Circolare INAIL n. 100 del 29 dicembre 1997

Utilizzazione di informazioni di altri soggetti mediante incroci di archivi ovvero diretto accesso a banche dati esterne

La circolare affronta il tema dell’integrazione delle informazioni nella Pubblica amministrazione, con particolare riferimento all’uso di banche dati esterne e all’incrocio automatizzato di archivi. L’obiettivo è rafforzare l’efficienza amministrativa, migliorare il controllo dei fenomeni contributivi e assicurativi, qualificare l’azione di contrasto all’evasione e semplificare i rapporti con gli utenti, riducendo richieste di dati già disponibili presso altre amministrazioni.

Il ruolo delle informazioni e delle tecnologie informatiche

Viene evidenziato che le informazioni sono elementi fondamentali per le decisioni gestionali, per il supporto ai procedimenti e per la produzione di servizi verso utenti interni ed esterni. L’innovazione tecnologica, attraverso archivi elettronici, banche dati e reti telematiche, assume quindi un ruolo centrale sia per la gestione amministrativa sia per le attività di analisi e controllo. La circolare richiama anche la rilevanza della riservatezza e degli obblighi normativi connessi alla circolazione dei dati.

Forme di cooperazione già operative

L’Istituto ha già attivato due modelli di cooperazione informativa con altri enti: da un lato lo scambio massivo di dati sulla base di convenzioni, dall’altro l’accesso diretto alle banche dati di altri organismi. Nel primo caso vengono confrontati interi archivi per rilevare discordanze e orientare azioni di recupero e di contrasto all’evasione; nel secondo caso gli operatori possono accedere in tempo reale alle informazioni utili per singole pratiche o per controlli mirati.

Situazione attuale presso l’INAIL

Nel concreto, l’Istituto acquisisce già informazioni massive da INPS, Fisco e Camere di commercio per confrontarle con i propri archivi e generare liste o archivi utili alle unità territoriali, in particolare nell’ambito della procedura "Censimento". È inoltre possibile l’accesso diretto alle banche dati dell’INPS e delle Camere di commercio; per il Fisco sono in corso modalità transitorie di accesso in vista di una nuova convenzione. L’accesso agli archivi di numerosi Comuni è già utilizzato per acquisire dati su utenti e titolari di azienda.

Esigenza di un uso più pieno delle banche dati

Dai riscontri sugli accessi emerge un utilizzo inferiore alle potenzialità disponibili, a fronte di un impegno economico e organizzativo significativo. La circolare segnala che le banche dati non sono ancora pienamente percepite come strumenti di lavoro strategici, ma troppo spesso come supporti per meri adempimenti. Per questo si chiede un recupero immediato di attenzione, anche attraverso iniziative di informazione, formazione e promozione di un atteggiamento più propositivo da parte degli operatori.

Compiti dei dirigenti e delle strutture territoriali

Un ruolo decisivo viene attribuito ai dirigenti locali, alle Direzioni regionali e alle Direzioni centrali, chiamati a promuovere un uso più consapevole e organizzato delle informazioni disponibili. Le iniziative devono comprendere attività divulgative e formative, con comunicazione alla Direzione Centrale Comunicazione dei relativi programmi, così da coinvolgere gli operatori e favorire un cambio di impostazione nella gestione delle pratiche.

Finalità operative: evasione, crediti, dati anagrafici e prevenzione

La circolare offre esempi concreti di utilizzo delle banche dati esterne. L’analisi delle informazioni può sostenere iniziative preventive verso le aziende assicurate, agevolando il rientro nella regolarità assicurativa; può orientare la selezione degli interventi ispettivi; può migliorare la gestione dei crediti mediante la valutazione della situazione complessiva delle imprese; può facilitare la ricerca di dati anagrafici e di residenza di titolari di aziende o assicurati, soprattutto tramite i Comuni. Viene inoltre richiamata l’importanza della prevenzione e dell’individuazione dei fattori di rischio, anche in relazione alle tecnopatie non tabellate.

Qualità dei dati e obblighi connessi alla privacy

La qualità e l’esattezza delle informazioni sono presentate non solo come un obiettivo operativo, ma come un obbligo per gli enti pubblici alla luce della normativa più recente in materia di privacy. La possibilità di cooperare e di interagire tra amministrazioni dipende infatti dalla corretta bonifica e dall’aggiornamento degli archivi, che ciascuna unità deve avviare al proprio interno, individuando indicatori di anomalia nelle registrazioni e negli aggiornamenti.

Ampliamento delle opportunità di accesso e ruolo delle nuove tecnologie

La circolare dispone un recupero immediato di attenzione verso le opportunità offerte dalle banche dati esterne, con un rafforzamento delle modalità di accesso e con l’esame di nuove possibilità, anche tramite Internet. Le Direzioni centrali devono approfondire ulteriori iniziative, completando quelle già avviate; le Direzioni regionali devono istruire le proposte delle Sedi; la Direzione Centrale Comunicazione deve censire le opportunità presenti in rete e diffonderne sistematicamente i risultati. L’obiettivo è evitare duplicazioni e dispersioni di risorse, costruendo un quadro coordinato e funzionale.

Scadenze operative

Sono previste scadenze precise: le Direzioni centrali devono trasmettere alla DCSIA, entro il 30 gennaio, schede di sintesi sulle nuove iniziative, indicando tipo di archivio, qualità delle informazioni e utilizzabilità interna. La DCSIA elaborerà nei venti giorni successivi studi di fattibilità con tempi e modalità di realizzazione. Le Direzioni regionali devono invece inviare con urgenza le proposte delle Sedi, corredate di una prima istruttoria anche economica.

Monitoraggio e razionalizzazione delle banche dati interne

Accanto alle banche dati esterne, viene avviata una verifica delle banche dati interne, soprattutto quelle collocate in ambiente infocenter. La verifica riguarda il grado di utilizzo, i limiti delle informazioni disponibili, l’autonomia degli operatori e le prospettive di razionalizzazione entro il 1999. Tra le iniziative già in completamento vengono richiamate la banca dati delle aziende con scoperture contributive e la banca dati del contenzioso giudiziario, considerate fondamentali per migliorare l’azione amministrativa e la qualità del rapporto con gli utenti.