Sentenza n. 1833/2026 - Milano, Sezione 2

Esito

La controversia

Il condominio chiedeva l’ostensione e l’estrazione di copia degli atti della pratica edilizia relativa alla sopraelevazione del quinto piano dell’edificio, per verificare la regolarità urbanistico-edilizia dell’intervento. Il Comune, dapprima, comunicava che gli atti risultavano indisponibili e, successivamente, invitava il richiedente a rivolgersi direttamente all’Archivio Storico Civico. Il ricorso deduceva la violazione degli artt. 3, 18 e 24 della legge n. 241/1990, nonché eccesso di potere per difetto di motivazione e travisamento dei presupposti. Il Comune sosteneva di non avere negato l’accesso, ma di avere comunicato l’esito infruttuoso delle ricerche e indicato l’ufficio competente. Nel corso del giudizio, tuttavia, l’Amministrazione depositava la documentazione richiesta, comprendente la licenza edilizia, le schede catastali e le planimetrie.

La decisione

Il TAR ha dichiarato la cessazione della materia del contendere perché la produzione in giudizio della documentazione richiesta aveva integralmente soddisfatto l’interesse sostanziale del condominio, rendendo non necessaria una pronuncia di merito sull’accesso. Ai fini delle spese, il Collegio ha applicato il principio della soccombenza virtuale, valutando la fondatezza del ricorso sulla base della situazione esistente al momento della sua proposizione. Il ricorso è stato ritenuto sommariamente fondato: la dichiarazione di indisponibilità degli atti era priva di adeguata motivazione sulle ricerche svolte e sulle ragioni dell’irreperibilità; inoltre, l’ufficio destinatario dell’istanza non poteva trasferire sul richiedente l’onere di individuare l’articolazione amministrativa detentrice dei documenti, dovendo attivarsi d’ufficio per reperirli presso altri uffici della stessa amministrazione. La successiva ostensione ha confermato l’inesattezza dell’iniziale comunicazione e ha evidenziato che il ricorso era stato necessario per ottenere il risultato. Il Comune è stato quindi condannato al pagamento di 1.000 euro di spese, oltre accessori di legge e rifusione del contributo unificato, se versato.

Norme richiamate

• art. 34, comma 5, c.p.a.

  La cessazione della materia del contendere è dichiarata quando, nel corso del giudizio, l’amministrazione soddisfa integralmente l’interesse sostanziale perseguito dal ricorrente.

• artt. 3, 18 e 24 l. 241/1990

  Il ricorrente ha dedotto la violazione degli obblighi di motivazione, acquisizione d’ufficio e tutela dell’accesso; il Collegio ha ritenuto in particolare violato l’obbligo di acquisizione d’ufficio dei documenti detenuti da altri uffici della stessa amministrazione.

• art. 18, comma 2, l. 241/1990

  I documenti attestanti atti, fatti, qualità e stati soggettivi, necessari per l’istruttoria del procedimento, sono acquisiti d’ufficio quando sono in possesso dell’amministrazione procedente, ovvero sono detenuti, istituzionalmente, da altre pubbliche amministrazioni.

  L’amministrazione procedente deve acquisire d’ufficio i documenti necessari detenuti da altri uffici della propria organizzazione o da altre amministrazioni. Può chiedere all’interessato solo gli elementi utili alla ricerca, non può addossargli l’onere del reperimento.

Massime di principio

• Quando l’amministrazione soddisfa integralmente, nel corso del giudizio, l’interesse sostanziale sotteso a una domanda di accesso, il giudice deve dichiarare la cessazione della materia del contendere ai sensi dell’art. 34, comma 5, c.p.a.
• L’ufficio che riceve un’istanza di accesso non può limitarsi a dichiarare indisponibili i documenti senza illustrare le ricerche concretamente svolte e le ragioni oggettive della loro irreperibilità.
• L’amministrazione destinataria dell’istanza deve attivarsi d’ufficio per reperire i documenti detenuti da altri uffici della medesima organizzazione; non può imporre al richiedente di individuare l’articolazione interna competente o di svolgere personalmente l’attività di reperimento.
• In caso di cessazione della materia del contendere, le spese possono essere liquidate secondo la soccombenza virtuale, valutando quale parte sarebbe risultata vittoriosa sulla base della situazione esistente al momento della proposizione della domanda.
• La successiva ostensione dei documenti in giudizio può dimostrare sia il soddisfacimento dell’interesse all’accesso sia l’inadeguatezza o l’inesattezza del precedente diniego amministrativo, giustificando la condanna dell’amministrazione alle spese.

Come è indicizzato