Circolare ADM n. 7/2024

Prova della posizione unionale delle merci e sistema PoUS

La circolare disciplina l’avvio della prima fase del sistema elettronico transeuropeo PoUS - Proof of Union Status, operativo dal 1° marzo 2024, per la prova della posizione unionale delle merci e per la gestione dei documenti T2L/T2LF. Il sistema, sviluppato e gestito dai Servizi tecnici della Commissione europea, sostituisce la precedente procedura cartacea e si colloca nel quadro della normativa unionale sulla prova dello status delle merci, con l’obiettivo di standardizzare lo scambio di informazioni tra operatori economici e autorità doganali degli Stati membri.

Finalità e vantaggi operativi

PoUS è descritto come strumento di semplificazione e modernizzazione della gestione delle prove dello status unionale. La circolare evidenzia che il sistema consente una più agevole consultazione dei dati e dei documenti da parte delle autorità doganali, migliora tracciabilità e trasparenza, riduce i rischi di frodi non rilevate con la procedura cartacea e favorisce un più efficace monitoraggio della posizione doganale delle merci nel contesto di diverse procedure doganali.

Soggetti legittimati alla richiesta di convalida o registrazione

Le richieste di rilascio dei documenti attestanti la posizione doganale delle merci sono, in linea generale, soggette a convalida da parte dell’ufficio doganale competente. La richiesta può essere presentata dal soggetto che emette le prove della posizione unionale oppure da altro soggetto, quale casa di spedizione, società di trasporti o spedizioniere doganale, che ritenga soddisfacenti tali prove.

La circolare richiama l’art. 128, par. 4, del regolamento delegato, osservando che la semplificazione può essere concessa alla "persona interessata" e che, in tale caso, si parla di emittente autorizzato. La nozione viene letta in senso estensivo, fino a ricomprendere anche soggetti non proprietari delle merci indicati nel T2L/T2LF.

Emittente autorizzato, richiedente e rappresentante

La circolare precisa che l’emittente autorizzato è il soggetto che rilascia regolarmente la prova della posizione doganale di merci unionali oppure il soggetto che, secondo la valutazione dell’autorità doganale, è in grado di soddisfare i requisiti stabiliti dalla normativa doganale unionale per l’uso di tali prove, anche se non è l’effettivo emittente. In conclusione:

• il richiedente (Applicant) è il soggetto che emette le prove oppure si assume con la dogana la responsabilità sull’utilizzo delle prove;
• il rappresentante (Representative) è il soggetto indicato dal richiedente che cura le formalità con la dogana.

Se il richiedente è emittente autorizzato, la registrazione dei documenti T2L e T2LF è automatica, salvo intervento della dogana entro il termine previsto. Se il richiedente non è emittente autorizzato, la procedura richiede la convalida obbligatoria, eventualmente preceduta da controlli doganali.

Rilascio delle decisioni ACP e competenza territoriale

Con riferimento alla domanda per ottenere la qualifica di emittente autorizzato ACP, la circolare chiarisce l’individuazione dell’ufficio doganale competente. Le modifiche regolamentari, pur richiamando l’autorità doganale competente dello Stato membro in cui le merci sono state inizialmente caricate sul mezzo di trasporto e in cui sono disponibili tutte le informazioni necessarie, non incidono sull’applicazione del criterio nazionale già seguito in base all’art. 22, par. 1, terzo comma, CDU.

Pertanto, la domanda va presentata all’ufficio doganale del luogo in cui è tenuta o è accessibile la contabilità principale del richiedente a fini doganali e in cui dovrà essere effettuata almeno una parte delle attività oggetto della decisione.

La validità della decisione ACP è nazionale e l’autorizzazione deve prevedere le prescrizioni necessarie al rispetto delle condizioni di cui all’art. 128, nuovo par. 3 ter, del regolamento delegato, vale a dire:

• le scritture devono essere messe a disposizione delle autorità doganali a fini di controllo e conservate per almeno tre anni;
• devono essere indicati i criteri adottati dall’emittente autorizzato per stabilire il corretto utilizzo delle prove;
• devono essere fissati termine e modalità con cui l’emittente autorizzato informa l’ufficio doganale competente, per consentire eventuali controlli prima della partenza delle merci.

La circolare segnala, inoltre, che in assenza di una espressa disciplina transitoria, e in attesa di eventuali ulteriori istruzioni unionale, è opportuno un graduale adeguamento delle ACP già rilasciate alle nuove condizioni.

Procedimento elettronico PoUS

Gli operatori economici devono trasmettere le richieste di convalida o di registrazione dei dati sui documenti T2L/T2LF mediante l’apposito modulo elettronico sul portale PoUS - STP. Il sistema verifica la coerenza della richiesta con i dati presenti nei sistemi a esso collegati, così da intercettare tempestivamente eventuali errori di compilazione.

Il funzionario doganale accede al portale PoUS - BO per convalidare o respingere la richiesta e per fissare il periodo di validità del documento. L’operatore riceve sul portale PoUS - STP la conferma della convalida o registrazione, il MRN e i dati complementari, con possibilità di consultare e tracciare lo stato dei documenti.

Spedizioni verso territori fiscali speciali dell’Unione

Per le spedizioni di merci unionali destinate verso i territori fiscali speciali dell’Unione europea, la circolare indica che, ai fini dichiarativi, si utilizza il tracciato B4 con codice CO. Ai fini dell’attestazione della posizione unionale delle merci, si utilizza invece il T2LF attraverso il sistema PoUS.

L’MRN della dichiarazione B4 deve essere indicato nel manifesto per chiudere il movimento. L’MRN del T2LF viene presentato tramite le modalità informatiche del PoUS al momento della reintroduzione delle merci nel territorio fiscale speciale. Tra i documenti a supporto della dichiarazione B4 deve essere indicato il T2LF con il codice certificato C620.

Registrazione automatica e validità dell’MRN

Nel caso di richieste di registrazione provenienti da emittenti autorizzati, il sistema indica il tempo utile per lo svolgimento dei controlli da parte del funzionario doganale; decorso tale termine, il T2L/T2LF è automaticamente registrato senza ulteriori interventi.

A seguito di eventuali controlli e della convalida o registrazione, PoUS emette un MRN con validità temporale predefinita pari a 90 giorni. Se l’operatore richiede un periodo di validità più lungo, il funzionario doganale deve approvare o rifiutare espressamente l’estensione; in mancanza di approvazione, si applica il termine standard di 90 giorni.

Controlli documentali e fisici prima della convalida o registrazione

La circolare osserva che, allo stato, PoUS non è interconnesso con il sistema di analisi dei rischi in uso all’Agenzia (CDC). Di conseguenza, la valutazione sulla necessità di controlli al momento della convalida o registrazione rientra nell’autonomia decisionale del funzionario che gestisce l’operazione.

I controlli possono riguardare:

• i dati indicati sui documenti T2L/T2LF e gli eventuali allegati;
• il controllo fisico delle merci.

In caso di errori o omissioni, il sistema invia all’operatore una notifica con l’indicazione dei documenti necessari e dei motivi dell’integrazione richiesta. L’operatore può caricare la documentazione tramite PoUS oppure trasmetterla con altri mezzi, come e-mail; in tal caso il funzionario inserisce i dati o documenti mancanti nel sistema. Anche in caso di controllo fisico, il sistema invia una notifica all’operatore.

Adempimenti degli uffici doganali e gestione degli esiti

Poiché il sistema non è ancora interconnesso con il CDC, l’ufficio doganale presso il quale sono presentate merci unionali scortate da T2L/T2LF effettua controlli solo in presenza di specifiche segnalazioni o richieste pervenute da altri soggetti istituzionali agli atti dell’ufficio, nonché sulla base dell’analisi dei rischi locale, al fine di verificare il corretto utilizzo della procedura.

Se, a seguito di controlli documentali o fisici, emergono difformità non sanabili, come nel caso di merci presentate in dogana diverse da quelle dichiarate, l’esito deve essere registrato nel sistema con l’indicazione dei motivi della difformità e la richiesta deve essere respinta. La decisione è notificata all’operatore economico tramite il sistema.

Vigilanza delle Direzioni territoriali

Le Direzioni territoriali sono chiamate a vigilare sul corretto e uniforme adempimento, da parte degli uffici dipendenti, delle istruzioni contenute nella circolare, segnalando eventuali difficoltà applicative.