Circolare numero 110 del 23-5-1996

Sportello utenti automatizzati e gestione delle denunce DM10/O1-M

La circolare integra e sviluppa le indicazioni già fornite con la precedente n. 11 del 15 gennaio 1996 in materia di scambio automatizzato delle informazioni contributive, con particolare riferimento alle denunce DM10 e O1/M. L'obiettivo è definire un assetto organizzativo stabile per la gestione dei rapporti con gli utenti automatizzati, dall'autorizzazione alla presentazione delle denunce fino alla ricezione, al controllo, all'archiviazione e al trasferimento dei dati sui sistemi dell'Istituto.

Costituzione dello "Sportello utenti automatizzati"

Il precedente "punto cliente" assume la denominazione di "Sportello utenti automatizzati". Esso opera nell'area della riscossione dei contributi e deve costituire il punto unico di contatto tra il cliente esterno, inteso come contribuente o assicurato fornitore dei dati, e il cliente interno, cioè il fruitore e gestore dei dati nelle strutture dell'Istituto.

Lo sportello deve essere organizzato per assolvere in autonomia funzioni integrate relative a:

• ricezione dei dati automatizzati O1/M e DM10;
• gestione delle denunce dei lavoratori para-subordinati;
• acquisizione dei modelli ACC1 del settore agricolo;
• trattamento di ulteriori informazioni richieste in forma automatizzata.

Deve inoltre gestire l'archivio anagrafico dei "fornitori di dati" e garantire la qualità delle informazioni prima del loro ingresso nelle procedure di elaborazione e gestione.

Personale addetto e requisiti organizzativi

Il personale addetto deve operare secondo modalità analoghe a quelle previste per l'isola di produzione e raggiungere un livello di conoscenza tecnico-amministrativa tale da consentire il governo complessivo del processo in tempi ragionevoli. La circolare sottolinea la necessità di un nucleo di lavoro motivato e capace di affrontare direttamente i problemi più elementari connessi all'uso delle procedure distribuite dall'Istituto.

In fase di avvio, gli addetti possono essere supportati da un operatore del CED di Sede con competenze sul PC e sulle procedure dei sistemi dipartimentali. Il personale che ha già maturato esperienza nell'operazione O1/M su supporto magnetico viene indicato come elemento di traino, da integrare con professionalità specifiche per la gestione del DM10.

Risorse informatiche e dotazioni della postazione

La postazione di lavoro è tradizionalmente individuata nell'apparecchiatura DITALL 2300, capace di trattare supporti magnetici prodotti da sistemi operativi diversi. Considerato però che non tutte le realtà ne sono dotate e che la maggior parte dei supporti è ormai su dischetti magnetici, la postazione può essere equipaggiata con Personal Computer collegati all'AS/400, in aggiunta o in alternativa alla DITALL.

La circolare anticipa anche la futura dotazione di strumenti per collegamenti telematici, in corso di predisposizione e sperimentazione. L'allegato 7 fornisce le istruzioni operative per l'utilizzo delle procedure sulle apparecchiature citate e sul sistema AS/400.

Funzioni dello sportello

Le funzioni dello sportello coprono l'intero ciclo di lavorazione delle denunce automatizzate, dalla distribuzione del software alla gestione delle autorizzazioni, fino all'emissione dei modelli DM10/AUT. In particolare lo sportello deve occuparsi di:

• promozione, distribuzione e assistenza all'uso del software di controllo;
• gestione dell'anagrafe clienti automatizzati;
• ricezione, elaborazione di controllo, rilascio ricevute e archiviazione dei supporti;
• gestione dei dati sul sistema AS/400;
• emissione dei modelli DM10/2-AUT.

Promozione e assistenza del software di controllo

Lo sportello deve distribuire d'ufficio gli aggiornamenti software agli utenti già noti e cogliere ogni occasione di contatto con aziende, consulenti e associazioni per comunicare la disponibilità gratuita del software di controllo predisposto dall'Istituto. Viene richiamata, in particolare, l'occasione della prossima scadenza di presentazione dei modelli O1/M.

Deve inoltre informare consulenti e associazioni che amministrano numerose aziende della possibilità di ricevere supporti con le caratteristiche contributive delle aziende gestite, così da agevolare l'allineamento dei rispettivi archivi con quelli della Sede e facilitare la produzione dei supporti delle denunce.

La postazione deve fornire assistenza sia per i problemi operativi di installazione e uso delle procedure sia per i problemi normativi connessi agli aggiornamenti del software. I SIR della Sede regionale competente svolgono funzione di consulenza interna verso lo sportello, ricorrendo a loro volta al gruppo di progetto che ha realizzato il software per i casi più complessi.

Gestione dell'anagrafe clienti automatizzati

La richiesta di autorizzazione alla presentazione delle denunce con sistemi automatizzati resta necessaria anche per finalità di corretta gestione dei rapporti connessi allo sviluppo delle applicazioni informatiche. La richiesta deve essere rinnovata da tutte le aziende nella nuova versione prevista nell'allegato 1.

In occasione dell'accesso in Sede di incaricati alla presentazione dei supporti, deve essere consegnato il nuovo modulo con invito alla restituzione tempestiva. Un congruo numero di moduli, riprodotti dalle SAP secondo il fabbisogno, va consegnato anche alle associazioni datoriali e ai consulenti.

Poiché alcune aziende possono effettuare gli adempimenti contributivi tramite banca senza aver mai richiesto l'autorizzazione, la procedura di elaborazione DM10 evidenzierà in lista le aziende che non hanno memorizzato il codice di autorizzazione "1Y". In tali casi, la SAP deve invitare tempestivamente l'azienda a richiedere o rinnovare l'autorizzazione e a restituire le dichiarazioni di responsabilità sottoscritte.

Per le aziende che non rinnovano l'autorizzazione, il codice "1Y" deve essere cancellato dalle caratteristiche contributive. Le SAP devono inoltre produrre la lista delle aziende da sollecitare o da invitare al rinnovo.

Le richieste di autorizzazione all'uso della striscia continua vanno gestite dallo sportello perché la concessione presuppone un'istruttoria che accerti l'impossibilità di produrre supporti magnetici. Lo sportello deve tenere aggiornato l'archivio degli utilizzatori dei sistemi automatizzati e di chi richiede la striscia continua.

Gestione dei supporti: ricezione, controllo, ricevute e archiviazione

La ricezione dei supporti richiede un'organizzazione interna rigorosa, tale da evitare ritardi o imprecisioni che possano generare insoddisfazione negli utenti.

I supporti possono contenere DM10/2, DM10/3 e DM10/S di competenza di altre SAP; la procedura provvede allo smistamento verso i rispettivi sistemi AS/400 per DM10/2 e DM10/3, rinviando a successive comunicazioni le modifiche procedurali per i DM10/S.

Ricezione dei supporti

Al momento della presentazione, chi consegna il supporto deve ricevere:

• la ricevuta emessa dalla procedura di controllo delle denunce;
• un'attestazione di avvenuta presentazione del supporto.

Il supporto deve riportare un'etichetta con l'identificazione del presentatore, cioè azienda, consulente o associazione. La SAP deve inoltre poter archiviare e reperire con facilità il supporto.

L'attestazione di presentazione può essere rappresentata dalla copia della lettera di accompagnamento con timbro datario e firma dell'addetto alla ricezione. L'etichetta apposta sul supporto deve riportare almeno:

• PROCEDURA DM10;
• denominazione azienda/consulente/associazione;
• numero telefonico;
• numero di fax;
• data di produzione.

Per collegare il supporto alle due copie della lettera di accompagnamento, le SAP devono usare etichette adesive prenumerate di tre in tre con un progressivo composto da codice sede su quattro caratteri, ultime due cifre dell'anno e progressivo di quattro caratteri. Le etichette vanno apposte sul supporto ritirato, sul documento di accompagnamento conservato dalla SAP e sulla copia restituita come ricevuta.

Elaborazione di controllo

L'elaborazione di controllo, secondo il manuale operativo, produce le liste dettagliate del contenuto del supporto, che costituiscono la ricevuta dettagliata comprensiva dell'esito della verifica formale. Le informazioni vengono organizzate per l'inoltro agli archivi di gestione dell'AS/400 e salvate anche in forma compattata.

I supporti illeggibili e le denunce scartate dalle fasi di controllo sono considerate non presentate:

• i supporti illeggibili devono essere restituiti con le lettere di accompagnamento;
• le denunce scartate devono essere ripresentate o presentate su modulo cartaceo.

Rilascio delle ricevute e archiviazione

Terminata l'elaborazione e stampati i documenti, devono essere consegnati la copia della lettera di accompagnamento e la ricevuta del contenuto del supporto con l'esito del controllo formale.

Oltre all'archiviazione fisica dei supporti, deve essere aggiornato l'archivio su AS/400 che funge da registro automatizzato dei supporti presentati per singolo utente. In tale archivio va acquisito l'anno e il numero progressivo indicati sull'etichetta del supporto e della lettera di accompagnamento.

I supporti elaborati con esito positivo vanno conservati in ordine numerico, mentre le copie delle lettere di accompagnamento vanno conservate per giornata di presentazione.

Gestione delle denunce tramite istituti di credito

Le denunce DM10 possono essere presentate su supporto magnetico o trasmesse telematicamente tramite gli istituti di credito. Le istruzioni tecnico-operative per la trattazione delle informazioni, il rilascio delle ricevute e la trasmissione dei dati all'Istituto erano già state fornite agli istituti con il manuale TEF e con successivi aggiornamenti; la presente circolare introduce ulteriori modifiche semplificative richiamate nell'allegato 6.

Le SAP ricevono i flussi informativi delle denunce tramite la procedura TEF e trasferiscono i dati alle procedure di gestione del DM secondo il manuale operativo allegato.

Gestione dei dati su AS/400 e obbligo di attivazione della procedura DM10 SM

Il successo del processo DM10 automatizzato dipende dalla rapidità di elaborazione delle informazioni provenienti da:

• supporto elaborato su stazione PC/DITALL 2300/AS400;
• flussi telematici TEF;
• trasmissioni da altra Sede.

Le Sedi devono quindi attivare sistematicamente la procedura DM10 SM anche in assenza di supporti magnetici presentati direttamente, poiché le denunce possono pervenire da altre Sedi o tramite banca. Le elaborazioni su AS/400 si concludono con l'aggiornamento degli archivi di produzione della procedura DM e con la rilevazione degli insoluti.

Lo sportello utenti automatizzati DMA60 è incaricato delle fasi che erano svolte dall'utente DMA165-167 del "Coordinamento e controllo direzionale".

Emissione dei modelli DM10/AUT

È in test una procedura automatizzata per la preparazione del modello DM10/AUT da inviare alle aziende su foglio A4 tramite POSTEL e, in prospettiva, via fax. Nelle more del rilascio, le SAP continuano a spedire i DM10/AUT con posta semplice.

Con associazioni di categoria e consulenti possono essere concordate modalità di consegna diretta presso lo sportello utenti automatizzati.

DM10 insoluti: disciplina e revoca dell'autorizzazione

La circolare affronta il problema dei DM10 totalmente o parzialmente insoluti, che la precedente disciplina prevedeva di escludere dai flussi automatizzati. Poiché consulenti e associazioni presentano spesso le denunce senza conoscere l'esito del pagamento effettuato direttamente dalle aziende, viene consentita la presentazione automatizzata di tutti i DM10 a condizione che, in caso di insoluto totale o parziale, l'azienda presenti entro la fine del mese di scadenza il corrispondente modello cartaceo debitamente sottoscritto e indicante che si tratta di una denuncia già presentata con sistema automatizzato.

La richiesta di autorizzazione include una dichiarazione di responsabilità con cui l'azienda si impegna a effettuare tale adempimento, in attesa dell'introduzione della firma elettronica, per la quale sono in corso approfondimenti normativi e tecnici. Se l'azienda non presenta il cartaceo corrispondente, il dirigente responsabile dell'area R.C. revoca l'autorizzazione all'uso dei sistemi automatizzati per i modelli DM10.

Ai fini del recupero, la SAP deve produrre la stampa del DM10/2 o DM10/S insoluto con i dati richiesti dall'art. 3, comma 2, del decreto legislativo n. 39 del 12 febbraio 1993 e con l'indicazione della data di presentazione su supporto magnetico. Se il cartaceo differisce dal contenuto del flusso automatizzato, prevale la data di presentazione del modello cartaceo.

La procedura evidenzia inoltre i DM10/2 attivi non abbinati con i relativi DM10/1, potenzialmente insoluti; l'operatore deve inserire i dati nell'evidenza insoluti della procedura di recupero crediti DM.

Allegati 1-5: modulistica e comunicazioni

La circolare allega nuove bozze di modulistica per disciplinare le autorizzazioni e i rapporti con le aziende:

• Allegato 1: Mod. DM-SA1, richiesta di autorizzazione per la presentazione delle denunce con sistemi automatizzati, con mandato al professionista, impegni di comunicazione di rinuncia o revoca e dichiarazione sulla corrispondenza dei dati e sull'obbligo di presentare il cartaceo in caso di insoluto;
• Allegato 2: Mod. DM-SC1, richiesta di autorizzazione all'uso di moduli a striscia continua, con analoga struttura dichiarativa;
• Allegato 3: Mod. DM-SA2, provvedimento di autorizzazione per DM10 e O1/M con sistemi automatizzati;
• Allegato 4: Mod. DM-SC2, provvedimento di autorizzazione per la presentazione con moduli a striscia continua, con validità temporanea;
• Allegato 5: fac-simile di lettera alle aziende per il rinnovo dell'autorizzazione e l'aggiornamento dell'archivio utenti automatizzati.

Allegato 6: istruzioni tecnico-operative per gli istituti di credito

L'allegato 6 disciplina in modo analitico i rapporti tra istituti di credito e INPS per la gestione automatizzata delle denunce DM10/2, DM10/3 e DM10/S.

Formati e tracciati

Le aziende, i consulenti e le associazioni possono utilizzare dischetti prodotti dal software INPS o altri supporti concordati con la banca. I supporti generati su PC con software INPS contengono file sequenziali denominati "DM10M.AUT" e prevedono sei tipi di record:

• tipo 1: dati del consulente/associazione e dati di pagamento;
• tipo 5: dati aggiuntivi del consulente;
• tipo 2: dati aziendali;
• tipo 6: dati aggiuntivi aziendali;
• tipo 8: dati DM10/S;
• tipo 3: dati di riga del DM10/2 e DM10/3.

Tutti i record hanno lunghezza fissa di 120 caratteri; i campi numerici sono allineati a destra con zeri e quelli alfabetici a sinistra con spazi. Gli importi devono normalmente essere registrati senza i tre zeri prestampati, salvo i campi espressamente esclusi, per i quali l'importo è riportato per il suo valore effettivo comprensivo degli zeri finali.

Sono dettagliate anche la sequenza dei record, la costruzione dei record di tipo 3 per i diversi quadri e le specifiche particolari per i DM10/3 nei mesi di marzo e settembre.

Operazioni a carico della banca

La banca deve effettuare il controllo formale dei dati essenziali per l'identificazione delle denunce, verificando matricola azienda, periodo di competenza, importo dichiarato e importo pagato, oltre alla sede zonale. Deve poi impostare gli esiti di controllo e il tipo di denuncia sui record di tipo 2 e 8, escludendo i record 5 e 6 dalla trasmissione all'INPS.

La banca deve inoltre predisporre la ricevuta automatizzata prevista dalla circolare INPS n. 87 del 29 marzo 1995, una lista riepilogativa dell'elaborazione e la ricevuta di presentazione delle denunce. Il flusso di rendicontazione TEF prevede un record 52TP (0100), un record CAUSALE (0200) e i record di dettaglio 0341 e 0342, con controlli puntuali sull'ABI, sulla quietanza, sulla contabilità speciale, sulle date, sugli importi e sulla SAP di riversamento.

Allegato 7: manuale operativo per la gestione delle denunce automatizzate

L'allegato 7 costituisce il manuale operativo per la gestione delle denunce contributive presentate con sistemi automatizzati, e si articola sulle apparecchiature DITALL 2300, PC collegato ad AS/400 e AS/400.

DITALL 2300 e trascodifica

La stazione DITALL 2300 comprende un PC IBM compatibile MS-DOS, scheda di collegamento 5250, due stampanti, unità nastro e dispositivo SHAFSTALL per floppy di diversi formati. Il menu DM10-SM offre le funzioni di trascodifica dei supporti, elaborazione, trasmissione su AS/400, operazioni con AS/400 e utility.

La trascodifica converte file prodotti con sistemi diversi dal DOS in file DOS compatibili e genera il file "DM10.AUT".

PC collegato ad AS/400

Per le Sedi prive di DITALL 2300 è prevista una procedura di controllo installabile su PC collegato ad AS/400, purché dotato di scheda di emulazione 5250, software PC-SUPPORT e stampante. Su queste macchine non è disponibile la trascodifica nativa; sono quindi elaborabili solo flussi MS-DOS.

Elaborazione, controlli ed errori

La fase di elaborazione effettua il controllo formale dei dati DM10/2, con possibilità di esecuzione in modalità di prova o con acquisizione. Le denunce scartate per errori di matricola, periodo o saldo non vengono acquisite. La procedura produce un consuntivo di elaborazione e una lista articolata di codici errore, distinguendo errori bloccanti e non bloccanti.

Sono previste anche la stampa delle ricevute di presentazione, delle cedole DM10/1-UN e DM10/S-UN, nonché la possibilità di consultare o cancellare i file prodotti.

Trasmissione su AS/400 e gestione delle denunce

La funzione di trasmissione DM10 su AS/400 utilizza il profilo utente TRASFDM. Se l'archivio di scambio è vuoto la trasmissione procede; in caso contrario l'operatore deve completare prima la fase sul sistema AS/400. Eventuali interruzioni impongono la ripetizione integrale della trasmissione.

La gestione delle denunce comprende il trasferimento su archivio di appoggio, la consultazione archivi, la gestione stampe, il trasferimento su archivi di produzione, l'evidenza dei DM10/2 non abbinati al DM10/1, la gestione dei "Fuori Sede" e la trasmissione DM10/3 al Centro elettronico nazionale.

Per i "Fuori Sede" la procedura evidenzia le denunce da trasmettere, quelle ricevute e consente il trasferimento alle Sedi competenti, producendo i file di spool con l'elenco delle denunce trasmesse e di quelle non trasmesse con relativo codice esito. La funzione deve essere attivata con periodicità almeno settimanale.

I DM10/3 presenti nei mesi di marzo e settembre seguono i DM10/2 e sono successivamente trasmessi al Centro elettronico nazionale tramite la specifica funzione del menu generale.

Quadro complessivo delle procedure e delle specifiche tecniche

La circolare si chiude con un ampio apparato tecnico che elenca i sistemi operativi e i formati FMS gestibili nella procedura su DITALL 2300, con tabelle di codici di dischi e configurazioni di supporto. Tali allegati hanno funzione esclusivamente operativa e mirano a garantire la compatibilità tra i diversi supporti magnetici e le procedure dell'Istituto.

Nel complesso, il provvedimento costruisce un modello organizzativo e informatico unico per la gestione automatizzata delle denunce contributive, con forte centralizzazione nello sportello utenti automatizzati, rigorosi controlli di coerenza, formalizzazione delle autorizzazioni e completa tracciabilità delle fasi di ricezione, elaborazione, archiviazione e trasmissione dei dati.