Circolare numero 87 del 12-9-2008

Trattamento dei dati sanitari nella gestione della certificazione di malattia

La circolare interviene sulla gestione della certificazione di malattia con un focus specifico sulla tutela dei dati sanitari, alla luce del Codice in materia di protezione dei dati personali e delle verifiche svolte tramite attività di internal auditing. L’obiettivo è uniformare le prassi operative dell’Istituto, riducendo i rischi di trattamento non conforme e di indebita conoscibilità delle informazioni sanitarie.

Quadro normativo e finalità dell’intervento

Il testo richiama il d.lgs. n. 196/2003, che tutela i dati personali e riconosce agli interessati il diritto di conoscere le modalità di trattamento delle proprie informazioni. In tale contesto, l’INPS evidenzia di aver ridefinito il proprio assetto organizzativo per disciplinare ruoli, compiti e responsabilità nel trattamento dei dati, anche attraverso la circolare n. 50 del 6 marzo 2007 e ulteriori messaggi operativi.

L’intervento nasce anche dalle risultanze di una recente attività di internal auditing svolta in diverse sedi sul processo di certificazione di malattia, al fine di verificare la correttezza delle procedure e individuare eventuali azioni di miglioramento.

Principi applicabili al trattamento dei dati sanitari

La circolare ribadisce che i dati sanitari possono essere utilizzati solo se pertinenti e indispensabili per le finalità istituzionali. Non sono ammessi trattamenti che possano essere svolti, caso per caso, con dati anonimi o con dati personali di natura comune.

Vengono inoltre richiamati alcuni criteri essenziali:

• i dati sanitari devono essere verificati periodicamente quanto a esattezza, pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità;
• se i dati risultano eccedenti o non necessari, il loro uso è vietato, ferma restando la possibile conservazione dell’atto o documento secondo le cautele previste;
• va prestata particolare attenzione all’essenzialità del trattamento di informazioni riferite a soggetti diversi da quelli direttamente interessati da prestazioni o adempimenti;
• nei trattamenti elettronici devono essere adottate tecniche di cifratura e codici identificativi, con sistemi che consentano l’identificazione solo in caso di necessità;
• i dati devono essere trattati solo per il tempo strettamente necessario alle operazioni di lavoro;
• i documenti sanitari non devono essere lasciati incustoditi e devono essere conservati in modo da impedire la visione da parte di terzi estranei.

Riparto delle competenze nel processo di certificazione di malattia

La circolare definisce un’articolazione puntuale delle competenze tra le strutture coinvolte nel processo.

L’Unità di processo Prestazioni a sostegno del reddito gestisce, tramite incaricati da individuare con incarico formale scritto, le attività di ricezione e acquisizione del certificato, liquidazione dell’indennità di malattia, pagamento dei compensi per le visite mediche di controllo ai medici di lista, emissione delle fatture per il rimborso da parte delle aziende, comunicazioni e tutte le attività amministrative connesse ai flussi attivati dalla valutazione medico-legale.

Il Centro Medico Legale svolge invece la valutazione medico-legale del certificato, la sua archiviazione e le attività di natura medico-legale relative ai diversi flussi generati da tale valutazione.

La tabella allegata alla circolare dettaglia ulteriormente le attività e la ripartizione tra CML e UdP, includendo tra l’altro la disamina medico-legale, l’inserimento di codici in procedura AS400, la gestione di anomalie e segnalazioni, le visite mediche di controllo, l’archiviazione dei verbali, la gestione dei pagamenti, le istruttorie dei ricorsi e le valutazioni relative ai trasferimenti all’estero durante la malattia.

Conservazione, separazione e trasmissione della documentazione sanitaria

Per limitare la circolazione impropria di dati sensibili, la circolare stabilisce che la documentazione sanitaria debba essere:

• conservata in busta chiusa;
• allegata alle note di trasmissione solo quando indispensabile;
• separata dalla documentazione amministrativa;
• custodita in contenitori o buste recanti la dicitura "contiene documentazione sanitaria";
• protetta in armadi chiusi a chiave.

Il testo sottolinea che la separazione tra documentazione amministrativa e sanitaria deve valere anche in fase di protocollazione, redazione di documenti e invio di note, nonché nel corso delle comunicazioni all’interessato.

La documentazione medica eccedente deve essere restituita tempestivamente agli interessati e non può essere riutilizzata in alcun caso.

Coordinamento organizzativo e presidio del front office

La circolare invita a potenziare il coordinamento tra l’UdP Prestazioni a sostegno del reddito e il Centro Medico Legale, così da valutare congiuntamente le richieste di accesso ai dati sanitari.

Per le attività di front office devono essere adottate misure di sicurezza specifiche a tutela della riservatezza, sia presso l’unità che riceve i certificati medici sia presso il Centro Medico Legale. In quest’ultimo ambito viene suggerito, in particolare, l’uso di un numeratore d’ordine per la chiamata a visita in forma anonima.

Visite mediche di controllo e comportamento dei medici incaricati

I medici di controllo devono attenersi allo standard di comportamento richiamato dal messaggio n. 024841 del 5 luglio 2005, espressamente richiamato dalla circolare. Tra gli obblighi indicati figurano:

• il rispetto delle fasce orarie;
• l’identificazione con nome e qualifica;
• l’esibizione, ove possibile, del tesserino dell’Ordine dei medici o del cartellino di riconoscimento;
• l’obbligo di bussare al domicilio del lavoratore;
• il divieto di chiedere notizie ai vicini o ad altre persone in caso di assenza del lavoratore;
• l’obbligo di identificare l’assicurato.

Notifica dell’invito a visita ambulatoriale

Per i lavoratori non trovati personalmente al controllo domiciliare, la notifica dell’invito a visita medica di controllo ambulatoriale deve avvenire secondo modalità ispirate agli artt. 137 e 139 c.p.c., come aggiornati.

In particolare:

• il medico di controllo inserisce l’invito in una busta sigillata, sulla quale riporta solo il numero cronologico della notificazione, senza altri segni o indicazioni che rivelino il contenuto dell’atto;
• comunica al Centro Medico Legale della sede INPS il numero progressivo e il nominativo del lavoratore assente;
• deposita la busta nella cassetta postale oppure la consegna a una persona di famiglia o addetta alla casa, purché non minore di quattordici anni o non palesemente incapace;
• in mancanza di tali soggetti, la copia è consegnata al portiere dello stabile o, se anche il portiere manca, a un vicino di casa che accetti di riceverla;
• il portiere o il vicino deve sottoscrivere una ricevuta predisposta secondo il modello riportato nella circolare.

Utilizzo delle procedure informatiche

A chiusura delle istruzioni operative, la circolare prescrive di implementare l’uso delle procedure informatiche VMA, Web e VMC per ridurre il rischio di esposizione a terzi della documentazione sanitaria. Deve inoltre essere osservato con rigore il corretto ciclo di connessione e disconnessione delle sessioni di lavoro, quale ulteriore presidio di sicurezza.