Circolare numero 54 del 26-03-2018

Segnalazione di illeciti e tutela del whistleblower nell’Istituto

La circolare aggiorna la disciplina interna sul whistleblowing alla luce della legge 30 novembre 2017, n. 179, che ha modificato l’art. 54-bis del d.lgs. n. 165/2001 e ha inciso anche sulla disciplina del segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico e industriale. Le nuove indicazioni sostituiscono integralmente quelle della circolare n. 109/2014 e richiedono l’adeguamento del Codice di comportamento.

Quadro normativo di riferimento

La legge n. 179/2017 rafforza la protezione del dipendente che segnala condotte illecite nell’interesse dell’integrità della pubblica amministrazione. La segnalazione può essere indirizzata al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, all’ANAC oppure all’autorità giudiziaria ordinaria o contabile. Il dipendente non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altre misure organizzative con effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro determinati dalla segnalazione.

La norma prevede inoltre che:

• l’eventuale adozione di misure ritorsive vada comunicata all’ANAC;
• in caso di licenziamento per effetto della segnalazione, il dipendente sia reintegrato nel posto di lavoro;
• siano nulli gli atti discriminatori o ritorsivi;
• l’amministrazione debba dimostrare che eventuali misure discriminatorie o ritorsive sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione.

Sono previste sanzioni nei casi di:

• adozione di misure discriminatorie;
• assenza di procedure interne per l’inoltro e la gestione delle segnalazioni;
• mancato svolgimento delle attività di verifica e analisi delle segnalazioni.

Riservatezza, segreto e limiti alla tutela

L’identità del segnalante non può essere rivelata. Nel procedimento penale resta coperta dal segreto nei limiti dell’art. 329 c.p.p.; nel procedimento davanti alla Corte dei conti non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria; nel procedimento disciplinare è protetta, salvo che la contestazione si fondi sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità sia indispensabile alla difesa dell’incolpato, caso in cui la segnalazione è utilizzabile solo con il consenso del segnalante.

La segnalazione è sottratta all’accesso documentale previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge n. 241/1990.

Le tutele non operano se sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per calunnia o diffamazione, o per reati commessi mediante la denuncia, ovvero la sua responsabilità civile per dolo o colpa grave.

Soggetti tutelati e ambito di applicazione

Le disposizioni si applicano:

• ai dipendenti delle amministrazioni pubbliche;
• ai dipendenti degli enti pubblici economici;
• ai dipendenti degli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico ai sensi dell’art. 2359 c.c.;
• ai lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e di quelle che realizzano opere in favore dell’amministrazione pubblica.

La circolare precisa inoltre che l’Istituto garantisce la gestione riservata delle segnalazioni anche ai consulenti e collaboratori esterni, con qualsiasi tipologia di contratto o incarico e a qualsiasi titolo, quando segnalino illeciti appresi in ragione del rapporto con l’Istituto.

Oggetto delle segnalazioni

La segnalazione deve riguardare situazioni di illecito intese come abusi delle funzioni di servizio, anche non penalmente rilevanti, posti in essere o anche solo tentati da dipendenti dell’Istituto per perseguire interessi privati e con danno, anche solo d’immagine, per l’Istituto.

Sono escluse dal procedimento:

• le rimostranze di carattere personale del segnalante;
• le richieste relative alla disciplina del rapporto di lavoro;
• le questioni inerenti ai rapporti con superiori gerarchici o colleghi.

Devono essere segnalate anche le situazioni di illecito riferite a collaboratori, a qualsiasi titolo, dell’amministrazione.

Procedura per la segnalazione

Il dipendente che intenda segnalare condotte illecite deve utilizzare il "modulo per la segnalazione di condotte illecite", disponibile in formato elettronico nella pagina intranet della Direzione centrale audit, trasparenza e anticorruzione, compilabile online e da inviare alla casella di posta elettronica segnalazioneilleciti@inps.it.

La circolare segnala che la precedente procedura informatica, richiamata dal messaggio n. 1480 del 5 aprile 2016, non è al momento utilizzabile perché in fase di aggiornamento per l’adeguamento alle novità normative.

Gestione riservata delle segnalazioni

Il Responsabile svolge una prima istruttoria sui fatti segnalati, avvalendosi del minimo numero indispensabile di dipendenti, comunque nominativamente individuati. Se emergono elementi di non manifesta infondatezza, può trasmettere la segnalazione, con omissione dei dati da cui sia possibile risalire all’identità del segnalante, ai soggetti competenti per ulteriori approfondimenti o provvedimenti, tra cui:

• il dirigente della struttura in cui si è verificato il fatto o della struttura sovraordinata, nei casi in cui non vi siano ipotesi di reato;
• il dirigente responsabile della Funzione di Coordinamento ispettivo della Direzione centrale Risorse Umane;
• il Capo dell’Ufficio dei procedimenti disciplinari e della responsabilità amministrativa;
• l’Autorità giudiziaria;
• la Corte dei conti;
• l’ANAC.

Qualora sia necessario nell’ambito di un procedimento disciplinare, l’identità del segnalante viene comunicata al Capo dell’Ufficio competente, che deve attenersi alle regole dell’art. 54-bis, comma 3.

I dipendenti coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono qualificati come incaricati del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 30 del d.lgs. n. 196/2003 e devono rispettare le istruzioni e linee guida richiamate dalla circolare n. 123/2015, oltre alle indicazioni specifiche fornite dal Responsabile. Restano salvi gli obblighi di legge non subordinati all’anonimato del segnalante.

Il Responsabile deve fornire riscontro al segnalante sugli esiti della segnalazione.

Misure discriminatorie e segnalazione all’ANAC

Il dipendente segnalante è tutelato da qualsiasi misura sanzionatoria, discriminatoria o comunque ritorsiva collegata alla segnalazione. L’eventuale adozione di misure ritenute ritorsive deve essere comunicata all’ANAC dal segnalante o dalle organizzazioni sindacali maggiormente rappresentative nell’Istituto.

Segnalazioni da parte di collaboratori e fornitori

Le tutele previste dall’art. 54-bis si applicano anche ai lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e realizzatrici di opere in favore dell’Istituto, se la segnalazione riguarda illeciti appresi in ragione del rapporto con l’INPS.

Per consulenti e collaboratori esterni l’Istituto assicura la stessa gestione riservata prevista per i dipendenti. Anche tali soggetti devono trasmettere la segnalazione al Responsabile mediante il modulo dedicato, inviandolo a segnalazioneilleciti@inps.it; il modulo è pubblicato nella sottosezione "Altri contenuti – prevenzione della corruzione" di "Amministrazione trasparente" ed è compilabile online.

Pubblicazione e diffusione interna

La circolare, l’indirizzo di posta elettronica e il modulo di segnalazione sono pubblicati in rete intranet e sul sito istituzionale. La circolare deve essere portata a conoscenza di tutto il personale con le consuete modalità e notificata al personale assente per lunga durata mediante raccomandata con avviso di ricevimento.

La circolare richiama infine che i Codici di comportamento impongono a dipendenti e collaboratori l’obbligo di segnalare gli illeciti e che le tutele riconosciute si applicano solo in presenza di segnalazioni provenienti da soggetti individuabili e conoscibili.