Regolamento (UE) 2016/1191

Regolamento (UE) 2016/1191

Il regolamento è adottato per favorire la libera circolazione dei cittadini dell’Unione riducendo gli oneri amministrativi connessi alla presentazione, in uno Stato membro, di taluni documenti pubblici rilasciati da un altro Stato membro. La logica di fondo è quella del mutuo riconoscimento procedurale: non si interviene sul contenuto sostanziale degli atti né sul riconoscimento dei loro effetti giuridici, ma si eliminano o alleggeriscono le formalità di presentazione.

Finalità e contesto

Il regolamento si inserisce nel quadro dello spazio di libertà, sicurezza e giustizia e si affianca alla convenzione dell’Aia del 1961 sull’apostille. I considerando chiariscono che lo strumento UE è autonomo rispetto all’apostille, ma non la sopprime in assoluto: il cittadino può ancora richiederla o utilizzare altri regimi di esenzione, se compatibili.

Ambito di applicazione

L’art. 2 delimita con precisione i documenti coperti: si tratta di documenti pubblici rilasciati da autorità di uno Stato membro e destinati a essere presentati alle autorità di un altro Stato membro, quando servono soprattutto ad attestare nascita, esistenza in vita, decesso, nome, matrimonio, unione registrata, filiazione, adozione, domicilio/residenza, cittadinanza e assenza di precedenti penali rilasciati allo Stato di cittadinanza del cittadino UE. Sono inoltre compresi i documenti richiesti ai cittadini UE residenti in uno Stato membro di cui non sono cittadini per l’esercizio del voto o della candidatura alle elezioni europee o comunali.

Sono esclusi:

• i documenti rilasciati da privati;
• i documenti pubblici di paesi terzi e le loro copie autentiche;
• passaporti e carte d’identità;
• gli atti di stato civile rilasciati sulla base di convenzioni CIEC.

Definizioni rilevanti

L’art. 3 chiarisce la nozione di:

• "documenti pubblici", includendo atti dell’autorità giudiziaria, documenti amministrativi, atti notarili, dichiarazioni ufficiali su scritture private e documenti di agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro;
• "autorità" competente a rilasciare o ricevere il documento;
• "legalizzazione" e "formalità analoga" (apostille);
• "altre formalità", cioè soprattutto copie autentiche e traduzioni;
• "copia autentica".

Esenzione da legalizzazione e copie autentiche

L’art. 4 sancisce l’esenzione assoluta dalla legalizzazione e da formalità analoghe per i documenti coperti e per le copie autentiche. L’art. 5 vieta alle autorità dello Stato di destinazione di pretendere, oltre all’originale, anche una copia autentica; se le copie autentiche sono ammesse, quelle rilasciate in un altro Stato membro devono essere accettate.

Traduzioni e moduli standard multilingue

L’art. 6 riduce gli oneri linguistici. La traduzione non è necessaria quando il documento è redatto nella lingua accettata dallo Stato di destinazione oppure quando, per alcuni documenti elencati, è allegato un modulo standard multilingue e l’autorità ritiene sufficienti le informazioni contenute nel modulo. Le traduzioni certificate redatte da persone qualificate ai sensi del diritto nazionale di uno Stato membro devono essere accettate in tutti gli Stati membri.

Gli artt. 7-12 istituiscono i moduli standard multilingue, previsti per:

• nascita;
• esistenza in vita;
• decesso;
• matrimonio;
• capacità di contrarre matrimonio;
• unione registrata;
• capacità di sottoscrivere un’unione registrata;
• stato di unione registrata;
• domicilio e/o residenza;
• assenza di precedenti penali.

Tali moduli:

• sono rilasciati su richiesta dell’interessato;
• recano firma, data e, se del caso, bollo o timbro;
• non hanno valore giuridico autonomo;
• servono solo a facilitare la traduzione del documento cui sono allegati;
• possono circolare solo in uno Stato membro diverso da quello di rilascio;
• hanno un costo limitato al costo di produzione, o a quello del documento se inferiore.

Cooperazione amministrativa e IMI

Il regolamento prevede un meccanismo di cooperazione amministrativa fondato sull’IMI, applicato agli articoli 14, 16 e 22, paragrafi 1 e 2. Se l’autorità di destinazione nutre un ragionevole dubbio sull’autenticità del documento o della copia autentica, deve prima consultare i modelli disponibili nel repertorio IMI e, se il dubbio permane, può inoltrare una richiesta di informazioni all’autorità che ha rilasciato il documento o all’autorità centrale.

Le richieste:

• devono indicare le ragioni del dubbio;
• devono essere corredate di copia del documento o della copia autentica;
• non sono soggette a imposte, diritti o tasse.

Le autorità richieste devono rispondere entro:

• 5 giorni lavorativi;
• 10 giorni lavorativi se la richiesta è trattata da un’autorità centrale.

In casi eccezionali, è possibile concordare una proroga. Se l’autenticità non è confermata o manca risposta, l’autorità richiedente non è obbligata a trattare il documento. Il regolamento prevede inoltre che le autorità centrali assistano nell’uso dell’IMI e che la Commissione assicuri livelli adeguati di sicurezza e protezione dei dati.

Rapporti con altri strumenti UE e internazionali

L’art. 17 precisa che il regolamento completa le norme dell’Unione su legalizzazione e formalità analoghe e non incide sulla disciplina europea in materia di firme elettroniche e identificazione elettronica, né sugli altri sistemi settoriali di cooperazione amministrativa.

L’art. 18 modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012 per includere il presente regolamento tra quelli attuati tramite IMI.

L’art. 19 stabilisce che il regolamento non pregiudica le convenzioni internazionali già vigenti al momento della sua adozione, ma prevale, tra Stati membri, sugli accordi o intese bilaterali e multilaterali nelle materie coperte, nella misura in cui disciplina la materia. Restano possibili accordi con paesi terzi sulle formalità di legalizzazione o analoghe per documenti destinati alle relazioni con tali paesi.

Informazioni al pubblico, obblighi di comunicazione e modelli

Gli artt. 21-25 impongono agli Stati membri e alla Commissione di rendere accessibili al pubblico, soprattutto tramite il portale europeo della giustizia elettronica, informazioni su:

• autorità centrali;
• lingue accettate per i documenti presentati;
• elenchi indicativi dei documenti coperti;
• persone qualificate per traduzioni certificate;
• autorità abilitate a produrre copie autentiche;
• caratteristiche delle copie autentiche;
• voci specifiche per paese da inserire nei moduli standard multilingue.

Le principali scadenze sono:

• 16 febbraio 2017: comunicazione delle voci specifiche per paese (art. 24, par. 2);
• 16 febbraio 2018: pubblicazione delle voci da parte della Commissione (art. 24, par. 3);
• 16 agosto 2018: comunicazione delle autorità centrali, dei modelli documentali più diffusi e dei documenti falsificati anonimizzati (art. 22, par. 1).

Riesame

La Commissione deve riferire entro il 16 febbraio 2021 e poi almeno ogni tre anni sull’opportunità di estendere il campo di applicazione del regolamento ad altre materie, di creare ulteriori moduli standard multilingue e di introdurre trasmissioni elettroniche dirette dei documenti per prevenire frodi. Entro il 16 febbraio 2024 deve inoltre presentare una relazione sull’applicazione pratica, con particolare riguardo alla cooperazione tra autorità centrali.

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione in Gazzetta ufficiale e si applica, in via generale, dal 16 febbraio 2019. Alcune disposizioni anticipano la loro applicazione per consentire agli Stati membri di organizzarsi: art. 24, par. 2 dal 16 febbraio 2017; art. 12 e art. 24, par. 3 dal 16 febbraio 2018; art. 22 e art. 24, par. 1 dal 16 agosto 2018. Il regolamento è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri.