Circolare numero 178 del 23-6-1995

Introduzione al nuovo modello di comunicazione interna INPS

La circolare affronta il tema dello sviluppo e dell'innovazione della comunicazione interna, considerata una leva strategica per migliorare la qualità dei servizi e rafforzare il rapporto tra Istituto e dipendenti. L'obiettivo è istituzionalizzare momenti di incontro e scambio di esperienze tra dirigenza e funzionari responsabili dei processi di lavoro, così da accrescere la diffusione delle conoscenze e il coinvolgimento del personale nella vita dell'Ente.

Esigenze alla base della revisione

La revisione della funzione comunicazione nasce dalla necessità di adeguarsi ai cambiamenti organizzativi interni e alla rapidità delle trasformazioni del contesto esterno. L'Istituto intende rafforzare la partecipazione del personale, valorizzando l'adesione dei dipendenti alle scelte organizzative e migliorando, in parallelo, la qualità dei servizi offerti.

Comunicazione interna e cultura aziendale

La circolare collega in modo diretto la qualità del servizio erogato all'esterno con la qualità dei servizi rivolti ai dipendenti, considerati "clienti interni". In questa prospettiva, la comunicazione interna assume una funzione essenziale per l'efficace funzionamento dell'organizzazione e per il consolidamento della cultura aziendale e del senso di appartenenza.

Limiti degli strumenti tradizionali e necessità di un sistema strutturato

Fino a questo momento, la comunicazione interna si è basata su strumenti tradizionali come circolari, messaggi e manuali, mentre quella formale è stata affidata a ordini e note di servizio. Tali strumenti vengono descritti come orientati soprattutto all'aspetto tecnico e utilizzati in modo parcellizzato, senza una vera analisi di feed-back. Per questo motivo, la circolare ritiene necessario ricondurre tali mezzi entro un sistema omogeneo e strutturato di comunicazione interna.

Direttrici centrali e periferiche del nuovo modello

Il nuovo modello di comunicazione viene articolato su due livelli.

Livello centrale

Le strutture centrali hanno il compito di coordinare e diffondere informazioni operative e generali. In tale ambito si collocano anche le iniziative già avviate per rendere più comprensibili le circolari e le comunicazioni operative, nonché il ricorso a riunioni di lavoro a distanza tramite videoconferenze, che hanno permesso di colloquiare con segmenti specifici di popolazione.

Livello periferico

Le strutture periferiche devono assicurare la massima diffusione delle informazioni attraverso riunioni periodiche nelle quali vengano socializzati i contenuti acquisiti in seminari, videoconferenze e altre occasioni di confronto. Le strutture operative devono mantenere costante il circuito informativo, con il coinvolgimento della dirigenza e del funzionario responsabile dei processi di lavoro.

Ruolo delle riunioni periodiche e del monitoraggio

La circolare attribuisce rilievo alla programmazione di riunioni periodiche per condividere esperienze e problematiche operative. Viene inoltre richiesto di individuare situazioni da monitorare, al fine di valutare l'efficacia degli interventi proposti e disporre di un riscontro qualitativo e quantitativo della comunicazione.

Introduzione della NEWS LETTER

Per avviare un processo di comunicazione innovativo e più vicino agli interessi dei dipendenti, viene introdotto uno strumento specifico: la NEWS LETTER. La Direzione Centrale Comunicazione e Relazioni Pubbliche realizzerà questo foglio notizie per fornire una comunicazione snella e tempestiva sugli eventi aziendali e sui fatti del personale.

Caratteristiche editoriali e periodicità

La NEWS LETTER dovrà usare un linguaggio semplice e comprensibile, con l'obiettivo di stimolare il massimo coinvolgimento. Sarà composta da due fogli con un'unica veste grafica e avrà una periodicità settimanale o quindicinale, a seconda delle esigenze di divulgazione delle notizie.

Contenuti della NEWS LETTER

Il nuovo strumento sarà incentrato su:

• azioni degli organi centrali;
• relazioni sindacali;
• provvedimenti con effetto immediato sul rapporto dipendenti-amministrazione;
• azioni di formazione;
• iniziative avviate;
• risultati conseguiti nel miglioramento qualitativo dei servizi.

Redazione centrale e locale

La NEWS LETTER sarà redatta sia centralmente sia in sede locale. A livello locale, i responsabili della funzione comunicazione dovranno utilizzarla per informare il personale sugli eventi più significativi e sulle notizie di interesse generale relative all'ambito territoriale.

Modalità di rilascio e distribuzione

In fase di prima attuazione, e in attesa della piena operatività della posta elettronica, il rilascio alle strutture operative avverrà tramite la procedura "testi". Le sedi dovranno provvedere alla duplicazione immediata del foglio notizie secondo un modello standardizzato. La distribuzione avverrà tramite dispenser collocati nei luoghi di passaggio obbligato del personale, come ad esempio orologi e mensa, con modalità definite localmente.