Circolare numero 18 del 30-01-2015

Programmazione e budget 2015 delle strutture centrali INPS

La circolare avvia formalmente il processo di programmazione e budget per l’anno 2015 delle strutture centrali dell’Istituto. L’iniziativa si colloca nel quadro dell’art. 5 del Regolamento di amministrazione e contabilità e delle linee programmatiche già definite dagli Organi dell’Istituto, con l’obiettivo di tradurre gli indirizzi strategici in programmi operativi, obiettivi misurabili e fabbisogni di risorse umane ed economiche.

Quadro di riferimento e finalità della programmazione

Il documento richiama la Relazione programmatica 2015-2017 del CIV, la nota preliminare al Bilancio di previsione 2015 e i precedenti strumenti di pianificazione, tra cui il Piano industriale 2014-2016 e il Piano operativo. La programmazione 2015 è concepita come strumento di raccordo tra gli obiettivi strategici dell’Istituto e la gestione concreta delle strutture centrali, anche alla luce del nuovo Regolamento di Organizzazione e del nuovo ordinamento delle Funzioni centrali e periferiche.

Il processo è finalizzato a:

• definire Programmi di Innovazione e Obiettivi di Miglioramento;
• collegare tali obiettivi alle risorse necessarie;
• programmare le Attività Istituzionali proprie di ciascuna struttura centrale;
• ricognire i fabbisogni per singolo centro di responsabilità/centro di costo (CIC).

Estensione della pianificazione a tutte le strutture

Una novità esplicita della circolare è l’estensione del piano a tutte le strutture organizzative, comprese quelle affidate a funzionari oltre a quelle dirigenziali. L’obiettivo è rafforzare il collegamento tra livelli strategici e livelli gestionali, così da garantire coerenza nella declinazione degli indirizzi dell’Istituto lungo tutta la catena organizzativa.

Per le strutture centrali non coinvolte nei Programmi di Innovazione e negli Obiettivi di Miglioramento, la programmazione riguarda esclusivamente le attività istituzionali di competenza.

Linee programmatiche e obiettivi strategici

Le indicazioni strategiche degli Organi dell’Istituto vengono tradotte in cinque linee programmatiche e nei relativi obiettivi strategici:

• evoluzione del modello organizzativo di offerta dei servizi e adeguamento della rete territoriale;
• sviluppo di competenze e professionalità richieste dal nuovo modello di servizio;
• sviluppo delle relazioni con cittadini e imprese;
• governo della spesa e integrazione/razionalizzazione del patrimonio;
• contributo alla semplificazione del sistema fiscale e consolidamento della contabilizzazione continua.

Questi obiettivi costituiscono la cornice entro cui si sviluppano programmi e attività delle strutture centrali.

Programmi di Innovazione e Obiettivi di Miglioramento

La circolare distingue tra Programmi di Innovazione e Obiettivi di Miglioramento.

I Programmi di Innovazione (PI) sono interventi che introducono innovazione e cambiamento nella gestione e producono valore aggiunto. Ogni programma è affidato a un CdR responsabile, che coordina gli obiettivi di innovazione collegati e può coinvolgere ulteriori strutture, se necessario.

Gli Obiettivi di Miglioramento (OM) riguardano attività istituzionali collegate agli obiettivi strategici e sono orientati a un miglioramento progressivo. Non prevedono una responsabilità di coordinamento; ogni CdR responsabile definisce la propria parte di attività, individuando l’area dirigenziale e, se necessario, l’unità organizzativa competente.

Ambiti di intervento principali

La circolare declina gli obiettivi strategici in numerosi programmi e obiettivi operativi. In sintesi, i principali ambiti sono i seguenti.

1. Potenziamento della consulenza ai cittadini e agli utenti

L’obiettivo mira a rendere il servizio più personalizzato, proattivo e accessibile, valorizzando la telematizzazione e le partnership istituzionali. Tra i programmi previsti figurano:

• creazione del fascicolo virtuale dell’utente;
• profilazione ex ante degli utenti;
• motore di simulazione online della pensione attesa, con successivo rilascio generalizzato anche in coordinamento con i Ministeri vigilanti e in funzione della "Busta arancione";
• procedure di autoverifica dei requisiti di accesso ai servizi;
• servizi di supporto personalizzati, con attenzione all’utenza debole;
• riduzione dei tempi di erogazione, con particolare riferimento alle ricongiunzioni.

Tra gli obiettivi di miglioramento sono previsti anche il consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative, l’introduzione di sistemi di knowledge management, il potenziamento dei punti di accesso consulenziali e la revisione dell’offerta in base a una matrice cliente/prodotto.

2. Integrazione nella PA e nella rete dei partner

L’obiettivo è rafforzare l’integrazione con la Pubblica Amministrazione e con la rete dei partner, ampliando la condivisione di informazioni, canali e servizi. I programmi richiamati riguardano:

• piattaforma tecnologica del Welfare per generare economie di scala e di scopo;
• piattaforme informatiche condivise tra Ministero del Lavoro, INPS, INAIL e Agenzia delle Entrate;
• implementazione del DURC online come strumento di semplificazione e integrazione con altre PA.

3. Evoluzione del sistema dei controlli interni

L’intervento è volto ad allineare il sistema di controllo interno al nuovo modello di servizio e alla misurazione del valore sociale generato. Gli obiettivi di miglioramento comprendono:

• allineamento del controllo interno agli obiettivi e valori del nuovo modello di servizio;
• allineamento del controllo di gestione alla qualità erogata e percepita, con attenzione ai servizi a bassa frequenza/alto impatto sociale;
• evoluzione del risk management e della certificazione interna di conformità dei processi.

4. Riequilibrio degli organici e gestione della mobilità

La circolare sottolinea la necessità di misure per mitigare gli effetti delle fuoriuscite e ridefinire i fabbisogni in relazione all’ampliamento dei compiti dell’Istituto. Gli obiettivi riguardano:

• definizione di un modello di fabbisogno di personale coerente con il nuovo modello di servizio;
• governo della mobilità del lavoro e del personale;
• misure di active ageing e ricambio generazionale, inclusi formazione, carriere laterali, orari flessibili e part time.

5. Definizione di un modello professionale funzionale al nuovo modello di servizio

L’Istituto mira a ridefinire competenze e profili professionali, completando la mappatura, progettando la formazione e monitorando gli interventi. Sono previsti obiettivi relativi a:

• configurazione e sperimentazione di un modello professionale che valorizzi competenze e professionalità;
• programmi di formazione a supporto dell’innovazione organizzativa e delle professionalità informatiche;
• identificazione e sviluppo di professionalità strategiche;
• rivisitazione dei criteri di valutazione della performance individuale e sviluppo di sistemi di valutazione del potenziale.

6. Accessibilità ai servizi e comunicazione interna/esterna

L’obiettivo punta a rafforzare soddisfazione dell’utenza, trasparenza, chiarezza comunicativa e gestione del rischio reputazionale. I programmi includono:

• strumenti di dialogo interattivo per la comunicazione dei diritti e l’autoidentificazione dell’accessibilità alle prestazioni;
• tracciabilità della pratica tramite workflow management;
• modalità di comunicazione istituzionale semplificate;
• riorganizzazione del sito web istituzionale e revisione della intranet;
• evoluzione del Contact Center e implementazione del CRM;
• misurazione della qualità percepita e del rischio reputazionale;
• campagne di educazione previdenziale, in particolare verso le giovani generazioni.

7. Controllo dei processi di spesa e integrazione logistica

La circolare insiste sull’ottimizzazione dei costi e sulla razionalizzazione logistica. Sono previsti obiettivi per:

• contenimento dei costi di gestione degli archivi mediante internalizzazione e archiviazione digitale;
• cessione e valorizzazione del patrimonio da reddito;
• ridefinizione della Centrale Unica Acquisti e riaccentramento della funzione acquisti;
• completamento dell’integrazione logistica di direzioni regionali, provinciali e agenzie;
• gestione unitaria delle prestazioni creditizie e di welfare per la gestione pubblica;
• evoluzione dei sistemi di gestione del patrimonio immobiliare;
• piano di smobilizzo del patrimonio immobiliare non strumentale;
• razionalizzazione delle strutture sociali;
• censimento e valorizzazione del patrimonio artistico-culturale.

8. Contabilizzazione continua e semplificazione fiscale

In attuazione della legge delega n. 23/2014, la circolare collega il consolidamento della contabilizzazione continua alla semplificazione fiscale. I programmi previsti riguardano:

• sviluppo di processi di integrazione per la contabilizzazione continua, con particolare attenzione a interessi legali, conti di transito e spese legali;
• separazione ed evidenziazione della spesa previdenziale e assistenziale;
• revisione di crediti e debiti, con attenzione a rischiosità, esigibilità e fondi;
• predisposizione di situazioni infrannuali in collegamento con il Coordinamento Generale Statistico Attuariale;
• gestione integrata di incassi e pagamenti, abbinamento DMA-quietanze, passaggio di pensioni PDAP e PALS sull’archivio centralizzato e modernizzazione dei pagamenti secondo standard SEPA.

Obiettivi di produzione per le strutture centrali

Il piano 2015 include obiettivi di produzione collegati al Bilancio istituzionale, per misurare il contributo delle strutture centrali al valore generato dalle attività di produzione delle strutture territoriali. La circolare riporta valori obiettivo di entrate e uscite con confronto tra dicembre 2013, preconsuntivo 2014 e obiettivo 2015.

Tra i principali target indicati figurano:

• incremento degli accertamenti contributivi in fase di gestione flussi;
• incremento dell’accertamento da vigilanza ispettiva;
• riduzione degli interessi legali da prestazioni;
• aumento del recupero di prestazioni indebite;
• crescita dei riscatti e ricongiunzioni;
• obiettivi specifici su benefici in sede di pensione/TFS, revoche invalidità civile, saldo sentenze e azioni surrogatorie.

La circolare assegna poi obiettivi puntuali a varie direzioni centrali, tra cui Entrate, Pensioni, Posizione assicurativa, Prestazioni a sostegno del reddito, Vigilanza e contrasto all’economia sommersa, Assistenza e invalidità civile, Coordinamento legale e Coordinamento medico-legale.

Gestione della spesa e integrazione logistica

Sono introdotti obiettivi specifici per le direzioni centrali responsabili di budget di spesa, con riferimento a:

• verifica di congruità dei fabbisogni e assegnazione delle risorse;
• limite allo scostamento massimo del 5% tra budget economico assegnato/riprogrammato e utilizzo effettivo da parte delle direzioni regionali.

Per la logistica, gli obiettivi riguardano il completamento del piano di integrazione logistica 2015 e il progetto archivi, con misurazione dello stato di avanzamento rispetto alla programmazione prevista dalla circolare 146/2014 e dalla delibera n. 105/2014.

Criteri di programmazione delle risorse umane ed economiche

Le risorse umane devono essere programmate in termini di FTE e distinte tra:

• risorse "ABC";
• altre risorse, incluse aree dirigenziali, medici e aree professionali.

Le risorse economiche discrezionali riguardano:

• straordinario, da indicare in ore;
• missioni in Italia e all’estero, da indicare in giorni e non superiori al consuntivo 2014;
• timesheet, da indicare in ore.

La trasformazione in valore economico è affidata alla Direzione Centrale Pianificazione e Controllo di Gestione, sulla base delle tariffe standard 2014 disponibili in intranet.

Parametri di congruità e obiettivi di efficienza

La circolare stabilisce parametri di congruità sia come riferimento per la valutazione dei piani, sia come obiettivi di efficienza 2015. Tra questi:

• presenza: almeno 81% a livello di CdR;
• impiego risorse umane: rispetto della percentuale programmata di FTE impiegate in attività collegate a OI;
• impiego risorse economiche: rispetto della percentuale programmata;
• impiego straordinario: rapporto tra ore straordinarie e ore di presenza al netto della formazione e della maggiore presenza non retribuita.

Per lo straordinario sono fissati parametri massimi diversi in base alla tipologia di struttura centrale, con percentuali differenziate, ad esempio 5%, 3%, 6% o 4% a seconda del raggruppamento funzionale indicato nella tabella.

Obiettivo di efficienza per le attività istituzionali

A partire dal 2015 viene introdotto un obiettivo di efficienza per le attività istituzionali, fondato sul coefficiente di assorbimento delle risorse umane assegnato a ciascuna attività. Il coefficiente, espresso in unità medie mensili, comprende presenza ordinaria, straordinario ed eventuale time sheet. I coefficienti indicati nell’allegato 4 costituiscono il riferimento per la programmazione e per la valutazione dell’efficienza a livello di CdR e area dirigenziale.

Strumenti di programmazione e flussi documentali

Per formalizzare gli Obiettivi di Innovazione, le strutture responsabili dei Programmi devono compilare la scheda dell’allegato 3 e inviarla alla Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione, tramite GFD e in formato Excel, con copia alle altre strutture coinvolte. Le schede relative alle attività istituzionali, di cui all’allegato 2, devono anch’esse essere completate con l’indicazione del CIC dell’unità organizzativa responsabile.

La Direzione centrale Pianificazione e Controllo di Gestione verifica la congruità e la conformità degli indicatori, comunica l’apertura del sistema Sap Bw-Sem e assicura assistenza, supporto e supervisione dell’intero processo.

Calendario del processo e assegnazione del budget

La tempistica indicata prevede:

• entro il 9 febbraio 2015: definizione degli obiettivi e trasmissione delle proposte e delle schede;
• successiva fase di negoziazione con le direzioni centrali responsabili dei capitoli di spesa e con la DC Pianificazione e controllo di gestione;
• entro il 27 febbraio 2015: conclusione della rimodulazione dei piani sulla base delle negoziazioni.

Dopo l’adozione del Piano della Performance, il Direttore Generale assegna gli obiettivi ai responsabili dei CdR; i direttori centrali li attribuiscono poi ai dirigenti delle aree di competenza, con indicazione delle unità organizzative responsabili. La circolare prevede anche verifiche periodiche di budget nel corso dell’esercizio e, se necessario, la riprogrammazione delle attività e delle risorse in funzione dell’andamento delle performance.