correttezza delle firme apposte dalle parti e la coerenza dei nominativi dei responsabili inseriti nel sistema.

Regime transitorio per le convenzioni già esistenti

Le convenzioni e i protocolli stipulati sulla base della circolare n. 119/2011 e del messaggio n. 021959/2011 restano efficaci fino alla loro naturale scadenza. Le Direzioni regionali devono verificarne la validità; l’Istituto predisporrà anche un report riepilogativo con soggetto aderente, data di scadenza e numero di operatori abilitati.

I protocolli già scaduti alla data della circolare possono essere mantenuti in ultrattività fino al 30 settembre 2016, termine entro il quale devono essere adeguati alla nuova convenzione. La mancata conferma entro tale data comporta la disabilitazione delle utenze. La circostanza deve essere comunicata formalmente all’Ente interessato tramite PEC.

Punti Cliente Informativi (PCI)

Per i Punti Cliente Informativi, già disciplinati dalla circolare n. 119/2011 e dal messaggio n. 021959/2011, le verifiche effettuate hanno condotto alla decisione di non avviare nuove collaborazioni e di far cessare quelle già esistenti alla rispettiva scadenza. Le istruzioni precedenti si intendono quindi superate, limitatamente a PCS e PCI.