Risoluzione n. 195 del 30/07/2009

Conservazione sostitutiva delle fatture analogiche: oggetto della risoluzione

La risoluzione n. 195/E del 30 luglio 2009 esamina un interpello relativo alla conservazione sostitutiva di fatture ricevute in formato elettronico-flusso, ma non qualificabili come fatture elettroniche ai fini tributari perché prive di firma elettronica qualificata e riferimento temporale. Il documento chiarisce se tali fatture possano essere conservate in modo sostitutivo e se, per acquisirne l’immagine, sia possibile utilizzare la rappresentazione di stampa generata dal software anziché la scansione del documento cartaceo.

Quesito posto dal contribuente

ALFA S.p.A. riferisce di ricevere da un unico fornitore fatture in “flusso formato elettronico” e di volerle conservare sostitutivamente. Il processo descritto prevede:

• avviso del fornitore sulla disponibilità del flusso sul proprio sito;
• download del file da parte di ALFA;
• caricamento del flusso su un programma che consente lettura, visualizzazione e stampa delle fatture;
• generazione, da parte del programma, di un file con il dettaglio delle scritture contabili;
• acquisizione di tale file da parte del gestionale, che protocolla e contabilizza le fatture;
• trasmissione del numero di protocollo al programma di lettura, che lo associa alla singola fattura e crea una rappresentazione informatica statico-immodificabile, stampabile e archiviabile.

L’istante intende conservare sostitutivamente solo le fatture di quel fornitore e, poiché tali documenti non sono fatture elettroniche in senso fiscale, ritiene necessaria la stampa su carta e la successiva acquisizione dell’immagine. Tuttavia, intende evitare la scansione del cartaceo e usare direttamente l’immagine statica prodotta dal software di visualizzazione, applicandovi firma digitale e marca temporale per completare il processo e distruggere l’originale cartaceo.

Soluzione interpretativa prospettata

Il contribuente ritiene:

• possibile la conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore;
• possibile acquisire l’immagine dei documenti non nativamente informatici senza scansione del cartaceo, utilizzando la rappresentazione di stampa in formato statico e non modificabile prodotta dal software.

Valutazione dell’Agenzia: convivenza tra conservazione tradizionale e sostitutiva

L’Agenzia richiama l’articolo 4 del DM 23 gennaio 2004 e la risoluzione n. 260/E del 23 giugno 2008, secondo cui è ammessa la piena convivenza, ai fini della conservazione, tra fatture elettroniche e fatture analogiche. In coerenza con tale orientamento, può convivere presso lo stesso contribuente anche:

• un sistema di conservazione sostitutiva;
• un sistema di conservazione tradizionale.

Di conseguenza, alcune fatture analogiche possono essere conservate secondo il metodo cartaceo, mentre altre, anche se provenienti da un unico fornitore, possono essere dematerializzate e conservate sostitutivamente nel rispetto del DM 23 gennaio 2004.

Registrazioni contabili e organizzazione dei registri

Se il processo di conservazione viene avviato e completato in corso d’anno, con periodicità inferiore a quella almeno annuale prevista dall’articolo 3, comma 2, del DM 23 gennaio 2004, l’Agenzia ritiene necessario, ai fini dell’annotazione degli acquisti ex articolo 25 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633, istituire:

• due distinti registri sezionali; oppure
• due sotto-sezionali dell’unico registro.

In tali registri devono essere annotate separatamente:

• le fatture conservate in formato cartaceo;
• le fatture oggetto di conservazione sostitutiva.

È inoltre opportuno, quando materialmente possibile e senza compromettere le scelte operative e gestionali o comportare oneri eccessivi, che per ciascun fornitore siano adottate modalità omogenee di conservazione, in modo che ogni fornitore risulti collocato in un unico sezionale o sotto-sezionale.

Acquisizione dell’immagine senza scansione: utilizzo dello spool di stampa

Sul secondo quesito l’Agenzia rinvia alla risoluzione n. 158/E del 15 giugno 2009, che consente, per i documenti rilevanti ai fini tributari formati con strumenti informatici ma non dotati sin dall’origine dei requisiti del documento informatico, l’acquisizione dell’immagine tramite processo di generazione dello spool o rappresentazione grafica di stampa.

Tale modalità è ammessa a condizione che l’immagine così acquisita:

• rispecchi in modo fedele, corretto e veritiero il contenuto rappresentativo del documento;
• sia materializzata su supporto fisico, ove richiesto;
• rispetti i requisiti previsti dalla normativa di conservazione.

Requisiti ulteriori per la validità della procedura

Per essere conforme alla normativa vigente, la procedura deve garantire anche che:

• le immagini delle fatture siano memorizzate su un supporto che assicuri la leggibilità nel tempo;
• sia garantito l’ordine cronologico senza soluzioni di continuità;
• fin dal momento della memorizzazione siano assicurate le funzioni di ricerca ed estrazione secondo i criteri dell’articolo 3, comma 1, lettera d), del DM 23 gennaio 2004.

L’Agenzia precisa inoltre che i documenti cartacei devono essere conservati e, su richiesta degli organi accertatori, esibiti fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva.

Ulteriore condizione: tempistica di emissione delle fatture

La correttezza della procedura resta infine subordinata al rispetto, da parte del fornitore, della tempistica di emissione delle fatture prevista dall’articolo 21, comma 4, del DPR n. 633 del 1972.

Esito complessivo

La risoluzione conclude che:

• è possibile la coesistenza tra conservazione tradizionale e conservazione sostitutiva delle fatture analogiche, anche con riferimento a fatture provenienti da un unico fornitore;
• per l’acquisizione dell’immagine non è necessario ricorrere per forza alla scansione del cartaceo, potendo essere utilizzato lo spool di stampa, purché l’immagine sia fedele e siano rispettati i requisiti di memorizzazione, ordine cronologico, ricerca, estrazione e conservazione temporanea dell’originale cartaceo.