Circolare numero 274 del 18-10-1994

Procedura VEGA per la gestione informatizzata dei dati giuridici del personale

La circolare illustra l’avvio della banca dati integrata "VEGA", finalizzata a centralizzare e aggiornare in tempo reale le informazioni sullo stato giuridico e sulla posizione funzionale del personale dell’Istituto. L’iniziativa è presentata come un passaggio decisivo dalla gestione cartacea a un sistema condiviso, trasparente e più rapido, destinato a tutte le strutture centrali e periferiche.

Finalità della procedura

VEGA è concepita per creare un patrimonio informativo comune tra Direzione centrale Risorse Umane e tutte le unità organizzative dell’Ente. L’obiettivo è consentire:

• agli uffici della Direzione centrale, di operare su una base dati unica e condivisa;
• alle unità funzionali di accedere in tempo reale ai dati dei propri dipendenti e interagire con la Sede centrale;
• al singolo dipendente, di ottenere tramite la segreteria della propria sede le informazioni che lo riguardano.

La circolare evidenzia che il sistema deve assicurare certezza, trasparenza e snellezza operativa, superando i limiti connessi alla trasmissione cartacea e alla consultazione manuale dei fascicoli personali.

Sezioni del menu e contenuti disponibili

Il menu generale del database prevede 16 sezioni; alcune risultano già attive, altre sono contrassegnate da asterisco e saranno rese disponibili successivamente. Le sezioni attive sono:

• anagrafica, con i dati identificativi del dipendente;
• titoli di studio, con l’ultimo titolo posseduto;
• progressione di carriera, con lo sviluppo della carriera gerarchica dalla data di assunzione;
• assenze dal servizio/dalla qualifica, con alcune causali che incidono o meno sull’anzianità di servizio o di qualifica;
• sede di servizio/ufficio, con indicazione delle sedi e degli uffici presso cui il dipendente ha operato nel tempo.

Per dirigenti e alcune qualifiche apicali sono registrati anche gli incarichi ricoperti nel tempo; per il restante personale ciascuna struttura deve acquisire l’ufficio presso cui il dipendente ha prestato attività. Ogni sezione contiene tabelle di riferimento con i codici in chiaro e consente inserimento, variazione, cancellazione e visualizzazione.

Verifiche e aggiornamenti richiesti

Le strutture centrali e periferiche devono verificare i dati presenti nel sistema e accertarne la corrispondenza con la realtà organizzativa e giuridica. Le operazioni devono essere svolte da personale esperto e in raccordo con l’Ufficio Gestione Posizione Giuridica della Direzione centrale Risorse Umane.

La circolare distingue due ambiti di verifica principali:

• il "Ruolo del Personale", per tutti i dipendenti in forza;
• il progetto "Pensionesubito", per i dipendenti dell’Istituto.

Per il "Ruolo del Personale" devono essere controllati, entro il 30 novembre c.a.:

• cognome, nome, data e luogo di nascita, cognome acquisito;
• data di assunzione e di nomina in ruolo;
• titolo di studio e relativa votazione finale;
• qualifica funzionale o profilo professionale attuale e relativa decorrenza;
• unità funzionale di servizio e relativa decorrenza.

Per il progetto "Pensionesubito", da verificare entro il 30 dicembre p.v., devono essere controllati:

• l’Ente di provenienza e la data di passaggio all’INPS;
• tutti i periodi di assenza dal servizio o dalla qualifica che abbiano prodotto sospensione di anzianità, secondo le voci previste dalla tabella di sezione.

Comunicazioni da trasmettere e supporto del manuale

Ogni modifica, integrazione o variazione apportata al database deve essere comunicata tempestivamente alla Direzione centrale per le Risorse Umane, Ufficio Gestione Posizione Giuridica, tramite fax al numero 06/5912935, per i necessari accertamenti.

La circolare precisa che, con plico separato, è stato trasmesso un Manuale operativo e un Manuale utente, necessari per individuare adempimenti, modalità d’uso e competenze su ciascuna sezione del sistema.

Accesso al sistema e sicurezza logica

VEGA opera in ambiente CICS DB2, all’interno della sessione CXPR dedicata al personale dipendente. L’accesso avviene mediante la transazione PERS ed è, allo stato, consentito ai soli utenti già abilitati alle funzioni PRVS, che risultano automaticamente abilitati anche a VEGA.

Per nuove abilitazioni o per la disabilitazione di terminali occorre inviare richiesta alla Direzione centrale per la Tecnologia Informatica, Ufficio procedure gestione del personale, tramite fax 06/59053058, indicando sempre NETNAME e codice del terminale. La circolare sottolinea che, per motivi di sicurezza, i terminali possono essere abilitati solo per determinate funzioni.

Aspetti innovativi e utilizzi futuri

Completati i controlli, il sistema dovrà mettere a disposizione delle Direzioni centrali e periferiche, nonché dell’Alta Direzione, un supporto informatizzato flessibile per la programmazione e il monitoraggio della gestione del personale. Le prime elaborazioni statistiche previste riguardano:

• il confronto tra organico previsto e personale in forza a livello nazionale, per qualifica;
• il confronto tra organico di sede e forza effettiva, per qualifica;
• la percentuale degli scostamenti tra forza e organico, sia per sede sia a livello nazionale;
• la distribuzione del personale per sesso, fasce di età, titolo di studio e anzianità di servizio.

La circolare collega questo sviluppo al processo di trasformazione del lavoro in "isole di prodotto", basato sulla condivisione e sul controllo in tempo reale delle informazioni.

Responsabilità e scadenza finale

La Direzione generale attribuisce massima importanza all’intera operazione e richiama i dirigenti delle strutture centrali e periferiche a un’osservanza puntuale delle procedure, in particolare per quanto concerne l’uso corretto delle funzioni di inserimento, variazione e cancellazione previste per ciascuna sezione.

Le strutture devono inoltre garantire la verifica e l’aggiornamento dei dati entro il 30 dicembre 1994, termine finale indicato per il completamento dei lavori a livello di unità funzionale.