Regolamento (UE) 2018/763

Regolamento di esecuzione (UE) 2018/763 – modalità pratiche per i certificati di sicurezza unici ferroviari

Il regolamento dà attuazione alla direttiva (UE) 2016/798 disciplinando, in modo uniforme a livello UE, la procedura di rilascio, rinnovo e aggiornamento del certificato di sicurezza unico per le imprese ferroviarie. L’obiettivo dichiarato nei considerando è ridurre complessità, durata e costi della certificazione, rafforzando al contempo la cooperazione tra Agenzia dell’Unione europea per le ferrovie e autorità nazionali preposte alla sicurezza.

Finalità e impianto generale

La disciplina si fonda su un modello cooperativo e iterativo: l’Agenzia o l’autorità nazionale competente, a seconda dei casi, valuta la domanda insieme alle autorità nazionali interessate dall’area di esercizio prevista. Il procedimento si svolge tramite lo sportello unico di cui al regolamento (UE) 2016/796, che diventa il canale centrale per la presentazione delle domande, lo scambio di informazioni, la registrazione degli esiti e la comunicazione delle decisioni.

Ambito soggettivo e oggettivo

Il regolamento si applica alle imprese ferroviarie che chiedono un certificato di sicurezza unico, nonché alle domande di rinnovo e aggiornamento. Sul versante amministrativo, vincola l’organismo di certificazione di sicurezza, definito come Agenzia o autorità nazionale preposta alla sicurezza. L’oggetto materiale è la valutazione della capacità del richiedente di rispettare il sistema di gestione della sicurezza e le norme nazionali notificate pertinenti, incluse le disposizioni applicabili ai requisiti tecnici di interoperabilità per il sottosistema esercizio e gestione del traffico.

Definizioni essenziali

Sono chiariti alcuni concetti chiave: la “data di ricevimento della domanda”, la “pre-valutazione”, la “problematica residua” e la “data di riferimento”. Quest’ultima è, in linea generale, il 16 giugno 2019, ma diventa il 16 giugno 2020 per gli Stati membri che abbiano notificato la proroga del recepimento della direttiva (UE) 2016/798.

Presentazione della domanda e contenuto documentale

L’impresa ferroviaria deve presentare la domanda entro la data di inizio prevista dell’attività, della modifica sostanziale o della scadenza del certificato in corso. L’allegato I elenca in modo puntuale le informazioni da inserire, distinguendo tra nuova domanda, rinnovo e aggiornamento, e richiedendo anche l’indicazione dell’EIN del certificato precedente nei casi di rinnovo o aggiornamento.

La domanda deve comprendere, tra l’altro:

• tipo di operazione richiesta;
• Stati membri interessati dall’area di esercizio;
• descrizione dell’area di esercizio;
• dati del richiedente e del referente;
• documentazione sul sistema di gestione della sicurezza;
• documenti relativi alla parte nazionale della valutazione;
• piani di azione correttivi per non conformità gravi o problematiche residue della valutazione precedente.

In caso di pre-valutazione, il richiedente trasmette almeno le informazioni di base indicate nell’allegato I, punti 1-6.

Ruolo dell’Agenzia e delle autorità nazionali

L’articolo 3 assegna all’organismo di certificazione di sicurezza il compito di programmare, attuare e monitorare la valutazione e di definire le modalità di coordinamento. Agenzia e autorità nazionali devono accettare, su richiesta, la pre-valutazione, condividere le informazioni pertinenti e registrare nello sportello unico tutte le fasi e gli esiti del procedimento.

L’Agenzia deve inoltre monitorare le scadenze dei certificati validi con area di esercizio in più Stati membri e diffondere la guida gratuita alla domanda, disponibile in tutte le lingue ufficiali dell’Unione e corredata di modelli sviluppati insieme alle autorità nazionali. Le autorità nazionali devono a loro volta pubblicare e aggiornare una guida analoga per le norme nazionali applicabili.

Lingua della domanda e delle decisioni

Quando l’Agenzia opera come organismo di certificazione, la parte del fascicolo relativa ai requisiti UE può essere presentata in una qualsiasi lingua ufficiale dell’Unione scelta dal richiedente. Le parti nazionali e alcune sezioni specifiche devono invece essere presentate nella lingua stabilita dallo Stato membro interessato e indicata nella guida alla domanda.

Le decisioni dell’Agenzia, inclusi i motivi e il certificato rilasciato, sono redatte nella lingua scelta dal richiedente per la parte UE della domanda.

Procedura di valutazione, termini e richieste integrative

L’articolo 6 disciplina la sequenza procedurale: controllo della completezza, eventuali richieste di integrazione, valutazione dettagliata, decisione finale. L’organismo di certificazione comunica entro un mese se la domanda è completa; una volta confermata la completezza, la decisione deve essere adottata entro quattro mesi.

Se la domanda è incompleta, il richiedente deve integrare il fascicolo entro termini ragionevoli e concordati; la decisione è allora adottata entro quattro mesi dalla trasmissione delle informazioni supplementari. Ulteriori richieste informative possono essere avanzate fino alla decisione finale, con conseguente proroga del termine. Sono previste proroghe anche per il periodo di cooperazione tra autorità, per l’arbitrato della commissione di ricorso e per visite, ispezioni o audit presso il richiedente.

Classificazione delle criticità e problematica residua

Il regolamento introduce un sistema uniforme di classificazione delle criticità:

• tipo 1: richiesta di risposta per comprendere il fascicolo;
• tipo 2: criticità che possono comportare modifiche minori, senza bloccare il rilascio;
• tipo 3: criticità risolvibili anche dopo il rilascio, mediante azioni concordate;
• tipo 4: criticità da risolvere prima del rilascio, salvo indicazione di restrizioni o condizioni di impiego nel certificato.

Dopo la risposta del richiedente, le criticità possono essere riclassificate come in sospeso, problematica residua da controllare oppure risolta. Le problematiche residue possono essere rinviate alla fase di supervisione successiva.

Coordinamento tra Agenzia e autorità nazionali

Quando l’Agenzia è organismo di certificazione, deve coordinarsi con le autorità nazionali interessate in tutte le fasi del procedimento. Prima della decisione finale, le parti devono discutere i risultati delle rispettive valutazioni, accordarsi sulle problematiche residue e sulle eventuali restrizioni o condizioni di impiego da inserire nel certificato.

Se il richiedente predispone un piano d’azione per risolvere problematiche residue, le autorità nazionali concordano quale di esse seguirà il piano; l’Agenzia tiene conto degli esiti della supervisione nella successiva valutazione di rinnovo o aggiornamento.

Visite, ispezioni e audit

L’articolo 10 prevede che obiettivi, portata e ruoli delle visite e degli audit siano coordinati dall’Agenzia e dalle autorità nazionali. L’organismo incaricato redige una relazione che indichi le problematiche emerse, le prove fornite e l’eventuale risoluzione, potendo includere ulteriori criticità da eliminare entro un termine concordato.

Il richiedente deve indicare chi lo rappresenta e quali regole di sicurezza del sito devono essere rispettate; il calendario delle attività è concordato tra le autorità e il richiedente.

Validità del certificato e contenuto finale

Il certificato ha validità ordinaria di cinque anni. Può essere rilasciato per un periodo inferiore se necessario per un controllo efficace dei rischi. L’allegato III elenca il contenuto obbligatorio del certificato: EIN, identificazione dell’impresa e dell’organismo di certificazione, dati sul tipo di operazione, date di validità, area di esercizio, legislazione nazionale applicabile, restrizioni e condizioni di impiego, informazioni supplementari e data di rilascio.

Rinnovo, aggiornamento e modifiche sostanziali

Il rinnovo può essere richiesto prima della scadenza per garantire continuità alla certificazione. In tale caso, la valutazione tiene conto delle modifiche rispetto alla domanda precedente e dei risultati della supervisione già svolta.

L’aggiornamento è necessario quando vi sia una modifica sostanziale del tipo o della portata delle attività o un’estensione dell’area di esercizio. L’impresa ferroviaria deve informare senza indugio l’organismo di certificazione; quest’ultimo verifica se la modifica sia davvero sostanziale e, in caso negativo, comunica per iscritto che l’aggiornamento non è richiesto. La presentazione della domanda di aggiornamento non proroga la validità del certificato esistente.

Riesame, ricorso e trasparenza della decisione

Se la decisione è negativa, oppure se il certificato viene rilasciato con restrizioni o condizioni diverse da quelle richieste, il richiedente può chiedere il riesame tramite sportello unico. La domanda di riesame deve indicare le criticità non correttamente valutate; prove nuove successive alla decisione non sono ammissibili.

Il regolamento richiede che il riesame sia imparziale e che l’esito, di conferma o modifica della decisione iniziale, sia comunicato a tutte le parti coinvolte tramite lo sportello unico.

Competenze del personale e gestione delle competenze

Agenzia e autorità nazionali devono assicurare che il personale valutatore abbia adeguate competenze giuridiche, tecniche e analitiche, esperienza nella valutazione dei sistemi di gestione della sicurezza, capacità di problem solving e lavoro in gruppo. Per visite, ispezioni e audit sono richieste anche competenze nei colloqui.

Deve essere istituito un sistema di gestione delle competenze basato su profili di ruolo, assunzione coerente con tali profili e aggiornamento continuo delle competenze.

Disposizioni transitorie e abrogazione del regolamento precedente

L’articolo 15 regola il passaggio dal vecchio regime della direttiva 2004/49/CE. Se l’autorità nazionale non è in grado di rilasciare il certificato prima della data di riferimento, informa immediatamente il richiedente e l’Agenzia. Il richiedente può scegliere se mantenere la valutazione presso l’autorità nazionale o trasferirla all’Agenzia; per le operazioni in più Stati membri la competenza è dell’Agenzia.

Per gli Stati membri che abbiano notificato la proroga del recepimento, il regolamento prevede un regime transitorio in cui i certificati rilasciati dall’Agenzia sono accettati come equivalenti alla parte nazionale del vecchio certificato. L’articolo 16 abroga il regolamento (CE) n. 653/2007 dal 16 giugno 2019, con applicazione residua fino al 15 giugno 2020 per tali Stati membri.

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale. Si applica dal 16 giugno 2019 negli Stati membri che non hanno notificato la proroga del recepimento e dal 16 giugno 2020 in tutti gli Stati membri. Alcune disposizioni transitorie sono anticipate al 16 febbraio 2019 o al 16 giugno 2019.