Risoluzione n. 267 del 27/09/2007

Emissione di fatture elettroniche e bollette analogiche verso il medesimo cliente

La risoluzione esamina la richiesta di una multiutility che svolge più attività regolamentate e documenta i corrispettivi sia con bollette-fatture sia con fatture ordinarie. Il quesito riguarda la possibilità di adottare la conservazione elettronica solo per le fatture ordinarie, continuando a emettere e conservare in formato analogico le bollette-fatture, anche quando il destinatario è lo stesso cliente.

Quesito posto dalla società

La società istante, operante nei settori dell’elettricità, acqua, gas, teleriscaldamento, fognatura e depurazione, servizi cimiteriali e ambiente, afferma di avvalersi del DM 24 ottobre 2000, n. 370. In base a tale disciplina, emette:

• bollette-fatture;
• fatture ordinarie.

I due documenti sono numerati con serie distinte e registrati in appositi registri sezionali IVA vendite. La società chiede se, in presenza dello stesso cliente titolare di diversi contratti, possa:

• conservare elettronicamente solo le fatture ordinarie;
• continuare a emettere e conservare in analogico le bollette-fatture.

Posizione del contribuente

L’istante richiama la circolare 6 dicembre 2006, n. 36/E, secondo cui per ciascun cliente deve essere adottata un’unica modalità di conservazione, elettronica o analogica, per tutte le fatture emesse nell’intero periodo d’imposta. Tuttavia, sostiene che nel caso specifico dovrebbe essere ammessa una distinzione tra bollette-fatture e fatture ordinarie, poiché il DM n. 370 del 2000 consente per le somministrazioni di acqua, gas, energia elettrica, vapore e teleriscaldamento l’utilizzo di documenti diversi dalla fattura.

Quadro normativo richiamato

L’Agenzia richiama la disciplina dell’emissione e conservazione della fattura elettronica contenuta negli articoli 21 e 39 del dPR 26 ottobre 1972, n. 633, come modificati dal d.lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, nonché il DM 23 gennaio 2004 sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.

Viene ricordato che, secondo la circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005, la fattura può essere:

• emessa e trasmessa in formato analogico;
• emessa in formato elettronico e consegnata o spedita in formato cartaceo o mediante strumenti elettronici, come e-mail;
• emessa e trasmessa in forma elettronica, previo consenso del cliente destinatario.

È inoltre precisato che non esistono regole rigide sulla formazione dell’accordo tra le parti, essendo lasciata ampia libertà contrattuale; è quindi ammissibile anche un accordo limitato nel tempo o valido fino a revoca.

Conservazione delle fatture e principio di uniformità per categoria

Per la conservazione, l’articolo 39 del dPR n. 633 del 1972 prevede che la fattura emessa e trasmessa elettronicamente debba essere conservata nella stessa forma, mentre la fattura emessa elettronicamente ma spedita o consegnata con mezzi tradizionali può essere conservata in formato elettronico oppure cartaceo.

Tuttavia, l’Agenzia evidenzia che, in base agli articoli 3 e 4 del DM 23 gennaio 2004, il processo di conservazione digitale può essere limitato a una o più categorie di documenti solo se è assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni e la continuità per ciascun periodo d’imposta. Da ciò deriva che, una volta scelta una modalità di conservazione per il periodo d’imposta, essa deve essere applicata a tutti i documenti della medesima categoria.

La circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006 aveva già chiarito che, se il contribuente conserva elettronicamente solo le fatture elettroniche, può conservare con modalità tradizionali le fatture analogiche a condizione che:

• siano annotate in apposito registro sezionale;
• siano numerate progressivamente con distinta serie numerica;
• sia garantita la continuità cronologica senza soluzione di continuità per il periodo d’imposta.

In altri termini, è possibile la coesistenza di fatture analogiche e fatture elettroniche all’interno della categoria delle fatture attive o passive, purché siano adottate serie numeriche distinte e registri sezionali separati, e per ciascun cliente o fornitore sia utilizzata un’unica modalità di conservazione per l’intero periodo d’imposta.

Disciplina speciale del DM n. 370 del 2000

Nel caso specifico, l’Agenzia osserva che la società opera in un settore per il quale si applica il DM n. 370 del 2000. L’articolo 1, comma 1, stabilisce che per l’addebito dei corrispettivi possono essere emesse bollette che tengono luogo delle fatture, purché contengano tutti gli elementi dell’articolo 21 del dPR n. 633 del 1972. Lo stesso comma prevede che nei confronti dello stesso cliente può essere emessa un’unica bolletta per somministrazioni relative a uno o più contratti distinti.

Il comma 3 dello stesso articolo consente agli enti e alle imprese che utilizzano strumenti informatici o centri di elaborazione dati gestiti da terzi di emettere le bollette-fatture in unico esemplare, sostituendo il secondo esemplare con distinte meccanografiche di fatturazione contenenti gli altri elementi indicati nelle bollette.

L’articolo 4, comma 1, secondo periodo, dispone inoltre che per le operazioni o attività diverse da quelle di cui all’articolo 1, comma 1, eventualmente effettuate dagli stessi soggetti, restano fermi l’obbligo della distinta annotazione e i connessi adempimenti previsti dal titolo II del dPR n. 633 del 1972.

Motivo della separazione contabile delle attività

L’Agenzia richiama anche la risoluzione n. 144/E del 20 dicembre 2006, osservando che l’obbligo di distinta annotazione e dei connessi adempimenti IVA si giustifica in ragione delle particolari modalità di assolvimento dell’imposta previste in base all’oggetto e alla natura dell’attività. La separazione delle attività e l’adozione di contabilità IVA distinte comportano, di regola, l’assolvimento separato degli obblighi di:

• fatturazione;
• registrazione;
• liquidazione del tributo.

Pertanto, una società che svolge più attività, come quella istante, può emettere nei confronti del medesimo cliente sia bollette-fatture sia fatture ordinarie, che devono essere annotate in registri sezionali gestiti con contabilità separate.

Soluzione dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia conclude che, quando un soggetto esercita più attività gestite con contabilità separata, è consentito emettere nei confronti del medesimo cliente:

• fatture in formato analogico riferite a un settore omogeneo di attività, da trasmettere con canali tradizionali, annotare in appositi registri sezionali e conservare in formato analogico;
• fatture elettroniche relative a un diverso e altrettanto omogeneo settore di attività, da trasmettere elettronicamente o tramite canali tradizionali, annotare in sezionali distinti e conservare in formato elettronico.

La risposta è quindi favorevole alla distinzione tra le due tipologie documentali, purché restino separati i settori di attività e i relativi adempimenti contabili e conservativi.