Circolare numero 113 del 16-5-1990

Istruzioni integrative sulla revisione delle pratiche amministrative e sui controlli delle prestazioni pensionistiche

La circolare integra le direttive già impartite con la n. 247 del 23.11.1989 in materia di revisione degli atti amministrativi dell’Area Pensioni. L’obiettivo è rafforzare un sistema di controlli articolato su più livelli, volto a garantire qualità, legittimità, regolarità procedurale e tutela sia dell’Istituto sia degli operatori.

Quadro di riferimento e finalità

La precedente circolare aveva già introdotto la revisione delle pratiche in un contesto organizzativo fondato sulle lavorazioni per linee verticali di processo e aveva individuato una percentuale minima di pratiche accolte da sottoporre a verifica. Tale meccanismo viene ora richiamato e potenziato come presidio di garanzia non solo per l’Ente e per gli utenti, ma anche per i singoli dipendenti, chiamati a svolgere attività in cui le fasi del ciclo di prodotto sono ricomposte all’interno della stessa struttura operativa.

Prestazioni pensionistiche: struttura dei controlli su tre livelli

Per le pensioni la revisione delle pratiche è organizzata su tre livelli: periferico, regionale e centrale.

Livello SAP / Centri Operativi

A livello periferico il controllo si svolge su due direttrici:

• verifica della qualità del prodotto nel campione determinato, con controllo di legittimità degli atti, regolarità dell’iter procedurale, rispetto della normativa di riferimento ed esattezza tra dati di base, input e risultanze dell’elaborazione;
• verifica della corrispondenza, al termine di ciascuna elaborazione, tra pensioni liquidate, lista P.23 M/S, fascicoli di pensione, modelli P./1 Ott. e altri elaborati della procedura.

Il controllo deve essere costante e sistematico per ogni elaborazione. L’addetto al controllo, individuato con criteri di rotazione nell’ambito del gruppo di lavoro che segue l’intero ciclo di prodotto, deve firmare a margine del mod. P.23 M/S per ciascuna pensione dopo aver accertato la presenza del fascicolo di domanda con piena corrispondenza anagrafica e degli altri elaborati richiesti.

La mancanza del fascicolo di domanda è considerata causa rigorosamente ostativa all’invio dell’ordinativo di pagamento e degli altri elaborati. La circostanza deve essere segnalata al Dirigente del Reparto o al Direttore del Centro operativo, che deve garantire il coordinamento del flusso operativo e scongiurare disfunzioni tali da ritardare i pagamenti.

Conclusa la verifica, l’addetto firma la sommatoria finale solo quando il numero totale dei fascicoli coincide con il totale delle pensioni liquidate risultante dal riepilogativo della lista P.23 M/S e appone la data sulla lista. Le pensioni sottoposte a revisione secondo il campione della circolare n. 247 devono essere contrassegnate con la lettera "C". La stampa del mod. P.23 M/S va effettuata in due originali, mediante due esecuzioni della funzione SYSPRINT, e i documenti devono essere trasmessi all’addetto al controllo, mentre la copia controllata deve essere conservata in raccolta cronologica dal Dirigente o da suo delegato, oppure dal Direttore del Centro operativo.

Livello regionale

Il controllo regionale è qualificato come aggiuntivo rispetto a quello periferico. Anche qui si sviluppa su due piani:

• verifica mensile dell’effettuazione dei controlli periferici, attraverso l’esame dei singoli modelli P.23 M/S o il raffronto con la nuova lista delle pensioni liquidate di prossimo rilascio;
• controllo ulteriore, impostato secondo logiche di budget.

Il Responsabile del coordinamento e verifica dell’Area Pensioni, con proprie risorse o con una task force regionale mobile composta di volta in volta da professionalità tratte da Sedi diverse della Regione, deve verificare mensilmente ciascuna struttura periferica. Ogni lista controllata deve essere controfirmata dal livello regionale.

Per il controllo aggiuntivo, per ciascun tipo di prestazione pensionistica deve essere individuata un’aliquota costante di verifica, proporzionata alla percentuale di impegno di spesa mensile per nuove liquidazioni. Il controllo regionale deve riguardare un numero variabile di fascicoli i cui importi, considerati prima cedola e arretrati, raggiungano l’aliquota prefissata. Su tali pratiche il livello regionale entra nel merito del processo produttivo, verificando rispetto delle procedure e correttezza dell’iter.

La circolare sottolinea inoltre che il Dirigente regionale resta responsabile del coordinamento e della puntuale attuazione delle verifiche. La programmazione deve consentire, nell’arco di un trimestre, il controllo di tutte le strutture. Il reperimento della eventuale task force deve comunque avvenire senza compromettere i livelli produttivi di ciascuna sede.

Livello centrale

Per consentire il controllo di sistema, le Sedi regionali devono trasmettere mensilmente al livello centrale le risultanze dell’attività di verifica ai Servizi Ispettorato, P.P.C., Organizzazione, Prestazioni A.G.O. e Personale. In attesa della procedura automatizzata, a decorrere dal 30 giugno p.v. deve essere inviato ogni mese un prospetto riepilogativo che indichi, per ciascuna struttura, il numero delle pensioni controllate e i relativi budget.

Estensione ad altre prestazioni e procedure

Le stesse regole di controllo vengono estese a tutte le altre prestazioni e procedure, tra cui ARPA e O1/M. Le SAP e i Centri operativi, ove interessati, sono richiamati alla rigorosa applicazione di quanto già previsto nella circolare n. 247 del 23.11.1989 e all’obbligo di verificare, per ogni ciclo di prodotto automatizzato, la corrispondenza tra elaborati di output e documentazione cartacea. Per ciascun ciclo e per ciascuna procedura, i dettagli operativi dei controlli ai tre livelli saranno definiti con una successiva circolare.

Tutela dei dipendenti e sicurezza dei dati

La circolare evidenzia infine che il rafforzamento del sistema di controlli ha anche una finalità di tutela del personale. L’Istituto intende infatti prevenire il rischio di manomissioni fraudolente degli archivi e di inquinamento dei dati, fenomeni che, pur derivando da comportamenti individuali, possono riflettersi negativamente sull’intera categoria degli operatori. Sono già stati adottati accorgimenti tecnici su varie procedure per evitare forzature dei programmi e, a breve, saranno introdotte ulteriori iniziative di protezione dei dati acquisiti.