Tribunale, Sentenza T-903/16

Accesso ai dati personali e diniego reiterato della Commissione

La pronuncia riguarda un ricorso di annullamento proposto da un dipendente della Commissione contro una nota della direzione Sicurezza che respingeva, in sostanza, una nuova domanda di accesso ad alcuni suoi dati personali. Il Tribunale esamina soprattutto la ricevibilità del ricorso, la natura dell’atto impugnato e la sufficienza della motivazione alla luce del regolamento n. 45/2001.

Fatti e procedimento amministrativo

RE era stato oggetto di un’indagine amministrativa della direzione Sicurezza della Commissione. Nell’ambito di tale indagine aveva chiesto, nel 2013, l’accesso a tutti i dati personali e professionali che lo riguardavano detenuti dalla direzione Sicurezza, ai sensi dell’articolo 13 del regolamento n. 45/2001.

Dopo un primo diniego del 25 febbraio 2014, il ricorrente aveva adito il GEPD, che nel 2016 aveva rilevato un non corretto trattamento di alcuni dati personali. A seguito di tale decisione, la Commissione aveva riesaminato la domanda e, con decisione dell’8 marzo 2016, aveva concesso solo un accesso parziale, indicando per numerosi documenti le ragioni del mancato accesso sulla base dell’articolo 20, paragrafo 1, lettere a) e c), del regolamento n. 45/2001.

Successivamente, il ricorrente aveva presentato una nuova domanda il 21 settembre 2016, chiedendo l’accesso a 42 documenti o, almeno, alle informazioni in essi contenute, invocando sia il regolamento n. 45/2001 sia il regolamento n. 1049/2001. La direzione Sicurezza ha risposto con la nota del 12 ottobre 2016, rinviando essenzialmente alla decisione dell’8 marzo 2016 e alla successiva decisione del GEPD del 25 luglio 2016, e dichiarando archiviata la domanda di accesso ai documenti.

Questioni controverse

La Commissione ha eccepito l’irricevibilità del ricorso per tre ragioni:

• la nota impugnata non si sarebbe pronunciata sul diritto di accesso ai dati personali;
• in ogni caso, si tratterebbe di un atto meramente confermativo della decisione dell’8 marzo 2016;
• il ricorrente non avrebbe un reale interesse ad agire, avendo già ottenuto parte dei dati richiesti.

Sul merito, il ricorrente lamentava soprattutto la violazione dell’obbligo di motivazione, sostenendo che la nota impugnata si limitasse a rinvii generici senza spiegare perché il suo accesso ai dati personali continuasse a essere negato dopo la chiusura dell’indagine amministrativa.

Distinzione tra accesso ai documenti e accesso ai dati personali

Il Tribunale ribadisce la diversa finalità dei regolamenti n. 1049/2001 e n. 45/2001. Il primo mira alla trasparenza e all’accesso del pubblico ai documenti; il secondo tutela le persone fisiche nel trattamento dei dati personali e riconosce all’interessato un diritto di accesso ai propri dati, non ai documenti che li contengono.

Tuttavia, nel caso concreto, la domanda del 21 settembre 2016, pur contenendo riferimenti al regolamento n. 1049/2001, era espressamente intitolata "Dati personali", richiamava anche l’articolo 13 del regolamento n. 45/2001 e contestava per gruppi le ragioni del mancato accesso ai dati. La nota del 12 ottobre 2016 faceva a sua volta riferimento alla "domanda di accesso ai Suoi dati personali" e alla precedente valutazione del GEPD. Il Tribunale ha quindi ritenuto che la Commissione avesse effettivamente statuito anche sulla richiesta di accesso ai dati personali, e che la nota costituisse un diniego impugnabile.

Atto meramente confermativo e fatti nuovi e sostanziali

Il Tribunale esclude che la nota impugnata sia un atto meramente confermativo della decisione dell’8 marzo 2016. Ha osservato che l’articolo 13, lettera c), del regolamento n. 45/2001 riconosce un diritto di accesso "in qualsiasi momento" e che le deroghe dell’articolo 20, paragrafo 1, operano solo "se e in quanto necessario". Da ciò deriva che una nuova domanda di accesso impone sempre di verificare se il precedente diniego continui a essere giustificato.

Nel caso di specie, la chiusura dell’indagine amministrativa il 31 agosto 2016 costituisce un fatto nuovo e sostanziale: è successiva alla decisione dell’8 marzo 2016 e poteva incidere sulla permanenza delle ragioni di diniego fondate sulle deroghe di cui all’articolo 20, paragrafo 1, lettere a) e c), del regolamento n. 45/2001. Il Tribunale precisa che, per la ricevibilità della nuova domanda, non occorre verificare già in questa fase se tali deroghe restassero effettivamente applicabili; basta che il mutamento di fatto fosse idoneo a richiedere un riesame.

Interesse ad agire

Il Tribunale respinge anche l’eccezione di difetto di interesse ad agire. Il fatto che il ricorrente avesse già ricevuto alcuni dati personali non escludeva l’utilità del ricorso, poiché il diritto riconosciuto dall’articolo 13 del regolamento n. 45/2001 è continuo e permanente e consente di chiedere, in un momento successivo, se l’istituzione detenga ancora dati non comunicati o se essi siano stati modificati.

Secondo il Tribunale, l’annullamento della nota poteva produrre effetti giuridici utili al ricorrente, sicché l’interesse ad agire sussisteva.

Obbligo di motivazione

Sul merito, il Tribunale accoglie il motivo relativo alla violazione dell’obbligo di motivazione.

Ricorda che, ai sensi dell’articolo 296 TFUE, la motivazione deve esporre chiaramente l’iter logico seguito dall’istituzione e consentire al destinatario di comprendere le ragioni della decisione; inoltre, l’articolo 20, paragrafo 3, del regolamento n. 45/2001 impone, quando si applicano deroghe o limitazioni, di informare l’interessato dei principali motivi.

La nota del 12 ottobre 2016 è ritenuta quasi priva di motivazione autonoma: si limita a rinviare alla decisione dell’8 marzo 2016 e alla decisione del GEPD del 25 luglio 2016, affermando che la direzione Sicurezza aveva trattato correttamente la domanda. Tale rinvio è insufficiente per due ragioni:

• per i dati dei documenti del gruppo A, la decisione dell’8 marzo 2016 non conteneva alcun motivo di diniego, sicché non poteva giustificare un successivo rifiuto;
• per i dati dei gruppi B, C e D, la Commissione doveva effettuare un riesame concreto e aggiornato, tenendo conto della chiusura dell’indagine amministrativa e del tempo trascorso, ma la nota non contiene alcuna valutazione in tal senso.

Il Tribunale sottolinea che un nuovo diniego adottato dopo riesame non può basarsi esclusivamente su ragioni già espresse in precedenza, se l’istituzione era tenuta a valutare la persistenza delle deroghe alla luce di un mutamento della situazione di fatto.

Esito e spese

Il Tribunale annulla la nota del 12 ottobre 2016 nella parte in cui respinge la domanda di RE di accesso ad alcuni suoi dati personali. Respinge inoltre la domanda istruttoria di produzione del documento n. 57, divenuta priva di utilità dopo la rinuncia alla domanda di risarcimento. La Commissione è condannata alle spese.