Circolare numero 19 del 27-1-1992

Nuove disposizioni sui fondi a disposizione INPS ex art. 29 del Regolamento di contabilit�e0

La circolare illustra l'applicazione dell'art. 29 del nuovo Regolamento di contabilit�e0 e per l'esecuzione delle opere, forniture e servizi dell'INPS, approvato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione n. 19 del 25 maggio 1990. L'intervento disciplina in modo pi�f9 snello i fondi a disposizione, individuando tre diverse tipologie di fondo e attribuendo alla Direzione generale il potere di regolare costituzione, misura, utilizzo, reintegro e controllo.

Tipologie di fondi previste dal Regolamento

Il nuovo art. 29 prevede:

• un fondo a disposizione per particolari esigenze di funzionamento, anche frazionabile, presso le singole unit�e0 funzionali centrali e periferiche, fino a L. 20.000.000;
• un fondo presso l'unit�e0 funzionale centrale competente, pari a L. 20.000.000, per l'effettuazione di pagamenti urgenti conseguenti a notifica di atti di precetto;
• un fondo presso l'unit�e0 funzionale centrale competente, di L. 60.000.000, da utilizzare esclusivamente con le modalit�e0 dell'apertura di credito semplice per la corresponsione di acconti di spese di viaggio e di indennit�e0 di missione al personale dipendente e ai componenti degli organi collegiali.

Competenza della Direzione generale

La circolare evidenzia che, a differenza del precedente regime, i provvedimenti concernenti:

• la costituzione dei fondi;
• la determinazione della loro entit�e0;
• il limite massimo per ogni singola spesa;
• la disciplina delle spese effettuabili;
• le operazioni di reintegro;
• le verifiche sul corretto utilizzo sono rimessi direttamente alla Direzione generale. La stessa competenza viene richiamata anche per i fondi di cui alle lettere b) e c).

Regole applicative per i fondi delle unit�e0 funzionali periferiche

Per i fondi sub a) costituibili presso le unit�e0 funzionali periferiche vengono diramate norme applicative immediate, valide dalla data di ricezione della circolare. Tali fondi devono essere, di regola, frazionati in rapporto alle principali spese ricorrenti e destinati a spese che, per natura o urgenza, non sono eseguibili con le procedure ordinarie per forniture, opere e servizi.

Le spese indicate come tipiche sono:

• piccole spese di economato per acquisti urgenti di cancelleria, materiali, timbri e simili;
• rimborsi per mezzi di trasporto urbano;
• acquisto di libri;
• acquisto occasionale di periodici;
• piccole riparazioni e manutenzioni;
• interventi straordinari e urgenti;
• spese connesse all'autoparco, quali olio motore, ricarica dei condizionatori, rimessaggio e anticipazioni per multe;
• spese postali;
• spese legali;
• spese di viaggio e diarie per assicurati chiamati a visita medica.

Le sedi periferiche devono inoltre costituire un fondo per le piccole spese di cui alle lettere a), b) e d) per ciascun C.O. operante nel territorio di competenza.

Costituzione dei fondi, importi e limiti operativi

I dirigenti delle singole unit�e0 funzionali sono delegati ad adottare i provvedimenti concreti di costituzione dei fondi e a stabilirne l'entit�e0 complessiva e la suddivisione in frazioni. L'importo del fondo deve essere rapportato alle effettive esigenze operative e alle occorrenze medie mensili, sulla base di esigenze concrete accertate.

La circolare indica, in via generale e fermo il limite massimo insuperabile di L. 20.000.000 previsto dal Regolamento:

• per le SAP provinciali, un limite che non deve superare L. 10.000.000;
• per le SAP sub provinciali, un limite di L. 5.000.000.

Quanto al singolo pagamento, ciascuna spesa non dovrebbe eccedere il 5% dell'importo complessivo del fondo. Per i fondi inferiori a L. 3.000.000, la singola spesa pu�f2 essere disposta fino a L. 150.000. In presenza di necessit�e0 particolari, sono consentiti importi superiori o spese eccedenti solo previa espressa autorizzazione della Direzione generale - Direzione Centrale per la Politica Organizzativa, su richiesta motivata.

Elementi dell'atto di costituzione e variazioni del fondo

L'atto formale di costituzione o variazione del singolo fondo deve contenere:

• la causale del fondo e il suo eventuale frazionamento;
• il livello;
• il nominativo del dipendente incaricato della custodia e gestione del fondo, nonch�e9 del relativo sostituto.

In caso di variazione del consegnatario, deve essere effettuato uno scambio di consegna con acquisizione di apposito verbale agli atti dell'area contabile. Inoltre, i dirigenti delle unit�e0 funzionali devono comunicare per iscritto alla Direzione generale - Direzione Centrale per la Politica Organizzativa la costituzione, il livello e le successive variazioni dei fondi.

Vigilanza, responsabilit�e0 e adempimenti contabili

Il dirigente dell'unit�e0 funzionale, o un suo delegato, deve effettuare periodicamente riscontri diretti sulla consistenza del fondo e sulla regolare amministrazione. Di tali controlli deve essere redatto apposito verbale sottoscritto anche dal responsabile del fondo.

Il consegnatario deve operare con la massima diligenza ed �e8 responsabile di ogni deficienza del fondo non giustificata in sede amministrativa o giudiziaria.

Il dirigente responsabile dell'area in cui il fondo �e8 costituito deve:

• sorvegliare la custodia, la gestione e la corretta tenuta delle scritture contabili elementari;
• autorizzare la liquidazione e il pagamento delle spese tramite il fondo, anche per evitare impieghi diversi da quelli istituzionali;
• promuovere la rendicontazione delle spese e il reintegro del fondo con la periodicit�e0 necessaria a garantire la disponibilit�e0 delle somme per eventuali spese urgenti;
• segnalare al dirigente dell'unit�e0 funzionale ogni irregolarit�e0 conosciuta.

Per gli ulteriori adempimenti e per le competenze del dirigente che sovrintende alle operazioni contabili, la circolare rinvia al punto E 6 della circolare n. 462/RG - 1246/O dell'11 febbraio 1978, salvo le modifiche derivanti dal nuovo Regolamento.

Custodia dei valori e utilizzo dell'apertura di credito

La custodia dei valori costituenti i fondi deve essere effettuata con le pi�f9 idonee cautele. Per i fondi di importo superiore a L. 300.000 pu�f2 essere richiesta una cassetta murata; in tal caso, una chiave resta al dirigente dell'unit�e0 funzionale e l'altra al consegnatario. La chiave in possesso del dirigente deve essere conservata in busta sigillata con ceralacca e controfirmata da entrambi.

In alternativa a tali cautele, o in mancanza di condizioni che consentano una custodia fisica adeguata, i fondi possono essere gestiti mediante sistema di "apertura di credito semplice non rotativo" presso istituti di credito, almeno per i fondi superiori a L. 300.000 e sempre che non ostino particolari situazioni connesse alla dislocazione delle sedi e ai rapporti con gli istituti bancari. Per le modalit�e0 di accordo e gli adempimenti bancari si rinvia alla circolare n. 462/RG - n. 1246/O dell'11 febbraio 1978.

Raccomandazioni finali sulla gestione del denaro

La circolare richiama infine i dirigenti periferici alla massima cautela nel maneggio e nel movimento di denaro e dei documenti connessi alla gestione dei fondi a disposizione. Viene sottolineato l'obbligo di esercitare controlli rigorosi e di perseguire eventuali irregolarit�e0.