Circolare numero 35 del 9-2-1993

Nuova versione 3.0 del programma "Notule" per la liquidazione delle competenze ai professionisti esterni

La circolare comunica la disponibilità della versione 3.0 della procedura "Notule", destinata agli Uffici legali per la gestione dei pagamenti ai professionisti esterni. La procedura è stata concepita per operare sui PC degli uffici legali, con funzioni di acquisizione, elaborazione, consultazione e controllo dei pagamenti, nonché con un archivio storico utile ai fini statistici e di controllo direzionale.

Finalità e ambito di applicazione

La procedura consente di gestire i pagamenti ai professionisti esterni e i relativi conti scalari dei capitoli di spesa interessati. È stata sviluppata per fornire anche un controllo direzionale completo, a livello centrale e regionale, sugli onorari dei legali delle controparti, collegati o meno ad enti di patronato, e sui consulenti d’ufficio.

Dal corrente esercizio finanziario 1993 tutte le sedi devono utilizzare la procedura "Notule" per disporre i pagamenti ai professionisti esterni. Eventuali pagamenti già disposti in modo non automatizzato nel 1993 dovranno comunque essere successivamente inseriti nel programma dopo l’installazione.

Integrazione con l’Ufficio Ragioneria

I dispositivi di pagamento emessi dalla procedura devono essere inviati all’Ufficio Ragioneria, che provvederà ad acquisirli ed elaborarli con la procedura di liquidazione delle competenze ai liberi professionisti richiamata nella circolare n. 836 RG - n. 1100 E.A.D./150 del 17.7.86. La circolare segnala inoltre che, in tempi successivi, verranno sviluppati programmi di collegamento fra le due procedure.

Novità introdotte dalla versione 3.0

La nuova versione del programma è stata realizzata per migliorare la gestione dei pagamenti e il controllo direzionale. In particolare:

• è stato introdotto il nuovo campo "esito", destinato a contenere l’esito del giudizio;
• è stato implementato il codice "oggetto del contendere";
• sono stati creati due nuovi archivi-tabella, rispettivamente per le sedi INPS e per gli enti di patronato.

Tali elementi sono rilevanti soprattutto per la produzione di statistiche e per la tracciabilità delle pratiche trattate.

Adempimenti per le sedi già operative nel 1992

Le sedi che avevano già utilizzato la procedura nel corso dell’anno 1992 devono effettuare l’aggiornamento della procedura esistente e integrare su ciascuna registrazione riferita al 1992 i codici relativi a "oggetto del contendere" ed "esito".

I codici da utilizzare sono:

• Oggetto del contendere:
  • 1 = recupero contributi;
  • 2 = pensioni di invalidità/inabilità;
  • 3 = altre prestazioni;
  • 4 = varie.
• Esito:
  • 1 = favorevole all’INPS;
  • 2 = sfavorevole;
  • 3 = transazione;
  • 4 = abbandono istituto;
  • 5 = abbandono avversario;
  • 6 = spostamento decorrenza.

Per queste sedi non devono più essere inviati i dati richiesti dalla circolare n. 2789 EPC del 13.12.73 e successive modificazioni.

Adempimenti per le sedi che installano la procedura per la prima volta

Le sedi che non avevano ancora installato "Notule" devono procedere alla prima installazione della procedura e inviare gli elenchi dei compensi corrisposti per l’anno 1992 ai liberi professionisti, secondo lo schema già utilizzato l’anno precedente e richiamato dal messaggio n. 56275 del 14.3.91.

La circolare precisa inoltre che sarà rilasciata in seguito una versione ulteriore, completa delle funzioni di estrazione e trasmissione dei dati al sistema centrale.

Supporto organizzativo e assistenza tecnica

I Direttori regionali, tramite gli avvocati coordinatori regionali, utilizzeranno i referenti regionali per lo sviluppo organizzativo dell’area legale, già individuati con la circolare n. 176 del 9.7.92. Tali referenti devono curare:

• le operazioni di installazione della procedura;
• l’addestramento degli utenti presso i singoli Uffici legali;
• il supporto per le problematiche organizzative derivanti dall’installazione.

Ai referenti regionali è già stato consegnato un dischetto di installazione completo dei programmi e il relativo manuale operativo in formato VS4. Eventuali chiarimenti possono essere richiesti anche al S.I.R. della Direzione regionale Toscana, ai recapiti indicati nella circolare.

Modalità di installazione e aggiornamento

L’allegato A disciplina due ipotesi: aggiornamento di una procedura già esistente e prima installazione.

Per l’aggiornamento della procedura già esistente occorre:

• verificare che la versione residente sul PC sia la 2.6 del 18.08.92 o successiva;
• in caso contrario, installare preliminarmente tale versione;
• disporre dell’elenco dei codici utilizzati per gli enti di patronato, necessario per l’allineamento;
• inserire il dischetto di installazione nel drive A;
• avviare la procedura di installazione;
• selezionare dal menu l’opzione di aggiornamento del programma "Notule".

Dopo i controlli sulla versione esistente, il sistema presenta una schermata con gli enti di patronato contenuti in tabella e i rispettivi codici numerici, chiedendo all’operatore di indicare il codice patronato utilizzato fino a quel momento per ogni registrazione. Per i patronati non precedentemente interessati da operazioni va lasciato "0". Completata la fase di aggiornamento, il programma esegue l’allineamento automatico degli archivi e aggiunge i nuovi file tabella.

Successivamente si passa all’aggiornamento dei dati relativi al 1992, mediante l’opzione "Oggetti ed esiti" del sottomenu "Varie". Il programma propone le funzioni di lista delle registrazioni da integrare e di inserimento codici, sia per l’archivio storico sia per l’archivio corrente. I dati da acquisire devono essere desunti dalla documentazione cartacea in possesso dell’ufficio, come notule pagate, dispositivi di sentenza, UL1 e altri atti analoghi.

Per la prima installazione, le sedi che non hanno mai utilizzato la procedura devono inserire il dischetto di installazione nel drive A, avviare il programma di installazione e selezionare la voce di prima installazione.

Struttura del programma e archivi gestiti

Il manuale operativo allegato descrive i due eseguibili previsti:

• NOTULE.EXE, programma generale di procedura;
• CODFISC.EXE, programma di utilità per il controllo dei codici fiscali.

Gli archivi gestionali comprendono:

• SEDI.DBF: tabella dei capoluoghi di provincia italiani;
• COMUNI.DBF: tabella dei comuni italiani per il controllo dei codici fiscali;
• PATRON.DBF: tabella degli enti di patronato;
• TABGEN.DBF: file mono-record con i dati generali di procedura e i controlli elaborativi;
• ANAGRAF.DBF: archivio anagrafico dei professionisti;
• CORRENTE.DBF: archivio di transito per i pagamenti in corso e non ancora perfezionati;
• STORICO.DBF: archivio storico dei pagamenti definitivi.

Nel medesimo indirizzario di lavoro vengono creati anche i relativi file di indice con estensione NTX.

Inizializzazione della procedura

Alla prima attivazione il programma presenta un pannello di inizializzazione nel quale l’utente deve indicare:

• il nome della Sede, corrispondente al capoluogo di provincia;
• l’anno solare di avvio della gestione, espresso con quattro cifre;
• i saldi certi e definitivi di fine gestione manuale relativi ai capitoli di spesa, distinti fra eventuali residui degli stanziamenti dell’anno precedente e stanziamenti dell’anno in gestione;
• le aliquote per il calcolo di IVA, contributo Cassa Avvocati e Procuratori e ritenuta d’acconto.

La circolare riporta, come valori attualmente previsti, CAP 2%, IVA 19% e ritenuta d’acconto 19%. Superati i controlli e confermati i dati, il programma acquisisce le informazioni, crea i file indice e rende la procedura operativa.

Funzioni di anagrafica professionisti

La sezione anagrafica consente l’acquisizione, la variazione e la cancellazione dei dati dei professionisti esterni, tra cui avvocati, medici e ragionieri.

Per la ricerca e l’inserimento del nominativo sono previste modalità guidate e finestre di aiuto. Per le persone fisiche il cognome precede il nome separato da una barra "/"; eventuale cognome acquisito va aggiunto dopo il nome con asterisco "*". Il sistema consente anche di attivare o disattivare il controllo di completezza dei dati anagrafici, ad esempio per data e luogo di nascita, indirizzo e altri elementi essenziali, raccomandando tuttavia di mantenerlo normalmente attivo.

I dati gestiti comprendono, tra gli altri:

• tipo soggetto, persona fisica o studio professionale;
• categoria professionale;
• numero individuale attribuito dall’Ufficio Ragioneria;
• codice patronato abituale;
• nome, sesso, data e luogo di nascita, provincia, indirizzo, CAP e luogo di residenza;
• codice fiscale o, in alternativa, partita IVA;
• forma di pagamento richiesta.

La cancellazione del record anagrafico è possibile solo se non esistono movimenti nei file gestionali corrente o storico.

Acquisizione dei pagamenti

La funzione di acquisizione pagamenti serve a predisporre il pagamento delle notule presentate dai professionisti. Una volta individuato il soggetto destinatario, il programma richiede i dati della pratica e della liquidazione.

Tra i campi richiesti figurano:

• numero pratica, con formato specifico indicato dal manuale;
• oggetto del contendere;
• grado giudiziario;
• esito del giudizio;
• capitolo di spesa;
• conto di partitario;
• anno di competenza;
• dati della parte beneficiaria, distinguendo tra ipotesi di distrazione o meno.

La circolare disciplina anche l’inserimento dei dati anagrafici della parte, con obbligatorietà o facoltatività diverse a seconda che si tratti di persona fisica, studio professionale o parte distrattaria. Il programma calcola automaticamente il compenso, le spese documentate e non documentate, la Cassa Avvocati e Procuratori, l’IVA, il lordo, la ritenuta d’acconto e l’importo pagato. È ammesso anche un aggiustamento manuale degli importi, per consentire all’operatore di adattare i calcoli a situazioni specifiche della sede.

Lista di controllo, variazioni e saldi capitoli

È prevista una lista di controllo dei pagamenti acquisiti e da disporre, utile per eventuali verifiche e correzioni. La funzione di consultazione e variazione consente di richiamare i pagamenti già inseriti per un determinato professionista e modificarli o cancellarli, con le stesse regole usate in acquisizione.

La consultazione dei saldi capitoli mostra la situazione delle dotazioni di spesa, con stanziamenti e residui iniziali, importi utilizzati, importi impegnati e saldi finali. Il quadro dei capitoli è visualizzato anche automaticamente all’apertura del programma.

Emissione, stampa e rettifica dei dispositivi di pagamento

L’emissione dei dispositivi di pagamento richiede conferma operativa e l’indicazione della data da stampare sui dispositivi, che non può essere anteriore a quella di sistema. È inoltre possibile selezionare il tipo di resa grafica e l’interlinea. Il programma non stampa direttamente in questa fase, ma crea un file di testo che potrà essere stampato o ristampato successivamente senza modificare gli archivi.

Per ciascun professionista, viene emesso un unico dispositivo per i pagamenti per i quali opera come distrattario e un dispositivo separato per ciascun pagamento intestato direttamente alla parte.

La stampa dei dispositivi consente sia l’output su carta sia, se necessario, la cancellazione del file di testo. La rettifica dei pagamenti emessi è prevista quando il dispositivo ritorna dall’Ufficio Ragioneria con importi diversi da quelli inizialmente indicati; in tal caso il programma consente di riallineare gli importi prima dell’inserimento dell’IP6/bis.

Inserimento dati IP6/bis e travaso nello storico

La funzione di inserimento IP6/bis serve a definire i pagamenti effettivamente disposti e pagati dall’Ufficio Ragioneria, acquisendo sul record il numero e la data dell’IP6/bis e l’importo corretto. Successivamente le registrazioni vengono trasferite da CORRENTE.DBF a STORICO.DBF.

Il sistema consente quattro modalità di selezione dei pagamenti da definire:

• tutti i dispositivi in attesa;
• un dispositivo specifico;
• una serie consecutiva di dispositivi;
• selezione manuale dei singoli pagamenti anche tra dispositivi diversi.

Nei primi tre casi il programma verifica automaticamente la quadratura tra importi disposti e importo pagato; se il controllo fallisce, occorre intervenire con la rettifica degli importi. Nel quarto caso l’operatore seleziona manualmente i record da definire. Una volta confermata la selezione e verificata la corrispondenza degli importi, il programma aggiorna i record, trasferisce i dati allo storico, aggiorna i saldi capitoli e svuota l’archivio corrente.

Consultazione dello storico e movimento dei capitoli

La consultazione dei pagamenti eseguiti consente di richiamare lo storico per professionista e per pratica, con lista cronologica dei pagamenti e visualizzazione dettagliata di ogni liquidazione. Se per la stessa pratica esistono più liquidazioni, il programma le mostra in sequenza con un prospetto riepilogativo finale.

È prevista anche la possibilità di stornare un pagamento eventualmente annullato dopo l’emissione dell’IP6/bis e successivamente reincassato perché non dovuto. In tal caso, se il pagamento grava su stanziamenti ancora in gestione, questi vengono reintegrati.

La consultazione e la stampa dei movimenti di capitolo consentono di visualizzare il conto scalare dal saldo iniziale fino ai movimenti e ai saldi finali.

Statistiche e estrazione dati

La sezione statistiche consente di produrre elaborazioni per:

• pagamenti ad avvocati distrattari e altri professionisti;
• pagamenti ad avvocati non distrattari;
• prospetti riepilogativi per categoria, patronato e oggetto;
• totalizzazione pratiche per patronato e/o professionista.

In tutti i casi viene richiesto l’anno da esaminare. Nella quarta opzione è possibile restringere la selezione con patronato, professionista e, facoltativamente, oggetto, utilizzando gli aiuti a video. L’opzione di estrazione dell’archivio storico per il sistema centrale è indicata come in fase di realizzazione e quindi non ancora attiva.

Stampe disponibili

La procedura offre la stampa dell’elenco dei professionisti presenti in anagrafica e la stampa dell’elenco dei comuni presenti in archivio, quest’ultima utile soprattutto per individuare la corretta denominazione di un comune quando il programma non accetta la forma immessa.

Funzioni varie: IP6/bis esterni, stanziamenti, chiusura e manutenzione archivi

Tra le funzioni varie sono previste:

• l’inserimento di IP6/bis esterni per aggiornare i saldi dei capitoli in seguito a pagamenti effettuati da altri uffici o per causali diverse;
• l’aggiornamento degli stanziamenti, con possibilità di incremento, decremento o storno del residuo dell’anno precedente;
• la chiusura dell’esercizio e il passaggio al nuovo anno finanziario, operazione consentita solo dal primo giorno dell’anno successivo e subordinata alla registrazione di tutti gli IP6/bis dell’anno in chiusura;
• il riassetto degli archivi, che verifica l’integrità dello storico, ricalcola i movimenti e ricrea gli indici;
• la variazione delle percentuali di calcolo per Cassa Avvocati e Procuratori, IVA e ritenuta d’acconto;
• la selezione del tipo di monitor e dei colori;
• l’inserimento dei codici "oggetto" ed "esito" per le registrazioni pregresse;
• la gestione della password di accesso, con attivazione, variazione e disattivazione.

In particolare, la funzione "Oggetti ed esiti" è necessaria per integrare i dati pregressi del 1992, sia in archivio storico sia, se necessario, in archivio corrente, al fine di rendere possibili le statistiche centrali.

Password di accesso

La procedura consente di attivare una password di accesso lunga fino a 20 caratteri alfanumerici. La password viene richiesta a ogni ingresso nel programma; in caso di errori ripetuti, la procedura termina. Sono previste anche le funzioni di variazione e disattivazione, entrambe subordinate alla corretta immissione della password corrente.

Programma ausiliario "CODFISC.EXE"

Il programma "CODFISC.EXE" può essere utilizzato anche fuori dalla procedura "Notule" per costruire un codice fiscale a partire dai dati anagrafici di una persona fisica. Il codice prodotto è solo presuntivo e può differire da quello effettivo per errori anagrafici o casi di omonimia.

Raccomandazioni finali

La circolare chiude richiamando la necessità di eseguire periodicamente il salvataggio dei dati tramite backup DOS. Gli allegati del manuale operativo non sono riportati nel testo per problemi tecnici e si rinvia al supporto cartaceo.