Circolare numero 68 del 27-3-2000

Rendicontazione delle rate di pensione localizzate presso uffici pagatori di Sede dal 1999

La circolare disciplina la nuova procedura di rendicontazione dei pagamenti delle rate di pensione localizzate presso gli uffici pagatori di Sede, applicabile dal 1° gennaio 1999. La procedura recepisce i dati dai flussi centrali, consente la loro acquisizione, visualizzazione, trasmissione e contabilizzazione, e si coordina con le modifiche introdotte sul piano dei conti per la corretta imputazione dei pagamenti e dei reincassi.

Finalità della nuova procedura

Il nuovo sistema nasce per rendere omogenea la rendicontazione dei pagamenti effettuati da istituti di credito, Poste Italiane S.p.A. e uffici pagatori di Sede. Per ogni flusso viene prodotta una rendicontazione sintetica dei pagamenti disposti e una rendicontazione analitica dei pagamenti non disposti, in modo da disporre di tutte le informazioni utili per ciascun flusso. La stessa logica viene estesa alle rate localizzate presso le Sedi.

Flusso procedurale e aggiornamento del database

Le rate di pensione localizzate presso uffici pagatori di Sede sono memorizzate in un data base centrale, che raccoglie mensilmente, a partire dalla prima rata del 1999, tutti i pagamenti contenuti nei flussi resi disponibili alla Sede. Per aggiornare il database dei pagamenti e consentire la successiva ripartizione contabile, la Sede deve acquisire per ciascuna rata l’esito del pagamento: pagamento o reincasso dell’intero importo, pagamento parziale con reincasso del residuo, oppure mancato utilizzo.

Prima dell’acquisizione, la Sede deve verificare che tutti gli importi relativi alle rate localizzate presso gli uffici pagatori di Sede siano stati imputati in Dare al conto GPA53/01. La circolare precisa che, ai fini dell’esatta imputazione, tale conto deve essere indicato sul mod. SC.20 in sostituzione del conto GPA 51/01.

Sulla base delle informazioni trasmesse dalle Sedi, la procedura centrale aggiorna il nuovo database, gli archivi di AGENDA1 e provvede alla ripartizione dei pagamenti con emissione del relativo flusso contabile. Dopo la ricezione di tali flussi, la Sede deve avviare le funzioni di archiviazione e contabilizzazione dei dati trasmessi.

Contabilizzazione delle somme

Il flusso contabile generato dalla procedura contiene tre tipologie di registrazioni:

• in Dare, i conti di gestione (...10/40 e ...34/20) per l’importo lordo della rata;
• in Avere, il conto GPA 53/01 per l’importo netto pagato o reincassato;
• in Avere, i conti di competenza per gli importi delle trattenute erariali, sindacali e di altro genere.

La circolare richiama inoltre i messaggi n. 29 e n. 31 del 26 gennaio 2000, che hanno introdotto e chiarito il nuovo conto GPA 53/01 per la corretta contabilizzazione delle rate di pensione a partire dal 1999 localizzate in cassa Sede.

Consultazione dei dati e ruolo di AGENDA1

Le informazioni sui pagamenti effettuati da uffici pagatori di Sede, istituti di credito e Poste Italiane S.p.A. sono visualizzabili solo tramite la procedura AGENDA1. Non sono più memorizzate sui campi GP8MD21-GP8MD29. Per le rate localizzate agli uffici pagatori di Sede, il mancato pagamento o mancato reincasso è registrato nel campo GP8MD11 con il codice "N". Per le rate localizzate presso uffici postali o istituti di credito, nel medesimo campo GP8MD11 vengono memorizzati la mancata disposizione del pagamento con codice "N" oppure il riaccredito con codice "R".

La nuova procedura elimina il problema del mancato abbinamento tra rate di pensione pagate e archivio dei pagamenti emessi e, di conseguenza, non è più prevista l’emissione delle liste di controllo della procedura "EMESSO/PAGATO" richiamata dalla circolare n. 1071 EAD/85 del 9 aprile 1986.

Attivazione e struttura della procedura operativa

La procedura si attiva dall’opzione 3 del programma Main 4610, già impiegato per la gestione delle rate rendicontate alla Sede con le modalità ante 1999. Selezionando la voce "GESTIONE RENDICONTAZIONE DAL 1999" si accede al pannello principale, dal quale sono disponibili sei opzioni:

• ricezione rate dal DB centrale;
• visualizzazione dati di Sede;
• acquisizione;
• aggiornamento DB centrale;
• stampe;
• cancellazione.

Ricezione dei dati dal database centrale

Con l’opzione 1 viene mostrato l’elenco dei mesi presenti nell’archivio centrale con la relativa situazione di lavorazione. Selezionando un mese con "S" e confermando con INVIO, la procedura riceve i singoli pagamenti e registra i dati sugli archivi periferici AS/400.

La ricezione può riguardare al massimo due mesi; un ulteriore mese può essere trattato solo dopo che l’acquisizione e la trasmissione dei dati di un mese già ricevuto siano state completate. Questa opzione è riservata all’operatore PNA95.

Visualizzazione globale e analitica dei dati di Sede

L’opzione 2 consente la consultazione della situazione complessiva dei mesi presenti o già trattati dalla Sede. Per ciascun mese viene esposta la situazione di lavorazione; selezionando la riga con "S" si accede al dettaglio del mese, che mostra i dati analitici delle rate ricevute, acquisite come pagate/reincassate o acquisite come non pagate.

Se le rate sono ancora presenti sull’archivio periferico, è possibile visualizzarne anche il dettaglio analitico per singola rata. Le rate sono presentate in ordine crescente di categoria, sede e certificato. Questa funzione è accessibile da qualsiasi operatore.

Acquisizione delle informazioni sulla rata

Con l’opzione 3 la procedura mostra i mesi per i quali è necessario acquisire le informazioni relative alle rate, con un massimo di due mesi contemporaneamente. Per ciascuna riga, nella colonna successiva al campo PROG, deve essere inserito:

• "P" se la rata è stata pagata o reincassata;
• "N" se la rata non è stata in alcun modo utilizzata dalla Sede, ossia se il mandato di pagamento è stato annullato.

Prima della trasmissione è possibile modificare l’informazione acquisita. Per passare da una pagina all’altra occorre salvare con INVIO; al termine, la conferma dei dati e l’aggiornamento dell’archivio su AS/400 avvengono solo premendo F5. Se F5 non viene digitato, i dati della sessione non vengono registrati. L’acquisizione di un mese contabile è completa soltanto quando tutte le rate del mese hanno ricevuto la relativa indicazione. L’opzione è riservata a PNA95.

Trasmissione al database centrale e cancellazione dei dati analitici

L’opzione 4 mostra i mesi per i quali è possibile procedere alla trasmissione, ma soltanto se la fase di acquisizione è stata completata. Selezionando il mese con "S" e confermando con INVIO si avvia la trasmissione al database centrale. Dopo la conferma dell’avvenuto aggiornamento, la procedura genera automaticamente una lista dei dati trasmessi e propone la cancellazione dei dati analitici.

La cancellazione riguarda solo i dettagli delle singole pensioni, mentre restano conservati i dati gestionali del mese. Se non viene effettuata subito, la procedura ripropone la cancellazione al termine di ogni trasmissione; è comunque possibile eseguirla successivamente con l’opzione 6. Anche questa fase è riservata all’operatore PNA95.

Stampe

L’opzione 5 permette in qualsiasi momento di stampare il mese scelto, purché i dati analitici non siano stati ancora cancellati dall’AS/400. Il tabulato contiene i dati dei singoli mandati di pagamento e uno spazio per note, dove annotare il codice "P" o "N" oppure altre informazioni utili. In chiusura viene stampata anche la situazione gestionale del mese. La stampa è predisposta nella coda di spool SEPID03 ed è riservata a PNA95.

Cancellazione separata dei dati

Con l’opzione 6 l’operatore può gestire in modo autonomo e successivo la cancellazione dei dati già trasmessi. La procedura mostra i mesi per i quali è possibile confermare o meno la cancellazione; selezionando un mese con "S" e confermando con INVIO, viene richiesta un’ulteriore conferma e, in caso positivo, parte la cancellazione. Questa funzione consente di separare la cancellazione dalla fase automatica proposta al termine dell’aggiornamento del database centrale.

Componenti software e archivi rilasciati

La circolare elenca i componenti disponibili per il caricamento sul sistema dipartimentale AS/400 dell’area prestazioni, con versione successiva al 16 marzo 2000. Sono indicati due archivi, APEPAGSED e APEPCEDS, una serie di programmi da PEPID01 a PEPID18, varie mappe video da MEPID01 a MEPID16 e il formato di stampa SEPID03.

Variazioni al piano dei conti e chiarimenti del 26 gennaio 2000

Il messaggio n. 29 del 26 gennaio 2000 istituisce il conto GPA 53/01, destinato agli addebitamenti provvisori per pagamenti di rate di pensione a partire dal 1999 e localizzati presso gli uffici pagatori di Sede. Il conto è assistito dalla causale Mod. FL02 20120 "PENSIONI". Le Sedi devono stornare a tale conto, entro il termine del periodo suppletivo dell’esercizio 1999, i pagamenti e/o i reincassi relativi ai flussi di Cassa Sede imputati al GPA 51/01 o ad altro conto e riferiti a mensilità del 1999. Nell’esercizio 2000 vanno stornati gli importi eventualmente contabilizzati al GPA 51/01 o ad altro conto per pagamenti e/o reincassi di competenza 2000. L’eventuale saldo del GPA 53/01 a fine esercizio deve essere ripreso in carico nel nuovo esercizio.

Il messaggio n. 31 chiarisce che gli storni di cassa riguardano soltanto i pagamenti imputati a conti diversi dal GPA 51/01, come ad esempio GPA51/99. Se invece i pagamenti sono già contabilizzati sul GPA 51/01, gli storni al GPA 53/01 possono essere effettuati con operazioni fuori cassa. È inoltre precisato che restano esclusi dagli storni i pagamenti effettuati con cedole emesse tramite procedura di duplicazione a fronte di disposizioni di pagamento non eseguite dagli uffici pagatori esterni, cioè banche e Poste.