Circolare numero 266 del 7-10-1994

Riorganizzazione dell’Area Prestazioni Temporanee per "Isole di Produzione"

La circolare definisce una profonda revisione dell’assetto organizzativo dell’Area Prestazioni Temporanee, nella prospettiva di migliorare efficienza, efficacia, tempestività e qualità del servizio reso all’utenza. La riorganizzazione si inserisce nel quadro delineato dal Piano Operativo 1994 e dall’Accordo Decentrato di Ente e risponde anche alle esigenze di modernizzazione del rapporto tra Amministrazione e cittadino, in coerenza con la legge n. 241/1990 e con l’art. 2 della legge n. 56/1994.

Finalità e criteri del nuovo modello

Il nuovo modello mira a superare un’organizzazione per adempimenti parcellizzati, non sempre riconducibili a un preciso centro di responsabilità, e a sostituirla con una struttura più razionale e flessibile. Le direttrici indicate sono tre:

• ricondurre a unità le varie fasi operative, realizzando lavorazioni per "ciclo completo" di produzione;
• armonizzare le diverse linee produttive in una struttura capace di fornire soluzioni orientate a qualità e tempestività;
• proiettare all’esterno attività e iniziative dell’Area, anche alla luce del Centro Informazione in fase di realizzazione e delle indicazioni della legge n. 56/1994.

Le "Isole di Produzione" come centri di responsabilità

L’elemento centrale del nuovo assetto è l’"Isola di Produzione", individuata come centro di responsabilità cui affidare il governo delle diverse linee e il controllo del corretto andamento gestionale delle domande. L’articolazione per isole è concepita come soluzione flessibile, adattabile alle diverse dimensioni e ai differenti volumi di lavoro delle Sedi di Produzione e dei Centri Operativi. Il modello richiama l’esperienza già sperimentata nell’Area Pensioni e valorizza la fungibilità delle risorse con pari professionalità, anche in un’ottica di economicità.

Fattori critici del rapporto di lavoro e ripartizione delle prestazioni

La circolare individua quattro fattori critici del rapporto di lavoro che fungono da criterio ordinatore delle linee di prodotto:

• cessazione;
• sospensione;
• malattia;
• reddito insufficiente.

Per ciascun fattore vengono ricondotte specifiche prestazioni e cicli di produzione.

Cessazione del rapporto di lavoro

Rientrano in questa area:

• indennità di disoccupazione extra agricola ordinaria, a requisiti ridotti, per l’edilizia, per marittimi, per rimpatriati extra Unione Europea e per frontalieri;
• indennità di disoccupazione agricola ordinaria e trattamenti speciali;
• indennità di mobilità ordinaria, lunga e anticipata, nonché per spedizionieri e trasportatori internazionali;
• trattamento di fine rapporto;
• crediti di lavoro diversi dal TFR.

Sospensione del rapporto di lavoro

Sono ricompresi:

• intervento ordinario di integrazione salariale per industria, edilizia, artigianato e settori affini, nonché per i lapidei;
• intervento straordinario di integrazione salariale per industria, artigianato e contratti di solidarietà;
• integrazione dei salari per i lavoratori agricoli (CISOA).

Malattia e maternità

In questo ambito rientrano:

• indennità economica di malattia;
• indennità per donatori di sangue;
• indennità economica di maternità, inclusi astensione obbligatoria, astensione facoltativa, permessi giornalieri e agevolazioni connesse a situazioni di handicap;
• indennità economiche antitubercolari;
• misure di prevenzione dell’invalidità.

Reddito insufficiente

Sono considerati interventi a sostegno del reddito familiare e altri interventi connessi:

• assegno per il nucleo familiare;
• assegni familiari per le diverse categorie interessate;
• indennità di richiamo alle armi;
• assegno per congedo matrimoniale;
• rimpatrio dei lavoratori extracomunitari.

Unificazione delle linee legate alla sospensione e alla cessazione

La circolare pone particolare attenzione ai trattamenti di integrazione salariale, sottolineando che, pur essendo logicamente collocabili nell’Area Prestazioni Temporanee, per ragioni pratiche sono in parte trattati dall’Area Riscossione Contributi. Viene richiamata la circolare n. 32 del 10 gennaio 1989, che aveva attribuito all’Area Prestazioni Temporanee solo i pagamenti diretti della integrazione salariale straordinaria, mentre i trattamenti anticipati dalle aziende restavano in capo all’Area Riscossione Contributi.

Tale assetto viene considerato anomalo e non omogeneo sul territorio, anche per gli stretti collegamenti tra prestazioni a conguaglio, DM, trattamento straordinario diretto e indennità di mobilità. Per questo motivo si ritiene opportuno accorpare le diverse tipologie di intervento di integrazione salariale in un’unica "Isola di Produzione", da collocare nell’Area Prestazioni Temporanee, così da attribuire a un solo centro di responsabilità tutti gli adempimenti connessi al fattore critico della sospensione del rapporto di lavoro.

La collocazione dell’isola è tuttavia subordinata al potenziamento della struttura e alla formazione del personale. Fino al completamento della revisione procedurale e alla costituzione di un unico archivio dei percettori di prestazioni temporanee, le sedi possono valutare, in base alla propria situazione interna, se inserire l’isola nell’Area Prestazioni Temporanee oppure mantenerla temporaneamente presso l’Area Riscossione Contributi.

Il processo produttivo: fasi e logica di servizio

La circolare richiama la logica del "ciclo di servizio" e individua le fasi fondamentali del processo produttivo:

• ricezione e acquisizione delle richieste;
• istruttoria e gestione evidenza;
• definizione della richiesta ed elaborazione dati;
• verifica e controllo;
• archiviazione.

A tali fasi può seguire il recupero dei crediti derivanti da prestazioni temporanee indebite. L’obiettivo è accelerare e rendere più fluido il percorso istruttorio e decisionale, aggregando più cicli di produzione sulla base dei fattori critici individuati.

Ricezione, acquisizione e digitalizzazione

La ricezione delle domande deve essere immediatamente seguita dalla loro acquisizione nelle procedure automatizzate, così da disporre in tempo reale di informazioni statistiche e di controllo sul processo produttivo. La circolare rileva che tale modalità è già operativa per alcune prestazioni, tra cui:

• interventi ordinari e straordinari di integrazione salariale;
• trattamenti di disoccupazione e di famiglia per lavoratori agricoli;
• trattamenti a carico dell’assicurazione antitubercolare;
• crediti di lavoro diversi dal TFR.

Per altre prestazioni è possibile il caricamento dei dati mediante preacquisizione, ad esempio per indennità di disoccupazione e di mobilità, mentre ulteriori procedure in ambiente AS/400 sono in corso di realizzazione per estendere l’acquisizione automatica a tutte le domande.

Istruttoria, evidenza e rapporti con altre amministrazioni

La fase istruttoria è descritta come unica e centrale. La circolare insiste sul rispetto dei tempi di gestione dell’evidenza e di conclusione del procedimento amministrativo. Non devono essere richieste all’assicurato informazioni già in possesso di altre pubbliche amministrazioni; al contrario, devono essere attivate forme di integrazione operativa tra enti, anche tramite risorse comuni, collegamenti telematici e scambio di informazioni.

Anche gli adempimenti relativi a requisiti assicurativi e contributivi, quando necessari, devono essere svolti mediante accesso agli archivi automatizzati e con le relative procedure di consultazione.

Definizione del procedimento e comunicazioni

La circolare richiama il principio secondo cui ogni procedimento amministrativo deve concludersi con un provvedimento, sia in caso di accoglimento sia in caso di reiezione della domanda. Nei casi in cui le procedure non prevedano comunicazioni automatiche, si rende necessaria la redazione manuale di apposite lettere, il cui testo sarà trasmesso successivamente. Il riferimento è anche alla legge n. 241/1990.

Verifica, controllo e archiviazione

La fase di verifica e controllo, richiamata dalle circolari n. 247 del 23 novembre 1989 e n. 150 dell’11 giugno 1991, è qualificata come momento delicato dell’attività di sede o centro operativo. Essa deve assicurare la legittimità degli atti, la regolarità dell’iter procedurale, il rispetto della normativa e una prestazione adeguata alle attese dell’utenza.

L’archiviazione delle pratiche è considerata essenziale e non meramente formale. Un ordine preciso di archiviazione, spesso definito da disposizioni per tipo di prestazione, è ritenuto indispensabile per una gestione corretta e regolare dell’attività amministrativa.

Recupero crediti e indebito

Per il recupero dei crediti relativi a prestazioni temporanee indebite, la circolare ribadisce che tali attività devono essere gestite dalla linea di prodotto appositamente dedicata. Alle isole di produzione compete invece:

• l’accertamento della natura e dell’entità del credito;
• la tempestiva segnalazione al settore recupero crediti.

Si segnala inoltre che è in fase di aggiornamento la codificazione delle causali di indebito, in attuazione dei principi di trasparenza e semplificazione dei rapporti con il cittadino.

Formazione e divulgazione

Per favorire l’integrazione del personale nelle isole di produzione e diffondere una più incisiva "cultura di servizio", possono essere utilizzate le esperienze formative già in corso, con modalità che saranno indicate in un successivo messaggio. Parallelamente, l’Istituto prevede di potenziare l’attività divulgativa mediante la stampa e la diffusione di opuscoli informativi, allo scopo di accrescere la consapevolezza del cittadino-utente sui propri diritti e doveri.

Scelte organizzative delle sedi

La circolare riconosce alle Sedi e ai Centri Operativi un margine di autonomia nell’individuazione dell’assetto più adatto alla propria realtà. Le scelte organizzative devono tenere conto delle variabili locali e della fase di primo adattamento al nuovo modello, ma devono comunque essere orientate a un obiettivo comune: garantire completezza dell’informazione, qualità e tempestività nell’erogazione della prestazione.

Allegato: fattori critici e principali prestazioni

L’allegato sistematizza i fattori critici e i relativi prodotti, con i principali riferimenti normativi.

Cessazione del rapporto di lavoro

Comprende:

• disoccupazione extra agricola;
• disoccupazione agricola;
• indennità di mobilità;
• trattamento di fine rapporto;
• crediti di lavoro.

Sospensione del rapporto di lavoro

Comprende:

• intervento ordinario di integrazione salariale;
• intervento straordinario di integrazione salariale;
• integrazione dei salari per i lavoratori agricoli (CISOA).

Malattia e maternità

Comprende:

• indennità economica di malattia;
• indennità per donatori di sangue;
• indennità economica di maternità, con le diverse ipotesi di astensione e agevolazioni per handicap;
• indennità economica antitubercolare;
• prevenzione dell’invalidità.

Reddito insufficiente

Comprende:

• assegno per il nucleo familiare;
• assegni familiari;
• indennità di richiamo alle armi;
• assegno per congedo matrimoniale;
• rimpatrio dei lavoratori extracomunitari.

Nel complesso, la circolare configura un modello organizzativo orientato alla centralità dell’utente, alla razionalizzazione dei processi e alla concentrazione delle responsabilità per aree omogenee di prestazioni, con un ruolo chiave attribuito all’integrazione tra procedure, archivi, formazione del personale e coordinamento tra le diverse strutture dell’Istituto.