Circolare numero 277 del 20-10-1994

Decentramento delle attività sui fondi speciali e sulle convenzioni internazionali

La circolare definisce il nuovo assetto organizzativo conseguente al decentramento alle SAP delle attività connesse ai fondi speciali di previdenza e alla gestione delle domande di pensione in regime di convenzione internazionale. L’obiettivo è quello di migliorare la qualità del servizio all’utenza, garantire maggiore accessibilità e trasparenza e rendere più efficiente la trattazione delle pratiche, superando le precedenti concentrazioni di competenze a livello centrale e regionale.

Finalità e contesto del decentramento

Il provvedimento si colloca nell’ambito delle linee strategiche di razionalizzazione degli assetti organizzativi e operativi dell’Istituto. Il decentramento è descritto come strumento per:

• rendere più agevole e funzionale il rapporto tra utenza e Istituto;
• facilitare l’accesso agli uffici;
• garantire trasparenza e correttezza delle informazioni;
• eliminare i rallentamenti nella definizione delle domande;
• ricondurre le strutture alle competenze proprie del disegno organizzativo dell’Istituto.

La Direzione generale, con il trasferimento delle attività già svolte dalla Struttura di Progetto per i Fondi Speciali, viene ricondotta al proprio ruolo di centro direzionale di indirizzo strategico. Le Sedi regionali riacquistano una funzione di coordinamento, impulso e verifica dell’operatività delle SAP, mentre queste ultime raggiungono piena autonomia operativa sui cicli di prodotto interessati.

Esigenze organizzative e formative emerse

La circolare segnala che il decentramento di attività precedentemente concentrate a livello centrale o regionale, e caratterizzate da normativa specifica e complessa, ha reso necessario predisporre interventi organizzativi e formativi di accompagnamento. Il monitoraggio della prima fase ha evidenziato criticità dovute alla distribuzione disomogenea degli assicurati sul territorio:

• in alcune realtà le richieste di prestazione sono sporadiche e la casistica è limitata;
• in altre, invece, si registra un notevole carico di lavoro.

Tali condizioni hanno ostacolato in alcuni casi il consolidamento professionale delle competenze acquisite in formazione e l’integrazione stabile dei nuovi cicli di prodotto nei processi di Sede. È stato inoltre rilevato un incremento delle richieste di chiarimenti e indicazioni inoltrate dalle SAP alle strutture centrali, indice della necessità di una funzione intermedia stabile e qualificata.

Ruolo delle Sedi regionali

Le Sedi regionali sono chiamate a svolgere un ruolo strutturale di collegamento tra SAP e strutture centrali. Nell’ambito dell’Ufficio coordinamento pensioni devono essere individuate posizioni funzionali idonee a garantire:

• consulenza e assistenza operativa alle SAP;
• supporto sulle attività relative ai fondi speciali di previdenza;
• supporto sulle attività relative alle convenzioni internazionali;
• per i fondi speciali, anche assistenza in materia di contribuzione e gestione delle posizioni assicurative.

La funzione regionale deve operare inizialmente come supporto alla soluzione dei problemi derivanti dal primo impatto con i nuovi compiti, ma sin dall’avvio deve essere impostata per favorire l’autonomia operativa delle Sedi. Il livello regionale deve diventare un polo di riferimento normativo e procedurale, capace di facilitare e canalizzare i processi produttivi e di costituire il raccordo permanente con la Direzione generale.

Restano di competenza delle Direzioni centrali le problematiche nuove, di eccezionale importanza o di dubbia interpretazione, che devono essere loro segnalate dalle Sedi regionali per garantire uniformità di comportamento su tutto il territorio nazionale. Le funzioni regionali assumono anche un ruolo di riferimento per la rilevazione della qualità del servizio reso dalle SAP.

Per l’esercizio di questi compiti devono essere individuati funzionari responsabili di adeguato livello professionale; i nominativi devono essere comunicati alle Direzioni centrali e resi noti alle SAP. Tali funzionari possono essere supportati da ulteriori risorse ove necessario.

Convenzioni internazionali

In materia di convenzioni internazionali, la circolare richiama la precedente circolare n. 84 del 7 aprile 1993 e precisa che, completate le operazioni di decentramento, il ruolo delle Sedi regionali deve essere ulteriormente rafforzato. Le Sedi regionali devono costituire, in modo stabile, il punto di coordinamento tra SAP e Direzione generale.

Per la costituzione o il potenziamento di tale funzione è opportuno utilizzare le professionalità già presenti tra gli addetti agli ex Reparti regionali per le Convenzioni Internazionali, valorizzando così competenze già formate e disponibili sul territorio.

Fondi speciali

Per i fondi speciali, il decentramento degli adempimenti relativi alle pensioni e alla gestione dei conti assicurativi ha già consentito di ridefinire la Struttura centrale di progetto, limitandone i compiti a funzioni di coordinamento, consulenza e assistenza alle SAP, oltre alla validazione delle posizioni assicurative tramite posta elettronica.

Con l’istituzione della funzione regionale di coordinamento e supporto, tali compiti vengono ulteriormente riallocati. La circolare modifica quindi quanto stabilito con la circolare n. 277 del 6 dicembre 1993: il coordinamento dell’attività di assistenza e consulenza alle Sedi è affidato al polo regionale, che si avvale delle professionalità già formate in ambito regionale per il supporto al processo di decentramento.

Il polo regionale svolge una funzione di filtro e canalizzazione tra SAP e strutture centrali e provvede a risolvere tutte le questioni definibili localmente. Inoltre:

• favorisce l’esame e la discussione di casi particolarmente complessi tramite la circolarità delle informazioni e il contributo di operatori esperti;
• agevola l’integrazione tra preparazione teorica e sperimentazione pratica;
• prende contatti con enti e aziende articolati a livello regionale per garantire la fluidità delle informazioni e la soluzione delle problematiche specifiche;
• svolge un ruolo fondamentale nella fase di rientro degli estratti conto dei fondi speciali, in vista dell’imminente operazione di estratto conto.

Ruolo delle SAP e autonomia operativa

Le SAP, per le questioni relative a convenzioni internazionali e fondi speciali, devono rivolgersi alle funzioni individuate nelle Sedi regionali per ogni richiesta di supporto o per le problematiche emergenti. Al tempo stesso devono sviluppare una propria capacità di soluzione dei problemi, definendone con precisione confini e caratteristiche e valutando le alternative più idonee.

La circolare richiama anche la necessità di individuare:

• esigenze formative;
• esigenze informative;
• scelte organizzative più funzionali al raggiungimento della piena operatività.

Tali elementi dovranno essere confrontati con il livello regionale, al fine di definire la linea di azione ottimale e le eventuali richieste di intervento da inoltrare al livello centrale competente.

Sintesi conclusiva dell’impianto della circolare

Il documento delinea un modello organizzativo decentrato nel quale le SAP assumono la gestione ordinaria delle attività sui fondi speciali e sulle pensioni in convenzione internazionale, le Sedi regionali svolgono una funzione stabile di coordinamento, assistenza e filtro tecnico-operativo, e le Direzioni centrali intervengono soltanto per le questioni non risolvibili localmente, o di particolare rilevanza. Il sistema mira a coniugare autonomia operativa, uniformità applicativa e miglioramento della qualità del servizio.