Risoluzione n. 52 del 17/06/2010

Conservazione elettronica dei titoli di acquisto di beni agevolati

La risoluzione esamina la possibilità di utilizzare, nell’ambito della conservazione sostitutiva, un sistema di "timbro virtuale" per le fatture passive e gli altri titoli di spesa relativi a beni agevolati. Il tema nasce dall’esigenza di conciliare l’obbligo di annullamento/timbratura delle fatture con la loro dematerializzazione e successiva distruzione del cartaceo.

Quesito posto dal contribuente

ALFA S.r.l., che gestisce per il Gruppo BETA il processo di conservazione sostitutiva dei documenti contabili e fiscali, chiede se sia possibile sostituire il timbro fisico di annullamento con un documento informatico collegato alla fattura dematerializzata. Il problema riguarda spese agevolate che danno diritto a crediti d’imposta, contributi o finanziamenti nazionali ed europei, per le quali la normativa o la prassi richiede l’apposizione su ciascun titolo di spesa di una dicitura attestante il beneficio fruito e il relativo riferimento normativo.

Soluzione prospettata dall’istante

La società propone di:

• acquisire l’immagine della fattura o del titolo di spesa;
• apporre firma digitale e marca temporale ai fini della conservazione sostitutiva;
• distruggere il cartaceo dopo la dematerializzazione;
• generare un timbro informatico equivalente a quello cartaceo, contenente le medesime informazioni di annullamento;
• associare in modo inscindibile timbro e fattura tramite un numero progressivo di protocollo;
• raccogliere i protocolli in un registro annuale da conservare a sua volta in forma sostitutiva.

La procedura sarebbe utilizzata anche per bandi e finanziamenti europei, nazionali e regionali.

Quadro normativo richiamato

L’Agenzia richiama le agevolazioni introdotte:

• dall’articolo 8 della legge 23 dicembre 2000, n. 388;
• dall’articolo 1, commi da 271 a 279, della legge 27 dicembre 2006, n. 296.

Vengono inoltre richiamate le circolari:

• n. 41/E del 18 aprile 2001;
• n. 38/E dell’11 aprile 2008;
• n. 45/E del 19 ottobre 2005, per analogia con l’integrazione delle fatture di acquisto intracomunitarie.

Funzione del timbro e finalità del controllo

L’Agenzia precisa che la timbratura sulla fattura passiva serve a indicare la spesa agevolata e la normativa di riferimento, così da consentire l’accesso al credito d’imposta e garantire il controllo sul corretto utilizzo del beneficio, in particolare rispetto al divieto di cumulo previsto:

• dall’articolo 8, comma 1, della legge n. 388 del 2000;
• dall’articolo 1, comma 272, della legge n. 296 del 2006.

La timbratura è quindi considerata un elemento necessario del documento ai soli fini dell’attribuzione dell’agevolazione.

Conservazione sostitutiva dei documenti analogici

Con riferimento all’articolo 4 del D.M. 23 gennaio 2004, viene ricordato che i documenti analogici devono essere acquisiti in immagine in modo fedele e veritiero e conservati fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva, che si perfeziona con:

• apposizione della marca temporale;
• apposizione della firma elettronica qualificata da parte del responsabile della conservazione.

L’Agenzia afferma che è possibile conservare in modalità sostitutiva i titoli di spesa solo dopo che ciascuno sia stato completato con le necessarie timbrature in forma analogica.

Ammissibilità del timbro informatico

In alternativa, la risoluzione ritiene ammissibile la procedura proposta, a condizione che:

• sia garantita l’immodificabilità del documento originario conservato e dei documenti informatici di timbratura collegati;
• sia assicurata l’univoca correlazione tra i dati del documento di spesa e quelli contenuti nel timbro;
• il documento di timbratura sia collegato alla fattura già conservata mediante riferimento temporale e firma elettronica qualificata;
• il documento di timbratura sia conservato ai sensi dell’articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004.

Registro dei protocolli e controllabilità

La procedura descritta prevede l’assegnazione di un numero progressivo di protocollo ad ogni timbratura e la formazione di un registro dei protocolli da conservare in modalità sostitutiva. L’Agenzia sottolinea che, ai fini dei controlli, deve essere sempre possibile individuare agevolmente:

• quali fatture o documenti di spesa siano stati oggetto di timbratura;
• quali timbri siano collegati a ciascun documento.

La consultazione del registro di protocollo deve quindi consentire la ricostruzione completa del collegamento tra fattura e timbri.

Copie cartacee dei documenti informatici

Viene infine richiamato l’articolo 23, comma 2-bis, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82: le copie cartacee di documenti informatici sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali solo se il pubblico ufficiale attesta la conformità agli originali in tutte le componenti. Nel caso esaminato, ciò vale sia per la fattura dematerializzata sia per il documento informatico di timbratura ad essa associato.

Conclusione operativa

La risoluzione conclude che la soluzione del timbro virtuale è utilizzabile, ma solo se il sistema garantisce:

• integrità e immodificabilità dei documenti;
• collegamento certo tra fattura e timbro;
• tracciabilità tramite protocollo e registro;
• corretta conservazione sostitutiva di tutti i documenti coinvolti.

Le Direzioni regionali e provinciali sono incaricate di vigilare sull’applicazione delle istruzioni fornite.