Circolare ADM n. 17/2025

Tutela della proprietà intellettuale e domande di intervento doganale ai sensi del reg. (ue) 608/2013

La circolare inquadra gli aspetti procedurali della tutela doganale dei diritti di proprietà intellettuale, alla luce del reg. (ue) 608/2013, del CDU e delle connesse indicazioni operative dell’Agenzia. Viene evidenziato il coordinamento con la normativa interna in materia di contraffazione e piccoli quantitativi di merce illecita, che resta operativa anche al di fuori del perimetro della domanda di intervento.

Quadro normativo di riferimento

L’autorità doganale è richiamata al compito di tutelare l’Unione dal commercio sleale e illegale e di intervenire sulle merci sospettate di violare diritti di proprietà intellettuale in entrata e in uscita dal territorio doganale unionale. Il regolamento disciplina le domande di intervento doganale, i casi di sospensione dello svincolo, il blocco della merce e i successivi scambi informativi tra autorità competenti.

La circolare sottolinea che la tutela dei DPI può essere garantita anche sulla base della disciplina nazionale, sicché la presentazione dell’AFA non è condizione indefettibile per ogni forma di intervento, pur restando lo strumento unionale il più efficace per una protezione strutturata e coordinata a livello europeo.

Vantaggi della presentazione dell’AFA

La domanda di intervento è presentata dal titolare del diritto come strumento di impulso all’attività di controllo. Attraverso l’AFA vengono condivisi elementi oggettivi e soggettivi utili a individuare le merci originali e a intercettare spedizioni a rischio, con effetti positivi sull’efficienza dei controlli.

Le informazioni contenute nell’AFA sono immesse nella banca dati COPIS e rese disponibili alle autorità doganali dell’Unione tramite IPEP, il portale sviluppato dall’EUIPO per la gestione delle domande e delle attività di enforcement. La circolare richiama inoltre:

• il supporto dell’Osservatorio europeo presso EUIPO per l’analisi delle violazioni e dei flussi di rischio;
• il diritto del soggetto tutelato a ottenere informazioni sulle spedizioni bloccate, nei limiti previsti dal regolamento;
• l’utilizzabilità di tali informazioni per procedimenti penali, azioni civili e accordi di distruzione nei casi amministrativi.

Per le ipotesi penalmente rilevanti, l’Ufficio territoriale che presenta la notizia di reato richiede al magistrato il nulla osta alla condivisione delle informazioni con il soggetto tutelato.

Soggetti legittimati e ambito di applicazione

Possono presentare domanda i soggetti legittimati dall’art. 3 del regolamento. La tutela riguarda i traffici commerciali di merci in entrata e in uscita dal territorio unionale dichiarate per:

• immissione in libera pratica;
• esportazione;
• riesportazione;
• regimi speciali, con esclusione dell’uso finale.

Sono escluse dal regolamento le merci prive di carattere commerciale contenute nei bagagli personali dei viaggiatori, per le quali continua ad operare la disciplina nazionale penale o amministrativa in materia di prodotti contraffatti.

La circolare distingue poi tra:

• AFA nazionale, efficace solo nello Stato membro in cui il diritto è riconosciuto;
• AFA unionale, riferita a diritti registrati presso EUIPO o, se del caso, WIPO, efficace in tutti gli Stati membri indicati o in tutti quelli coperti dalla domanda.

Per gli stessi DPI, è tecnicamente possibile presentare sia una domanda unionale sia più domande nazionali, ma la circolare raccomanda di evitare la duplicazione di informazioni e di procedimenti quando l’AFA unionale è già sufficiente a garantire la tutela nei Paesi interessati.

Presentazione telematica, codice EORI e accredito su IPEP

La tutela doganale va richiesta esclusivamente in modalità telematica mediante IPEP. Il portale consente la compilazione guidata dei formulari previsti dalla normativa di esecuzione per:

• nuove domande di intervento;
• richieste di proroga delle domande in essere.

I richiedenti devono essere muniti di codice EORI, valido su tutto il territorio unionale. La circolare precisa che, quando il codice è richiesto solo ai fini delle AFA, il rilascio è curato dall’Ufficio AEO, compliance e grandi imprese, con invio del modulo all’indirizzo PEC indicato dall’Agenzia.

Il protocollo di accredito su IPEP varia a seconda del tipo di diritto:

• per marchi e disegni, il sistema recupera i dati dalle banche dati EUIPO e invia al titolare una lettera con codice di sicurezza;
• per altri DPI, l’accredito avviene su richiesta via e-mail all’EUIPO, con allegata documentazione sulla titolarità.

Se la domanda è presentata da un rappresentante, questi deve accreditare sia sé stesso sia i titolari rappresentati, associando i relativi codici di sicurezza. Resta in capo al rappresentante la responsabilità dell’esattezza delle informazioni inserite e della corretta gestione dell’account.

Contenuto della domanda e integrazione delle informazioni

La qualità della domanda è considerata decisiva per l’efficacia dell’enforcement. Le domande devono contenere tutte le informazioni obbligatorie dell’art. 6, par. 3 del regolamento; in caso contrario, l’autorità doganale sospende l’accettazione e richiede le integrazioni mancanti, da fornire entro 10 giorni dalla notifica, a pena di rigetto.

La circolare richiama inoltre l’importanza di inserire anche le informazioni facoltative ma utili ai fini operativi, in particolare quelle relative alle merci contraffatte. In tale ottica, vengono valorizzati elementi come:

• segni distintivi utili a distinguere autenticità e falsificazione;
• black list dei soggetti coinvolti in traffici sospetti;
• tratte particolarmente a rischio;
• white list dei distributori autorizzati;
• immagini comparative tra originale e falso.

Tali informative, pur non essendo l’unica base di conoscenza dell’Unione, migliorano il posizionamento del rischio e l’efficacia dei controlli sul territorio nazionale.

La circolare segnala anche il campo del formulario relativo all’opzione per la procedura semplificata di distruzione delle piccole spedizioni, che consente di alleggerire gli adempimenti successivi al fermo.

Accoglimento, durata della tutela e proroga

L’istruttoria è svolta dall’Ufficio centrale AEO, compliance e grandi imprese, competente per l’Italia, che verifica completezza, esaustività e veridicità delle informazioni. L’esito può essere:

• accoglimento della domanda;
• richiesta di informazioni aggiuntive;
• rigetto.

L’accoglimento comporta una tutela di durata massima pari a un anno, potendo tuttavia essere concessa anche per periodi più brevi, se collegati a specifiche attività di enforcement.

La proroga non è automatica: deve essere richiesta espressamente e almeno 30 giorni lavorativi prima della scadenza dell’AFA. La domanda tardiva può essere rifiutata. La circolare collega questa impostazione all’obbligo del soggetto tutelato di mantenere costantemente aggiornate le informazioni, verificando che i diritti siano ancora validi, che la titolarità persista e che l’eventuale rappresentante sia ancora munito di valida procura.

Sospensione della tutela e adempimenti successivi al fermo

La tutela può essere sospesa nei casi previsti dall’art. 16, par. 2 del regolamento. Un’ipotesi rilevante è quella in cui il titolare, allertato dal fermo, non si attivi per dimostrare la verosimile violazione del DPI, anche mediante perizia tecnica della merce.

L’inerzia è tollerata solo se nella domanda è stata scelta la procedura semplificata relativa alle piccole spedizioni di merci non deperibili inviate per posta o corriere espresso, composte al massimo da tre unità o con peso lordo inferiore a 2 kg. In tale caso, il titolare è esonerato da taluni riscontri successivi.

Al di fuori di questa opzione, il titolare è sempre tenuto a fornire un riscontro peritale, anche quando il fermo riguarda merci di esiguo valore o quantità. La circolare evidenzia che autorità doganale e Commissione vigilano sulla tempestività del riscontro per non vanificare l’azione di intercettazione.

La sospensione può essere disposta anche d’ufficio se viene accertato che il diritto tutelato è cessato o che il soggetto richiedente non è più associato al titolare. Per le domande nazionali ciò equivale a revoca; per le domande unionali, la sospensione resta limitata allo Stato membro interessato, senza pregiudicare gli altri Stati indicati.

Procedura ex officio e domande presentate dopo il fermo

La circolare disciplina i casi in cui il controllo doganale interviene su merci non coperte da AFA, sospendendo lo svincolo e bloccando prodotti non deperibili potenzialmente lesivi di DPI. In tale contesto, i funzionari possono individuare il possibile titolare e informarlo del fermo.

Ai soggetti ancora privi di AFA possono essere fornite solo informazioni limitate sulla spedizione, e precisamente:

• quantità;
• tipologia;
• eventuali fotografie.

Non possono invece essere comunicati i dati dei soggetti coinvolti nel traffico. Entro quattro giorni lavorativi dalla notifica del fermo, il potenziale titolare può presentare un’AFA nazionale anche incompleta, con un set di dati ridotto rispetto a quello ordinario. In tal caso, la tutela è concessa solo per il tempo necessario all’espletamento della procedura e deve essere integrata entro 10 giorni, pena la decadenza.

Se la domanda ex officio contiene sin dall’inizio tutte le informazioni obbligatorie, la tutela è invece accordata per il regolare periodo di un anno anche se presentata dopo il blocco della merce.

Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati contenuti nelle domande di intervento è fondato sugli artt. 31 e 33 del regolamento. Il titolare del trattamento è l’autorità doganale dello Stato membro in cui è presentata l’AFA; il responsabile è la Commissione europea, che opera per conto degli Stati membri e tratta i dati nel quadro del reg. (ue) 2018/1725.

I dati sono archiviati e gestiti nella banca dati centrale COPIS. Il sottoscrittore della domanda acconsente al trattamento da parte degli Stati membri, della Commissione e dell’EUIPO.

È possibile richiedere il trattamento riservato, con accesso limitato alle sole autorità doganali degli Stati membri coinvolti; in tal caso la Commissione, per consultare le informazioni ai fini del regolamento, deve presentare richiesta motivata ed ottenere l’autorizzazione degli Stati membri interessati.

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario e cancellati entro sei mesi dalla cessazione dell’efficacia dell’intervento doganale, salvo la pendenza di un contenzioso, nel qual caso il termine decorre dalla definizione dello stesso.

Disposizioni finali

La circolare, insieme alla determinazione direttoriale 288978/RU del 6 agosto 2021 e alla circolare 21/2024, sostituisce le precedenti indicazioni di prassi sulla materia, restando salve le ulteriori istruzioni della Direzione Antifrode in materia di lotta alla contraffazione. Le Direzioni territoriali sono chiamate a vigilare sull’uniforme applicazione delle nuove regole operative.