Circolare numero 66 del 28-05-2014

Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e adeguamento INPS

La circolare disciplina l’adeguamento dell’INPS agli obblighi di fatturazione elettronica nei rapporti economici con la Pubblica Amministrazione, già previsti dal D.M. n. 55 del 3 aprile 2013 e successivamente rafforzati dal d.l. n. 66 del 24 aprile 2014. Il documento individua le date di decorrenza degli obblighi, definisce il codice univoco IPA dell’Istituto e indica le attività operative e informatiche necessarie per garantire la corretta ricezione, instradamento e liquidazione delle fatture.

Decorrenza degli obblighi e divieto di pagamento

Il D.M. n. 55/2013, entrato in vigore il 6 giugno 2013, ha fissato le regole per la fatturazione elettronica nei rapporti con la PA ai sensi della legge n. 244/2007, art. 1, commi 209-214. Per l’INPS, dal 6 giugno 2014 non è più possibile accettare fatture non trasmesse in formato elettronico secondo le modalità previste dal decreto e dai relativi allegati.

Trascorsi tre mesi da tale data, l’Istituto non può procedere ad alcun pagamento, neppure parziale, fino all’invio della fattura in formato elettronico. La circolare richiama inoltre l’art. 25 del d.l. n. 66/2014, che anticipa e rafforza l’obbligo, vietando alle pubbliche amministrazioni di pagare fatture elettroniche prive del CIG e del CUP, ove richiesti.

Ambito di applicazione per l’INPS

La disciplina si applica all’INPS e, per esso, a tutte le strutture titolari di poteri di spesa a livello centrale e territoriale. Dal 6 giugno 2014 tali strutture possono ricevere esclusivamente fatture elettroniche; dal 6 settembre 2014 possono procedere al pagamento soltanto delle fatture pervenute in formato elettronico.

La circolare precisa che la disposizione vale anche per il cosiddetto "ciclo attivo", cioè per l’emissione di fatture da parte dell’Istituto verso Ministeri, Agenzie fiscali e altri enti previdenziali pubblici. Le successive istruzioni operative saranno fornite con altra circolare.

Organizzazione del sistema e ruolo della DCSIT

Per ottemperare agli obblighi normativi e completare l’adeguamento informatico, l’INPS ha definito una strategia che prevede:

• l’individuazione nell’IPA dell’Ufficio Destinatario di Fattura Elettronica con codice univoco UF5HHG, già completata dalla DCSIT;
• la configurazione di tale codice come unico punto di accettazione delle fatture passive verso l’INPS;
• l’integrazione del colloquio tra i sistemi gestionali dell’Istituto e il Sistema di Interscambio tramite la PEC fatturazioneelettronica@postacert.inps.gov.it, a carico della DCSIT;
• la gestione automatica della protocollazione e del Registro unico delle fatture passive, sempre a cura della DCSIT.

Attività delle strutture titolari di budget

Il completamento del processo di sviluppo e consolidamento della fatturazione elettronica è posto sotto la responsabilità delle strutture titolari di budget, in raccordo con la Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici. Tali strutture devono procedere al caricamento dei contratti in essere, operazione che consente di comunicare ai fornitori il codice univoco IPA UF5HHG e i codici ufficio presenti nel sistema SIGEC – Gestione Contratti.

Questa attività è essenziale per garantire il corretto indirizzamento, la liquidazione e il pagamento delle fatture elettroniche. La DCSIT cura invece le comunicazioni massive ai fornitori.

Dati da inserire nel sistema SIGEC

La circolare richiede l’inserimento nel SIGEC – Gestione contratti di tutte le informazioni relative al rapporto contrattuale utili al pagamento. In particolare, devono essere registrati:

• oggetto dell’ordine, incarico o contratto;
• CIG e/o CUP;
• nominativo del RUP, censito su AVCP, che deve ricevere via e-mail la comunicazione relativa alla fattura da liquidare;
• codice fornitore INPS e riferimento e-mail del fornitore;
• date di rilevanza contrattuale;
• riferimento alla determina di aggiudicazione;
• importo del contratto al lordo di IVA.

La corretta e completa registrazione è presupposto indispensabile per il funzionamento del processo.

Verifiche, aggiornamenti e regolarizzazione dei dati

La circolare avverte che, in assenza di un corretto censimento dei contratti su SIGEC, non è possibile inviare comunicazioni al fornitore e risulta difficoltoso risalire al CIG o CUP, al nominativo del RUP e alla sede di riferimento per il pagamento. Le strutture devono pertanto monitorare con attenzione l’inserimento delle informazioni necessarie e, ove occorra, regolarizzare i codici CIG e CUP sul sito dell’Autorità di vigilanza per i contratti pubblici, aggiornando tempestivamente i dati.

Rapporti non soggetti a controllo AVCP e codice specifico di Istituto

Per le altre tipologie di rapporti rientranti nell’obbligo di fatturazione elettronica, ma non soggette ai controlli dell’Autorità di Vigilanza dei Contratti Pubblici, l’Istituto richiede che, già in fase di ordine, incarico o contratto, siano comunicati al fornitore tutti i riferimenti contrattuali rilevanti, insieme al codice della sede Amministrativo-Contabile competente.

Il codice specifico di Istituto è composto dal codice della sede amministrativo-contabile competente al pagamento e dal codice specifico per tipologia di rapporto. Tale codice è descritto nell’allegato 2 della circolare e pubblicato anche sul sito internet dell’INPS nella sezione "Fatturazione elettronica", dove saranno resi disponibili anche i successivi aggiornamenti per eventuali nuove casistiche.

Effetti della corretta comunicazione al fornitore

La comunicazione del codice specifico di Istituto al fornitore che emette fattura elettronica, comprensiva del codice della sede amministrativo-contabile competente, è un adempimento di ciascuna struttura interessata e consente di:

• indirizzare la fattura alla sede Amministrativo-Contabile competente;
• attribuire automaticamente la fattura al codice fornitore gestito nei sistemi amministrativo-contabili dell’Istituto;
• monitorare lo stato di pagamento della fattura da parte del fornitore.

Supporto e referente interno

Per chiarimenti sui rapporti disciplinati dalla circolare o sul corretto inserimento su SAP SIGEC di tutte le informazioni necessarie al ricevimento delle fatture elettroniche, il referente indicato è il Dott. Giorgio Calò, che può fornire il supporto consulenziale richiesto dalle strutture.