Regolamento (UE) 2021/1163

Statuto del Mediatore europeo

Il regolamento (UE, Euratom) 2021/1163 aggiorna e sostituisce il precedente statuto del Mediatore europeo, fissando in modo organico lo statuto e le condizioni generali per l’esercizio delle sue funzioni. Il testo si colloca nel quadro dell’articolo 228 TFUE, dell’articolo 106 bis TCEA e della Carta dei diritti fondamentali, con particolare rilievo per il diritto a una buona amministrazione (articolo 41 della Carta) e per il diritto di rivolgersi al Mediatore in caso di cattiva amministrazione (articolo 43 della Carta).

Finalità e principi generali

Il regolamento mira a rafforzare l’indipendenza e l’efficacia dell’istituzione, dotando il Mediatore degli strumenti necessari per svolgere indagini approfondite e imparziali. Il Mediatore agisce senza autorizzazione previa, nel rispetto delle competenze delle istituzioni, organi e organismi dell’Unione e senza interferire con la Corte di giustizia quando esercita funzioni giurisdizionali. In caso di cattiva amministrazione, può formulare raccomandazioni, proposte di soluzione e suggerimenti di miglioramento, ma non può rimettere in discussione il merito o la competenza di un organo giurisdizionale.

Denunce: legittimazione, termini e condizioni di ricevibilità

Le denunce possono essere presentate da ogni cittadino dell’Unione e da ogni persona fisica o giuridica residente o con sede in uno Stato membro, direttamente o tramite un deputato al Parlamento europeo. La denuncia deve indicare con chiarezza l’oggetto e l’identità del denunciante; è possibile chiedere la riservatezza totale o parziale. La presentazione deve avvenire entro due anni da quando i fatti sono stati conosciuti dal denunciante e, prima della denuncia, occorre aver espletato le necessarie pratiche amministrative presso l’istituzione o l’organismo interessato.

Il Mediatore dichiara irricevibili le denunce fuori mandato o non conformi ai requisiti procedurali. Se la denuncia è manifestamente infondata, il fascicolo viene archiviato. Quando la questione riguarda rapporti di lavoro tra istituzioni UE e personale, la denuncia è ricevibile solo dopo l’esaurimento delle procedure amministrative interne, in particolare quelle dell’articolo 90 dello statuto dei funzionari, e dopo la decisione dell’autorità competente o la scadenza dei termini per rispondere. Il regolamento prevede inoltre che, in tali casi, il Mediatore possa verificare anche le misure adottate per proteggere presunte vittime di molestie e ripristinare un ambiente di lavoro sano e sicuro, sempre previa conclusione delle procedure interne pertinenti.

Gestione delle denunce e soluzione amichevole

Le denunce ricevibili devono essere comunicate senza indugio all’istituzione, organo o organismo interessato, una volta avviata l’indagine. La presentazione della denuncia non interrompe i termini per i ricorsi giudiziari o amministrativi. Il Mediatore informa tempestivamente il denunciante sulle azioni intraprese e, per quanto possibile, cerca con l’amministrazione interessata una soluzione che elimini il caso di cattiva amministrazione. Se si raggiunge una soluzione accettata da entrambe le parti, il fascicolo può essere archiviato senza proseguire la procedura formale prevista per la conclusione dell’indagine.

Indagini di propria iniziativa e indagini su denuncia

Il Mediatore può avviare indagini sia a seguito di denuncia sia di propria iniziativa, quando ritenga la questione giustificata. Il regolamento valorizza espressamente le indagini d’ufficio nei casi di cattiva amministrazione ripetuti, sistematici o particolarmente gravi, considerati questioni di pubblico interesse. In tali situazioni, il Mediatore può anche formulare proposte e promuovere iniziative per diffondere le migliori prassi amministrative all’interno delle istituzioni dell’Unione.

Rapporto con le istituzioni e chiusura delle indagini

Se l’indagine accerta un caso di cattiva amministrazione, il Mediatore ne informa senza ritardo l’istituzione interessata e, se opportuno, formula raccomandazioni. L’istituzione dispone di tre mesi per trasmettere un parere circostanziato; su richiesta motivata può ottenere una proroga non superiore a due mesi. Se il termine decorre inutilmente, il Mediatore può chiudere l’indagine senza attendere il parere.

Alla conclusione dell’indagine, il Mediatore invia una relazione all’istituzione interessata e, se la gravità o l’entità del caso lo richiede, anche al Parlamento europeo. La relazione può contenere raccomandazioni e il denunciante viene informato dell’esito, del parere dell’istituzione e delle eventuali raccomandazioni. Inoltre, al termine di ogni sessione annuale, il Mediatore presenta al Parlamento europeo una relazione complessiva sulle indagini svolte, comprensiva della valutazione sul seguito dato a raccomandazioni, proposte di soluzione e suggerimenti di miglioramento, nonché, se del caso, dei risultati su molestie, whistleblowing e conflitti di interesse.

Accesso alle informazioni e documenti

Il regolamento riconosce al Mediatore un ampio diritto di accesso alle informazioni necessarie per le indagini. Le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’Unione, così come le autorità competenti degli Stati membri, devono fornire senza indebito ritardo le informazioni richieste. Per le informazioni classificate UE, si applicano condizioni stringenti: completamento delle procedure interne, necessità di conoscenza, accesso solo a persone autorizzate e munite del necessario nulla osta per i livelli di sicurezza più elevati.

L’accesso alle informazioni classificate avviene di regola nei locali dell’istituzione interessata, salvo diverso accordo. Gli Stati membri possono opporre il segreto previsto dal diritto nazionale sulle informazioni classificate, ma possono anche autorizzare la trasmissione secondo le condizioni stabilite dall’autorità competente. Se l’assistenza è rifiutata, il rifiuto deve essere motivato per iscritto. Il Mediatore deve garantire adeguata protezione di tutte le informazioni riservate e non può divulgarle al denunciante o al pubblico senza previo consenso; per le informazioni classificate UE, il consenso deve essere scritto.

Accesso pubblico ai documenti del Mediatore

L’accesso del pubblico ai documenti del Mediatore è regolato dal regolamento (CE) n. 1049/2001, come integrato dal regolamento (CE) n. 1367/2006. Sono tuttavia esclusi i documenti ottenuti nel corso di un’indagine e conservati durante o dopo la stessa, per i quali valgono le condizioni e i limiti previsti dalla disciplina richiamata.

Audizioni, segnalazioni di irregolarità e segreto professionale

Su richiesta del Mediatore, funzionari e altri agenti delle istituzioni, organi e organismi dell’Unione possono essere ascoltati in relazione a un’indagine in corso e intervengono a nome del rispettivo ente, restando vincolati ai propri obblighi statutari.

Il regolamento attribuisce al Mediatore un ruolo anche nel trattamento delle segnalazioni di irregolarità ai sensi dell’articolo 22 bis dello statuto dei funzionari: egli può indagare sulle modalità di trattamento delle informazioni segnalate e sulla protezione accordata al segnalante contro effetti pregiudizievoli. Il Mediatore e il personale sono soggetti a un rigoroso segreto professionale; non possono divulgare informazioni e documenti acquisiti nell’indagine, compresi i dati personali e i documenti interni.

Resta però fermo l’obbligo di segnalare alle autorità competenti degli Stati membri, alla Procura europea nei limiti della sua competenza e all’OLAF i fatti che possano costituire o riguardare un reato. Se opportuno e previo accordo della Procura europea o dell’OLAF, il Mediatore può informare anche l’istituzione con potere disciplinare sul personale interessato.

Cooperazione istituzionale e rapporti con gli Stati membri

Il Mediatore può cooperare con le autorità degli Stati membri e con altre istituzioni, organi e organismi dell’Unione, in particolare quelli che si occupano di diritti fondamentali. La cooperazione deve rispettare il diritto nazionale e dell’Unione applicabile e deve evitare sovrapposizioni o duplicazioni. Le comunicazioni verso le autorità nazionali passano, di regola, attraverso le rappresentanze permanenti presso l’Unione, salvo diverso assenso alla comunicazione diretta.

Elezione, mandato, cessazione e incompatibilità

Il Mediatore è eletto e rieleggibile secondo l’articolo 228, paragrafo 2, TFUE, mediante una procedura trasparente e un invito pubblico a presentare candidature. I candidati devono essere cittadini dell’Unione, godere dei diritti civili e politici, offrire ampie garanzie di indipendenza, possedere i requisiti per le più alte funzioni giurisdizionali nel proprio Stato o competenze e qualifiche comprovate, e non aver ricoperto nei due anni precedenti incarichi politici di vertice nelle istituzioni indicate dal regolamento.

Il mandato termina alla scadenza, per dimissioni o per licenziamento; salvo il caso di licenziamento, il Mediatore resta in carica fino all’elezione del successore. Se il posto diventa vacante prima del termine, il nuovo Mediatore deve essere eletto entro tre mesi per il periodo residuo della legislatura. Prima di chiedere la destituzione, il Parlamento europeo deve sentire il Mediatore.

Nell’esercizio del mandato il Mediatore agisce conformemente all’articolo 228, paragrafo 3, TFUE, presta giuramento davanti alla Corte di giustizia e non può svolgere altre funzioni politiche o amministrative né altre attività professionali, retribuite o meno.

Retribuzione, privilegi, immunità e segreteria

Quanto a retribuzione, indennità e trattamento di quiescenza, il Mediatore è assimilato a un giudice della Corte di giustizia. Al Mediatore e al personale della segreteria si applicano gli articoli 11-14 e 17 del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea.

Il Mediatore dispone di un bilancio adeguato per garantire indipendenza ed effettivo svolgimento delle funzioni. È assistito da una segreteria, di cui nomina il principale responsabile; ai funzionari e agenti si applica lo statuto dei funzionari e l’organico è stabilito annualmente nel bilancio. Il distacco di un funzionario UE presso la segreteria è considerato distacco nell’interesse del servizio.

Sede, attuazione e abrogazione del precedente statuto

La sede del Mediatore coincide con quella del Parlamento europeo, come determinata dal protocollo n. 6. Il Mediatore adotta le disposizioni di attuazione del regolamento previa consultazione del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione; tali disposizioni devono disciplinare almeno i diritti procedurali del denunciante e dell’ente interessato, il ricevimento e trattamento delle denunce, le modalità di archiviazione e le indagini di propria iniziativa e successive.

Il regolamento abroga la decisione 94/262/CECA, CE, Euratom. È entrato in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea ed è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri.