Risposta n. 97 del 6/12/2018

Consegna telematica della dichiarazione trasmessa e della ricevuta di invio

L’interpello riguarda la possibilità per un intermediario abilitato di consegnare al cliente, entro i termini previsti dalla normativa, la dichiarazione trasmessa per via telematica e la relativa ricevuta dell’Agenzia delle entrate senza ricorrere alla consegna fisica o manuale. L’obiettivo dichiarato è anche quello di ridurre l’impatto ambientale dell’attività professionale.

Fattispecie rappresentata dall’istante

L’istante è un intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni ai sensi dell’articolo 3 del D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322. Nello svolgimento della propria attività invia numerosi documenti informatici, tra cui:

• dichiarazioni fiscali dei clienti;
• modulistica IVA;
• modelli di pagamento;
• contratti;
• liquidazioni periodiche;
• Intrastat.

Lo studio utilizza una piattaforma internet che consente al cliente di consultare e scaricare la propria documentazione accedendo a un’area riservata con credenziali fornite al momento della registrazione.

Quesito posto all’Agenzia

L’istante chiede se, entro il termine previsto dall’articolo 3, comma 6, del D.P.R. n. 322/1998, la dichiarazione trasmessa e la comunicazione di ricezione possano essere "rilasciate" con modalità diverse dalla consegna fisica, e in particolare tramite messa a disposizione in area riservata del portale dello studio.

Soluzione interpretativa prospettata dal contribuente

L’intermediario ritiene di poter adempiere all’obbligo di consegna dei documenti telematici con un procedimento articolato in due passaggi:

1. invio al contribuente di una comunicazione PEC, con cui si avvisa che, entro 30 giorni dal termine di presentazione all’Agenzia delle entrate, i documenti saranno disponibili in un’area riservata del portale, con istruzioni per download, stampa e conservazione;
2. entro 30 giorni dal termine di presentazione, pubblicazione nell’area riservata del documento telematico trasmesso e della relativa ricevuta, affinché il contribuente possa provvedere alla sottoscrizione e alla conservazione richieste dall’articolo 3, comma 9, del D.P.R. n. 322/1998.

Normativa richiamata dall’Agenzia

L’Agenzia richiama in particolare l’articolo 3 del D.P.R. n. 322/1998:

• comma 3: individua gli intermediari abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni, compresi, a determinate condizioni, i soggetti indicati dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia n. 53616 del 9 marzo 2018;
• comma 6: prevede che gli intermediari rilascino al contribuente, entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione telematica, la dichiarazione trasmessa, redatta su modello conforme, e copia della comunicazione di ricezione dell’Agenzia;
• comma 9: dispone che contribuenti e sostituti d’imposta conservino, per il periodo previsto dall’articolo 43 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione sottoscritta e i documenti rilasciati dal soggetto incaricato della predisposizione;
• comma 9-bis: stabilisce che i soggetti incaricati della trasmissione conservino, anche su supporti informatici, copia delle dichiarazioni trasmesse, riproducibili su modello conforme.

Prassi richiamata

Nel valutare il quesito, l’Agenzia richiama i propri precedenti di prassi:

• risoluzione n. 354/E dell’8 agosto 2008, secondo cui l’incaricato della trasmissione può conservare su supporto informatico copie delle dichiarazioni trasmesse, purché siano riproducibili su modello conforme;
• risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007, che chiarisce che il contribuente deve conservare l’originale da lui sottoscritto e che la copia informatica conservata dall’intermediario può non riportare la sottoscrizione del contribuente;
• circolare n. 14/E del 9 maggio 2013, par. 7.2, che ammette la consegna telematica della copia della dichiarazione e del prospetto di liquidazione, purché il contribuente abbia formulato specifica richiesta e il sistema garantisca identificazione certa e preventiva mediante credenziali di accesso qualificate rilasciate di persona, oltre al rispetto delle misure di sicurezza in materia di protezione dei dati personali.

Parere dell’Agenzia delle entrate

Dalla lettura coordinata delle norme emerge, secondo l’Agenzia, che:

• il contribuente deve conservare la dichiarazione sottoscritta;
• l’intermediario può conservare le copie delle dichiarazioni trasmesse su supporto informatico, senza che sia necessario che tali copie rechino la sottoscrizione del contribuente;
• la consegna dei documenti al contribuente può avvenire in modalità telematica, se realizzata con sistemi che assicurino l’identificazione certa e preventiva del destinatario e il rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali.

Pertanto, il sistema proposto dall’istante è ritenuto condivisibile, purché conforme alle indicazioni di prassi richiamate, in particolare sotto il profilo dell’accesso all’area riservata e delle garanzie di sicurezza e identificazione del contribuente.

Conclusioni operative

L’interpello conferma che la consegna della dichiarazione trasmessa e della ricevuta dell’Agenzia non deve necessariamente avvenire in forma cartacea o mediante consegna materiale. È ammessa una modalità digitale, come la messa a disposizione in area riservata e l’avviso via PEC, a condizione che:

• il contribuente sia identificato in modo certo e preventivo;
• l’accesso avvenga tramite credenziali qualificate rilasciate di persona;
• siano rispettate le misure di sicurezza previste dalla normativa sulla privacy;
• siano rispettati gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del D.P.R. n. 322/1998.