Risoluzione n. 194 del 30/07/2009

Conservazione informatica delle copie delle dichiarazioni trasmesse dal sostituto d’imposta

La risoluzione affronta il tema della conservazione delle copie delle dichiarazioni dei redditi elaborate e trasmesse telematicamente dal sostituto d’imposta che presta assistenza fiscale ai propri dipendenti. Il documento chiarisce sia il profilo procedurale dell’istanza, sia il merito della possibilità di conservare le copie su supporto informatico senza la firma del contribuente.

Oggetto del quesito

L’istanza proviene da ALFA S.p.A., azienda di credito che, in qualità di sostituto d’imposta, presta assistenza fiscale ai propri dipendenti. L’istante rappresenta che la conservazione cartacea delle copie delle dichiarazioni è onerosa per la limitatezza degli spazi e per la necessità di mantenere la documentazione facilmente reperibile in caso di verifica.

L’azienda chiede quindi se possa adottare una conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni trasmesse e, in particolare, se tali copie possano essere conservate anche senza riprodurre la sottoscrizione dei contribuenti, pur essendo la firma presente sull’originale consegnato al contribuente.

Soluzione interpretativa prospettata dall’istante

L’istante richiama la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007, nella quale è stata riconosciuta ai CAF la facoltà di conservare su supporti informatici le copie delle dichiarazioni trasmesse anche senza la riproduzione della sottoscrizione del contribuente.

Sulla base dell’analogia tra l’attività svolta dai CAF e quella svolta dal sostituto d’imposta nell’assistenza fiscale ai dipendenti, l’istante ritiene di poter essere equiparato ai CAF anche sotto il profilo delle modalità di conservazione.

Valutazione preliminare di inammissibilità dell’interpello

L’Agenzia delle Entrate conferma in via preliminare l’inammissibilità dell’interpello, già eccepita dalla Direzione Regionale, ai sensi dell’articolo 3, comma 1, lettera d), del D.M. 26 aprile 2001, n. 209.

La ragione è formale: l’istanza risulta sottoscritta da soggetti diversi dal rappresentante legale dell’istante, quale risulta in Anagrafe tributaria, e non risulta conferita a tali soggetti alcuna procura generale o speciale ai sensi dell’articolo 63 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600.

Ne deriva un difetto di legittimazione attiva che, in linea di principio, impedirebbe l’esame di merito della questione.

Esame della questione in via di consulenza giuridica

Pur rilevando l’inammissibilità, la Direzione centrale precisa di voler comunque esaminare la questione nell’ambito dell’attività di consulenza giuridica richiamata dalla circolare n. 99/E del 18 maggio 2000. Viene però specificato che tale risposta non produce gli effetti propri dell’articolo 5 del D.M. n. 209 del 2001.

Quadro normativo richiamato

Il documento richiama innanzitutto l’articolo 3, comma 9-bis, del D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, secondo cui i soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni devono conservare, anche su supporti informatici e per il periodo previsto dall’articolo 43 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, copia delle dichiarazioni trasmesse, esibibile all’Amministrazione finanziaria previa riproduzione su modello conforme.

Viene poi richiamata la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007, che ha chiarito che:

• la sottoscrizione del contribuente nel modello 730 o Unico, o del sostituto d’imposta nel modello 770, è essenziale per l’originale conservato dal soggetto interessato;
• tale sottoscrizione non è invece richiesta per la copia conservata dal soggetto incaricato della trasmissione;
• la copia conservata su supporto informatico può quindi essere priva della firma del contribuente.

Assistenza fiscale del sostituto d’imposta ai dipendenti

L’Agenzia ricorda che i sostituti d’imposta possono prestare assistenza fiscale ai propri dipendenti ai sensi degli articoli 13, comma 1, lettera a), e 17 del D.M. 31 maggio 1999, n. 164.

In particolare, l’articolo 17, comma 1, lettera d), impone ai sostituti d’imposta di conservare copia delle dichiarazioni e dei relativi prospetti di liquidazione fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di presentazione.

Confronto con la disciplina dei CAF

La risoluzione evidenzia che la disciplina dei sostituti d’imposta è sostanzialmente analoga a quella prevista per i CAF dall’articolo 16, comma 1, lettera d), del D.M. n. 164 del 1999, con una sola differenza: l’obbligo di conservare le schede relative alle scelte per l’8 per mille e il 5 per mille incombe solo sui CAF.

Per i sostituti d’imposta, infatti, tali schede non devono essere conservate, ma devono essere consegnate all’Amministrazione finanziaria secondo le modalità stabilite con provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate ai sensi dell’articolo 17, comma 1, lettera c), del medesimo decreto.

Conclusione sul merito

Sulla base di tali considerazioni, l’Agenzia ritiene estendibili ai sostituti d’imposta le indicazioni della risoluzione n. 298/E del 2007, poiché anche essi sono soggetti incaricati della trasmissione nell’ambito dell’assistenza fiscale ai dipendenti.

Viene quindi condivisa la soluzione interpretativa dell’istante: le copie delle dichiarazioni trasmesse possono essere conservate anche su supporto informatico senza necessità di riprodurre la sottoscrizione del contribuente.

Conservazione sostitutiva e modalità tecniche

Il documento precisa inoltre che il processo di conservazione sostitutiva delle copie delle dichiarazioni elaborate come documento informatico si considera correttamente perfezionato se eseguito nel rispetto delle modalità stabilite dal D.M. 23 gennaio 2004.

Indicazioni finali agli uffici

La risoluzione si chiude con l’indicazione che le Direzioni regionali vigilino affinché le istruzioni e i principi enunciati siano puntualmente osservati dagli uffici.