Tribunale, Sentenza T-265/20

Accesso ai documenti relativi alla prova orale di un concorso interno e segretezza dei lavori della commissione giudicatrice

La pronuncia riguarda un ricorso diretto di annullamento proposto da una candidata a un concorso interno della Commissione europea contro due decisioni di diniego di accesso a documenti e informazioni relativi alla prova orale. Il Tribunale, nona sezione, esamina il rapporto tra il regolamento n. 1049/2001, il regolamento 2018/1725 e il principio di segretezza dei lavori della commissione giudicatrice sancito dallo Statuto.

Fatti e procedimento principale

La ricorrente aveva partecipato al concorso interno COM/03/AD/18 (AD 6) – 1 – Amministratori. Dopo aver superato la prova scritta, non veniva inserita nell’elenco di riserva perché aveva ottenuto 13/20 alla prova orale, a fronte del minimo richiesto di 14/20.

Dopo la comunicazione dell’esito, la candidata chiedeva:

• spiegazioni sul sistema di conversione delle valutazioni in punteggi;
• le sue valutazioni dettagliate;
• il metodo di ponderazione e di arrotondamento;
• il verbale, le tabelle di valutazione e la lavagna a fogli mobili;
• ogni altro documento pertinente.

La Commissione le comunicava poi la tabella di conversione, la lavagna a fogli mobili, un commento orale dettagliato della presidente della commissione giudicatrice e il metodo di arrotondamento. Restava controverso il documento contenente i coefficienti di ponderazione delle diverse componenti della prova orale.

Oggetto del ricorso e non luogo a statuire parziale

Il Tribunale rileva che, poiché la ricorrente aveva successivamente ottenuto quasi tutti i documenti e le informazioni richieste, il ricorso era divenuto parzialmente privo di oggetto. Non occorreva dunque più statuire sul diniego relativo al metodo di arrotondamento, mentre permaneva la controversia solo sul documento contenente i coefficienti di ponderazione.

Quadro normativo richiamato

Il Tribunale ricorda che:

• il diritto di accesso ai documenti delle istituzioni dell’Unione deriva dall’articolo 15, paragrafo 3, TFUE e dall’articolo 42 della Carta;
• il regolamento n. 1049/2001 disciplina le condizioni di accesso e le eccezioni, in particolare l’articolo 4, paragrafo 3, secondo comma, sulla tutela del processo decisionale e l’articolo 4, paragrafo 6, sull’accesso parziale;
• l’articolo 6 dell’allegato III dello Statuto prevede il segreto dei lavori della commissione giudicatrice;
• il regolamento 2018/1725 tutela i dati personali, ma la nozione di dato personale richiede un’informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile.

Primo e secondo motivo: dati personali e buona amministrazione

La ricorrente sosteneva che i coefficienti di ponderazione e il metodo di arrotondamento fossero dati personali e che la Commissione avesse violato il suo diritto di accesso ai dati personali e il diritto a una buona amministrazione.

Il Tribunale respinge tali doglianze perché i coefficienti di ponderazione:

• sono definiti prima della prova;
• sono applicabili a tutti i candidati;
• non riguardano una persona fisica identificata o identificabile;
• non costituiscono quindi dati personali ai sensi dell’articolo 3, paragrafo 1, del regolamento 2018/1725.

Quanto alla buona amministrazione, il Tribunale osserva che la Commissione aveva mostrato apertura e diligenza nel trattare la domanda e che la ricorrente non aveva formulato censure specifiche sull’accesso al fascicolo. Inoltre, la contestazione mirava in realtà a criticare la sufficienza delle spiegazioni sul punteggio finale, profilo estraneo all’oggetto del ricorso.

Terzo motivo: obbligo di motivazione

La ricorrente sosteneva che il diniego fosse insufficientemente motivato, poiché la Commissione non aveva spiegato come l’accesso ai documenti avrebbe concretamente pregiudicato il segreto dei lavori della commissione giudicatrice.

Il Tribunale respinge il motivo: la Commissione aveva indicato in modo chiaro che il diniego si fondava sull’articolo 6 dell’allegato III dello Statuto, spiegando che i coefficienti di ponderazione e il metodo di arrotondamento erano considerati informazioni relative a valutazioni di carattere personale o comparativo. La motivazione è ritenuta sufficiente ai sensi dell’articolo 296 TFUE.

Quarto motivo: segretezza dei lavori della commissione giudicatrice e accesso parziale

Su questo punto il Tribunale accoglie il ricorso. Richiamando la giurisprudenza sull’accesso ai documenti e sulla segretezza delle commissioni giudicatrici, il Tribunale distingue tra:

• valutazioni di natura personale o comparativa, che restano coperte dal segreto;
• coefficienti di ponderazione, che sono invece soltanto valori matematici che esprimono il peso attribuito alle diverse parti della prova.

Il Tribunale osserva che i coefficienti di ponderazione non sono stati fissati sulla base di una valutazione dei candidati, ma prima dell’inizio della prova orale e in modo uniforme per tutti. Essi non rivelano posizioni dei singoli membri della commissione né giudizi sui candidati, e non possono essere assimilati ai criteri di correzione che, invece, fanno parte delle valutazioni comparative e restano segreti.

Di conseguenza:

• i coefficienti di ponderazione delle due parti della prova orale e delle due sottoparti del colloquio non sono coperti dal segreto dei lavori della commissione giudicatrice;
• le informazioni sui criteri di valutazione utilizzati dalla commissione e sulla ponderazione di tali criteri restano invece riservate.

Poiché il documento contiene sia elementi accessibili sia elementi coperti da segreto, la Commissione avrebbe dovuto concedere un accesso parziale ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 6, del regolamento n. 1049/2001, oscurando solo le parti effettivamente protette.

Dispositivo

Il Tribunale:

• dichiara il non luogo a statuire sulla parte del ricorso relativa al metodo di arrotondamento;
• annulla la decisione del 9 aprile 2020 nella parte in cui nega l’accesso al documento contenente i coefficienti di ponderazione delle parti e sottoparti della prova orale;
• condanna la Commissione alle spese.

Principi pratici per i professionisti

La sentenza è rilevante perché chiarisce che, in materia di concorsi UE, non tutto ciò che incide sul punteggio finale è coperto da segretezza. I coefficienti di ponderazione, se stabiliti ex ante e applicati in modo generale, possono essere comunicati, mentre restano protetti i criteri di correzione e le valutazioni comparative sui candidati. Per i candidati e i loro difensori, la decisione rafforza l’obbligo per l’istituzione di verificare seriamente l’accesso parziale e non limitarsi a un diniego globale.