Circolare numero 156 del 26-7-1996

Gestione dei modelli P.116

La circolare disciplina l'intera procedura informatica per la predisposizione, la consultazione, la chiusura e la stampa dei modelli P.116, P.116/I e P.116/R relativi alla rendicontazione dei pagamenti di rate di pensione effettuati dall'Ente Poste per conto dell'Istituto. L'obiettivo è consentire alle Sedi una gestione uniforme dei flussi telematici e dei dati cartacei, con particolare attenzione alla corretta ripartizione contabile, alla produzione dei modelli riepilogativi e alla gestione delle eventuali discordanze.

Quadro generale e archivi utilizzati

La procedura si collega alla disciplina già illustrata con la circolare n. 273 dell'8 novembre 1995 e si innesta sul programma di archiviazione dei flussi di ripartizione contabile delle pensioni pagate ('PC1'). In presenza di movimenti sul conto 'GPA 53/03' per addebitamenti provvisori relativi ai pagamenti di rate di pensione eseguiti dall'Ente Poste via telematica, il sistema memorizza nell'archivio storico DS816, organizzato per periodo di pagamento (anno-mese), i dati sul numero e sull'importo delle pensioni pagate, distinguendo tra U.P.E. e uffici postali tradizionali.

La funzione è attivabile dal menu 12, opzione 368, dell'operatore di reparto e consente di operare sull'archivio DS816 per tutte le fasi previste dalla circolare.

Gestione dei dati cartacei di sede

All'arrivo del mod. P.4/OTT/RIEP/UPE, con allegati eventuali modd. P.1/OTT e P.1R/OTT emessi dalla Sede, quest'ultima deve provvedere immediatamente a contabilizzare gli importi cartacei indicati nel riepilogo e ad attivare la funzione di acquisizione. Inserendo il periodo di riferimento in formato aamm è possibile acquisire:

• numero operazioni e importo dei modelli cartacei;
• numero operazioni e importo delle rettifiche in più;
• numero operazioni e importo delle rettifiche in meno.

L'inserimento o la modifica dei dati è consentito solo se il mese non è stato ancora chiuso tramite l'opzione 3. La circolare precisa inoltre che le discordanze rilevate a seguito della lettura ottica dei modelli cartacei devono essere segnalate sul primo mod. P.116 utile e comunque entro un anno dalla loro rendicontazione.

Consultazione della situazione archivio

La funzione di consultazione, sempre mediante l'indicazione del periodo in formato aamm, mostra:

• i pagamenti del mese distinti in telematico tradizionale, telematico U.P.E. e cartaceo INPS;
• le rettifiche in più o in meno conseguenti all'esito della lettura ottica del cartaceo;
• il risultato contabile del mese;
• il risultato contabile del mese precedente;
• il totale generale.

Il programma visualizza anche le informazioni sulla situazione elaborativa del mese, così da consentire il controllo dello stato di avanzamento delle operazioni.

Chiusura mensile, forzatura e riapertura

La chiusura mensile è propedeutica alla stampa del mod. P.116/I e può essere avviata anche al termine dell'inserimento dei dati cartacei. Il mese può essere chiuso solo se:

• risulta già definito il mese precedente, salvo il mese di gennaio;
• sono stati memorizzati i dati relativi ai pagamenti degli U.P.E. e degli uffici postali tradizionali;
• sono stati memorizzati gli eventuali modelli cartacei rendicontati.

Il programma confronta i dati telematici con quelli riportati nei modd. P.4/OTT/RIEP/UPE e TRAD. In caso di mancata coincidenza, il P.116/I viene comunque predisposto con i dati del flusso telematico; la Sede deve limitarsi a segnalare la discordanza con una lettera separata alla locale filiale dell'Ente Poste, conservandone copia agli atti insieme al P.116/I e ai modelli P.4 del mese.

Se non vi sono valori da acquisire manualmente, perché il P.4/OTT/RIEP/UPE non contiene dati di pagamenti eseguiti su cartaceo INPS, l'operatore può forzare la chiusura del mese. Qualora la chiusura venga effettuata per errore, il mese può essere riaperto tramite un programma riservato, previa richiesta della password al gestore centrale della procedura, purché il mese successivo non sia già stato chiuso.

Stampa e ristampa del modello P.116/I

Dopo aver indicato il periodo di riferimento, il programma consente di scegliere tra stampa provvisoria e definitiva del modello P.116/I. Le regole operative sono le seguenti:

• il modello provvisorio può essere stampato più volte;
• il modello definitivo può essere prodotto solo dopo la chiusura del mese e una sola volta;
• il definitivo è redatto in quattro copie;
• eventuali ristampe del definitivo recano in testata la dicitura "duplicato".

Le Sedi Zonali e i Centri Operativi devono trasmettere tre copie del P.116/I definitivo, debitamente firmato, alla Sede Provinciale locale e trattenere agli atti la quarta copia, insieme ai modelli P.4 riepilogativi dello stesso mese contabile. In ogni caso, il sistema richiede il codice dell'operatore che richiede la stampa e stampa in calce al modello il cognome dell'operatore, prelevato dalla tabella degli operatori di Sede.

Gestione del modello riepilogativo P.116/R

La gestione del modello riepilogativo è riservata alle sole Sedi Provinciali e comprende diverse funzioni:

• acquisizione e variazione dei P.116/I delle Sedi;
• consultazione della situazione archivio P.116/R;
• totalizzazione dei dati mensili della singola Sede;
• totalizzazione dei dati di Sedi e Centri Operativi, con chiusura mensile;
• stampa e ristampa del P.116/R;
• visualizzazione della situazione delle Sedi e/o dei Centri Operativi.

Nell'opzione di acquisizione/variazione, l'operatore indica il periodo in formato aamm e il codice della Sede interessata, qualora nella provincia esistano Sedi Zonali e/o Centri Operativi. I dati vengono acquisiti sulla base dei modelli P.116/I ricevuti, mentre le informazioni della Sede Provinciale sono prelevate automaticamente dall'archivio DS816. Sulla stessa videata possono essere inseriti o corretti i dati relativi al numero e all'importo dei pagamenti del mese, alle eventuali rettifiche e al risultato contabile, purché per quel mese non sia stata già effettuata la totalizzazione.

Totalizzazione e chiusura del P.116/R

La funzione di totalizzazione per singola Sede riguarda soltanto le Sedi Zonali e i Centri Operativi, poiché i dati della Sede Provinciale sono già completi e prelevati automaticamente dal file di archiviazione dei flussi. Dopo la totalizzazione delle singole Sedi, l'opzione di chiusura mensile consente di creare il record necessario per la successiva emissione e stampa del modello P.116/R.

La chiusura può avvenire solo se l'acquisizione e la totalizzazione risultano completate per tutte le Sedi della provincia. La stampa/ristampa del P.116/R è analoga a quella del P.116/I e deve essere eseguita da tutte le Sedi Provinciali, comprese quelle prive di Sedi Zonali e/o Centri Operativi.

Le quattro copie del P.116/R devono essere distribuite come segue:

• una alla locale filiale dell'Ente Poste;
• due alla Direzione Centrale Ragioneria e Finanza - Ufficio III, insieme a due copie di ciascun P.116/I pervenuto dalle Sedi Zonali e/o dai Centri Operativi, oltre che di quello relativo alla stessa Sede Provinciale;
• una conservata agli atti della Sede, unitamente a una copia dei P.116/I.

La funzione di visualizzazione consente inoltre di verificare, per il mese considerato, la situazione di acquisizione e totalizzazione di tutte le Sedi e/o Centri Operativi della provincia.

Situazione operativa per l'anno 1995 e indicazioni finali

La circolare precisa che, a regime, la rendicontazione telematica dei pagamenti sarà prodotta dall'Ente Poste entro il giorno 20 di ciascun mese per i pagamenti del mese precedente, con due distinti file: uno per gli U.P.E. e uno per gli uffici postali tradizionali. Per l'anno 1995, tuttavia, solo alcuni file sono pervenuti in tempo utile per la contabilizzazione nello stesso esercizio; le relative informazioni, necessarie per la produzione del P.116/I, sono state trasmesse alle Sedi competenti tramite communication box.

Le rendicontazioni degli ordinativi di pagamento predisposti dalle Sedi virtuali '0941', '1241', '1541', '4141', '4941', '8107', nonché quelle delle Sedi '3003' e '5501' non più operative, sono state aggregate alle rispettive Sedi Provinciali. Tutte le Sedi Provinciali, Zonali e i Centri Operativi con autonomia contabile devono attivare, nell'esercizio 1995, il programma 'REP101' dal menu degli operatori di controllo, opzione 895 e pagina 28, per memorizzare le informazioni relative ai pagamenti.

Al termine di tale operazione, gli Uffici Ragioneria possono visualizzare i dati ricevuti e stampare il P.116/I provvisorio relativo ai mesi rendicontati. I file relativi ai pagamenti del 1995 pervenuti dopo il 28 febbraio vengono ripartiti in contabilità 1996; una volta contabilizzati e archiviati, le Sedi devono attivare nell'esercizio 1996 il programma per la predisposizione dei modelli P.116 definitivi e inviarli con la massima urgenza, appena chiuso ciascun mese.

Poiché i file del 1995 saranno concentrati nei mesi successivi, la circolare raccomanda a tutte le Sedi e ai Centri Operativi con autonomia contabile di utilizzare settimanalmente la funzione descritta, così da garantire rapidità nella predisposizione e nell'invio dei modelli.