Circolare numero 301 del 30-12-1992

Revisione dell’ordinamento dei servizi della Direzione generale

La deliberazione n. 1670 del 25 novembre 1992 approva il nuovo ordinamento dei servizi centrali della Direzione generale. Il provvedimento si inserisce in una fase di passaggio organizzativo e mira a rendere l’Ente più efficace, più flessibile e maggiormente orientato alla qualità del servizio reso ai cittadini.

Contesto e finalità dell’intervento

La circolare spiega che il riassetto dei servizi centrali è considerato prioritario rispetto al successivo intervento sulle strutture periferiche. L’obiettivo è costruire un modello organizzativo flessibile, deverticalizzato e fondato sullo sviluppo delle capacità individuali, sulla cultura di servizio e sul miglioramento dei processi interni.

L’intervento viene presentato come prosecuzione di un percorso già avviato con la deliberazione n. 770/1989 e con gli indirizzi organizzativi e di politica del personale definiti nel 1991 e nel 1992. In questa prospettiva, il nuovo ordinamento vuole affrontare in modo organico i problemi dell’efficacia dell’azione amministrativa e predisporre la struttura necessaria per un sistema orientato alla qualità totale.

Caratteristiche del nuovo ordinamento

Il nuovo assetto si fonda su due elementi essenziali.

Da un lato, viene superata la logica della settorializzazione delle funzioni, tipica del precedente modello burocratico. Le responsabilità dei dirigenti non sono più rigidamente predefinite in astratto, ma vengono attribuite in relazione alla missione della struttura, agli obiettivi da conseguire e anche a compiti interfunzionali da sviluppare in sinergia con altre direzioni centrali. Le funzioni possono essere stabili oppure temporanee, purché coerenti con la programmazione delle attività e con gli indirizzi del Direttore generale.

Dall’altro lato, assume nuovo rilievo la managerialità dell’azione dirigenziale. Il dirigente non è più visto come mero gestore di attività routinarie, ma come soggetto chiamato ad analizzare criticità, definire priorità, introdurre soluzioni innovative, razionalizzare i processi, verificare i risultati e favorire la crescita motivazionale e professionale delle risorse. Anche il funzionariato viene valorizzato come presidio di processo o come supporto professionale di elevato livello.

Principi chiave del modello orientato alla qualità totale

L’allegato 1 sintetizza i principi del nuovo ordinamento e del management. Il sistema organizzativo è descritto come un passaggio da un modello burocratico e accentrato a un modello misto funzionale/divisionale, già avviato con la delibera n. 770/1989, e ora evoluto verso una struttura dinamica, orientata alla qualità totale, alla progettualità, alla creatività e all’autorganizzazione.

I principi principali richiamati sono:

• pervasività degli obiettivi qualitativi in tutti i processi;
• integrazione esterna secondo la logica sistema aperto/fornitore-azienda-cliente;
• integrazione interna nella catena fornitore/cliente interno.

L’attuazione avviene in modo graduale e richiede interventi di sviluppo formativo coerenti con il nuovo modello, fondato su posizioni di staff, team di progetto, poli interfunzionali e funzioni trasversali. Il Direttore generale mantiene il ruolo di indirizzo, coordinamento e controllo del processo di cambiamento.

Ruolo del management

La circolare insiste sulla centralità del management nella strategia aziendale orientata alla qualità totale. La missione del dirigente è connotata da una visione sistemica e interfunzionale, da una cultura imprenditiva e da tre dimensioni fondamentali:

• dirigere per politiche, individuando priorità e pianificando azioni nel medio e breve periodo;
• gestire il miglioramento continuo dei processi, in ottica di soddisfazione dei clienti interni e finali;
• governare e migliorare i processi con attenzione a competitività, efficacia dei controlli e flessibilità.

Sono valorizzati anche la condivisione dei valori organizzativi, la conoscenza dei processi, l’automotivazione, l’orientamento al risultato, le capacità relazionali, la leadership negoziale, la corresponsabilità e il peso del feedback della soddisfazione dell’utenza nella valutazione della prestazione.

Ristrutturazione delle aree professionali

Il nuovo ordinamento attribuisce rilievo specifico alle strutture professionali, considerate risorse essenziali per un sistema complesso e delicato come quello dell’Ente. La riforma rafforza due dimensioni complementari:

• la professionalità, che resta autonoma e soggetta alle regole deontologiche;
• la managerialità, che si esprime in maggiore partecipazione alle strategie dell’Ente e in più forti leve gestionali.

Per le posizioni di responsabilità professionale, in particolare, si punta a una crescita fondata sulla mobilità tra aree di attività e sull’acquisizione di tecniche e procedure di supporto specialistico.

Sistema qualità e funzione di presidio

La creazione della Direzione centrale sistema qualità rappresenta uno degli elementi qualificanti della riforma. Tale struttura è concepita come presidio e garante del progetto di sviluppo in logica di qualità totale, analogamente a quanto avvenuto in passato per la funzione di pianificazione e controllo.

L’azione della nuova direzione si sviluppa lungo due direttrici:

• diffusione della nuova cultura organizzativa;
• individuazione delle priorità e mobilitazione delle risorse.

La circolare sottolinea che il successo del modello di qualità totale dipende soprattutto dal modo di gestire, cioè dal sistema manageriale adottato.

Prime disposizioni operative e tempi di attuazione

In attuazione della deliberazione, il Direttore generale deve formulare entro gennaio 1993 la proposta di prima definizione dell’ordinamento interno delle strutture centrali. A tal fine, le indicazioni dei responsabili delle strutture centrali, elaborate secondo i criteri del nuovo ordinamento, devono essere trasmesse alle Direzioni centrali Sistema Qualità e Risorse Umane entro e non oltre il 15 gennaio 1993.

L’attuazione del provvedimento deve avvenire con gradualità, tenendo conto delle situazioni dei diversi settori in ristrutturazione e del migliore utilizzo dei dirigenti in servizio presso gli uffici centrali. È inoltre previsto, ove necessario, il confronto e la contrattazione con le organizzazioni sindacali.

Sono richiamate alcune modalità particolari:

• il Coordinamento generale medico-legale deve formulare la proposta congiuntamente tra i coordinatori generali delle due aree sanitarie, dopo esame collegiale con i primari;
• la proposta per la Direzione centrale Approvvigionamenti e Patrimonio deve essere elaborata dai quadri dirigenti dei servizi competenti;
• Avvocatura centrale e Coordinamento generale tecnico-edilizio devono ridurre le posizioni di coordinamento centrale, secondo il criterio di ricompattazione delle funzioni centrali;
• la riallocazione delle risorse delle soppresse Direzione centrale Studi e Legislazione e Segretariato Rapporti Enti di patronato sarà effettuata con separati provvedimenti su proposta delle Direzioni centrali Sistema Qualità e Risorse Umane.

Nuovo assetto delle strutture centrali

L’allegato 2 elenca il ruolo e le attribuzioni delle strutture centrali ridefinite dal provvedimento. Le principali funzioni assegnate sono sintetizzabili come segue:

• Direzione centrale Sistema Qualità: sviluppo della cultura di servizio, miglioramento continuo, monitoraggio dei processi, supporto formativo e promozione di modelli organizzativi innovativi.
• Direzione centrale Pianificazione e Controllo Processo Produttivo: analisi socio-economica, programmazione degli obiettivi, pianificazione pluriennale e annuale, controllo dei risultati e degli standard.
• Direzione centrale Risorse Umane: politica del personale, stato giuridico ed economico, fabbisogni organici, selezione, mobilità, carriera, valutazione, formazione e disciplina.
• Direzione centrale Tecnologia Informatica: governo del sistema informatico nazionale, sicurezza, integrazione centrale-periferia, progettazione e produzione di procedure automatizzate.
• Direzione centrale Comunicazione e Relazioni Pubbliche: informazione interna ed esterna, relazioni pubbliche, promozione dell’immagine dell’Ente, sondaggi sull’utenza e gestione della documentazione normativa e scientifica.
• Direzione centrale Approvvigionamenti e Patrimonio: acquisti, appalti, patrimonio immobiliare, convenzioni nazionali, contratti accentrati e assistenza tecnico-specialistica.
• Direzione centrale Ragioneria e Finanza: contabilità integrata, bilanci, rapporti finanziari con lo Stato e gli altri enti, gestione della cassa e adempimenti fiscali.
• Direzione centrale Ispettorato: controllo della regolarità amministrativa, verifica di legittimità, accertamento delle responsabilità e collaborazione con autorità esterne.
• Direzione centrale Pensioni: coordinamento dell’erogazione delle pensioni AGO e dei fondi integrativi e sostitutivi, emanazione di disposizioni applicative e assistenza alle strutture decentrate.
• Direzione centrale Prestazioni Temporanee: trattamenti di famiglia, integrazioni salariali, disoccupazione, malattia, maternità, prevenzione invalidità, assegni di natalità e controllo medico-legale dei lavoratori.
• Direzione centrale Rapporti e Convenzioni Internazionali: attuazione della regolamentazione internazionale in materia di sicurezza sociale.
• Direzione centrale Contributi: riscossione dei contributi, sgravi, fiscalizzazione degli oneri sociali e gestione delle posizioni assicurative individuali.
• Direzione centrale Vigilanza e Recuperi Contributivi: prevenzione, accertamento e repressione delle omissioni contributive.
• Segreteria Organi Collegiali: supporto normativo, procedurale e organizzativo agli organi collegiali dell’Ente.
• Segreteria Tecnica Collegio Sindacale: istruttoria e supporto al controllo di legittimità e regolarità contabile.
• Segreteria Tecnica Magistrato Corte dei Conti: raccordo con gli organi e gli uffici per il controllo continuativo sulla gestione.
• Centro Servizi Direzione Generale: servizi generali di supporto, corrispondenza, vigilanza, mensa, manutenzioni urgenti, magazzini, locali per riunioni e piccolo fondo spese.
• Coordinamento generale medico-legale: servizi medico-legali, consulenza tecnico-professionale, coordinamento dell’attività periferica e rapporti con il mondo scientifico.
• Avvocatura centrale: servizi legali, contenzioso di competenza delle magistrature superiori, coordinamento dell’attività legale periferica e rapporti con l’ordinamento giudiziario.
• Coordinamento generale statistico-attuariale: analisi macroeconomiche, elaborazioni statistiche e modelli previsionali.
• Coordinamento generale sistema informativo statistico: banche dati statistiche, interconnessione con sistemi esterni e analisi dei dati.
• Coordinamento generale tecnico-edilizio: costruzione, manutenzione degli immobili e gestione degli impianti tecnologici.

Dotazione organica e rinvii a provvedimenti successivi

La circolare allega anche la dotazione organica dei dirigenti e dei professionisti delle strutture centrali, con indicazione dei posti previsti per ciascuna direzione e coordinamento. Per alcune posizioni, in particolare nell’Avvocatura centrale e nel Coordinamento generale tecnico-edilizio, il numero delle posizioni di coordinamento deve essere determinato con separati provvedimenti.

Nel complesso, la deliberazione rappresenta un passaggio di forte discontinuità organizzativa, orientato a rendere la Direzione generale un sistema più integrato, più misurabile nei risultati e più coerente con un modello di servizio pubblico centrato sulla qualità totale.