Risoluzione n. 196 del 30/07/2009

Conservazione sostitutiva delle fatture analogiche e tempistica di acquisizione dell’immagine

La risoluzione affronta i profili applicativi del D.M. 23 gennaio 2004 in materia di conservazione sostitutiva di fatture e note di credito ricevute in formato analogico. L’Agenzia delle Entrate si pronuncia su tre aspetti: correttezza della procedura di dematerializzazione proposta, tempistica di acquisizione dell’immagine dei documenti e regime dell’opzione per la conservazione sostitutiva.

Quesito posto dalla società istante

La società ALFA S.r.l., operante nella grande distribuzione di elettrodomestici ed elettronica, intende dematerializzare e conservare su supporto informatico i documenti di acquisto del ciclo passivo. I documenti arrivano già talvolta in formato .pdf o .tif oppure vengono acquisiti tramite scansione di originali cartacei; un software ne legge il contenuto e genera automaticamente le registrazioni contabili.

La procedura di conservazione prospettata prevede:

• invio dei file .pdf o .tif, corredati da indice, a un provider esterno;
• importazione dei file sulla piattaforma del provider mediante upload e filegate;
• apposizione della firma dei file presenti sul server da parte dell’istante;
• memorizzazione cronologica dei file firmati su supporti idonei a garantire leggibilità nel tempo e apposizione della marca temporale.

L’istante chiede se tale procedura sia conforme alla disciplina tributaria, se esista una tempistica vincolata per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici e se vi siano limiti temporali o formali all’opzione per la conservazione sostitutiva, alla sua revoca e a una successiva riattivazione.

Soluzione interpretativa prospettata dal contribuente

Secondo la società istante, la conservazione sostitutiva dei documenti analogici del ciclo passivo ricadrebbe nell’articolo 4 del D.M. 23 gennaio 2004. Inoltre, richiamando l’articolo 7, comma 4-ter, del decreto-legge n. 357 del 1994, ritiene che la regolarità della contabilità meccanografica imponga la trascrizione su supporti cartacei solo entro i termini previsti dalla norma.

In relazione ai singoli quesiti, la società sostiene che:

• la procedura descritta è conforme al D.M. 23 gennaio 2004, poiché l’immagine del documento cartaceo viene sempre acquisita tramite scansione o stampa e successiva dematerializzazione;
• non esiste una tempistica specifica per acquisire l’immagine dei documenti analogici, purché siano rispettati ordine cronologico e funzioni di ricerca e indicizzazione;
• non sono previste particolari modalità per l’esercizio o la revoca dell’opzione, potendo rilevare il comportamento concludente; la revoca non impedirebbe una successiva nuova opzione per la conservazione sostitutiva.

Valutazione dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia ricorda che la disciplina della conservazione sostitutiva dei documenti analogici è contenuta nell’articolo 4 del D.M. 23 gennaio 2004 e che il processo inizia con la memorizzazione dell’immagine del documento su un supporto che garantisca leggibilità nel tempo, nel rispetto dell’ordine cronologico e senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta, come richiesto dall’articolo 3, comma 1, lettera d), richiamato dal medesimo decreto.

L’Agenzia richiama inoltre la risoluzione n. 158/E del 15 giugno 2009, secondo cui la modalità di acquisizione dell’immagine è libera e non soggetta a specifiche regole, purché l’immagine sia fedele, corretta e veritiera rispetto al documento originario. È quindi possibile acquisire l’immagine anche tramite generazione dello spool o rappresentazione grafica di stampa, oltre che mediante scansione, se il risultato rispecchia il contenuto del documento.

Tempistica di acquisizione dell’immagine e completamento della conservazione

In merito alla tempistica, l’Agenzia richiama la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006, punto 7.2, secondo cui la conservazione elettronica dei documenti analogici può essere effettuata in qualunque momento, previa memorizzazione della relativa immagine. Tale facoltà va coordinata con l’ipotesi in cui il contribuente abbia già optato per la conservazione elettronica per documenti della stessa tipologia e del medesimo periodo d’imposta.

Viene precisato che:

• non esiste alcun vincolo temporale per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici da conservare;
• non esiste alcun vincolo temporale per il completamento del procedimento di conservazione sostitutiva;
• resta fermo l’obbligo di garantire ordine cronologico e assenza di soluzioni di continuità per periodo d’imposta;
• la distruzione del cartaceo è possibile solo dopo il completamento del processo di conservazione.

Inapplicabilità del richiamo all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994

L’Agenzia ritiene non pertinente il richiamo all’articolo 7, comma 4-ter, del decreto-legge n. 357 del 1994, poiché tale disposizione riguarda il termine per la stampa dei registri contabili tenuti con sistemi meccanografici e non si applica alle fatture di acquisto e agli altri documenti del ciclo passivo.

Opzione, revoca e successiva riadozione della conservazione sostitutiva

La risoluzione chiarisce che l’unico vincolo previsto dalla normativa è la continuità delle modalità di conservazione per tipologia di documenti e per periodo d’imposta, ai sensi dell’articolo 4, comma 2, del D.M. 23 gennaio 2004.

Ne consegue che:

• non sono prescritte specifiche modalità di manifestazione dell’opzione per la conservazione sostitutiva;
• non sono previste specifiche modalità di revoca;
• la revoca dell’opzione non impedisce una successiva riadozione della conservazione sostitutiva dei documenti analogici.

Conclusione

La risoluzione conferma la legittimità di una procedura di conservazione sostitutiva dei documenti analogici del ciclo passivo che assicuri fedeltà dell’immagine, ordine cronologico e continuità per periodo d’imposta. Viene esclusa l’esistenza di vincoli temporali specifici per l’acquisizione dell’immagine e per il completamento della conservazione, nonché di limiti formali all’opzione e alla sua revoca, salvo il rispetto della continuità delle modalità di conservazione per tipologia di documento e periodo d’imposta.