Risoluzione n. 298 del 18/10/2007

Conservazione informatica delle copie delle dichiarazioni da parte dei CAF

La risoluzione esamina l'istanza di interpello relativa alla conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni fiscali elaborate e trasmesse dai CAF, con particolare riguardo agli adempimenti correlati e al termine per l'invio dell'impronta dell'archivio informatico. L'Agenzia delle Entrate precisa i limiti e le condizioni di legittimità della conservazione sostitutiva, distinguendo tra obblighi del contribuente e obblighi del soggetto incaricato della trasmissione.

Quesito posto e soluzione proposta dall'istante

L'istante, coordinatore di una struttura di CAF dipendenti, rappresenta le difficoltà pratiche connesse alla conservazione cartacea delle dichiarazioni dei redditi, in ragione dell'elevato numero di contribuenti assistiti e degli spazi necessari per l'archiviazione. Per questo propone di avvalersi della conservazione anche su supporti informatici, ai sensi dell'articolo 3, comma 9-bis, del DPR 22 luglio 1998, n. 322.

Secondo la soluzione prospettata:

• la copia conservata dal CAF non dovrebbe necessariamente riprodurre la sottoscrizione del contribuente;
• per i modelli 730, sarebbe sufficiente conservare il modello 730 base e il prospetto di liquidazione 730/3, poiché le scelte per l'8 per mille e il 5 per mille risultano già annotate nel 730/3;
• la conservazione potrebbe avvenire in quattro fasi: elaborazione e stampa con consegna dell'originale al contribuente; invio telematico; creazione della copia informatica in formato DCM o PDF firmato digitalmente e con riferimento temporale; invio dell'impronta dell'archivio entro 90 giorni dalla scadenza del termine di presentazione telematica delle dichiarazioni fiscali.

Inquadramento normativo

L'Agenzia richiama, tra le altre, le seguenti disposizioni:

• articolo 3, commi 9 e 9-bis, del DPR 22 luglio 1998, n. 322;
• articolo 16, comma 1, lettera d), del DM 31 maggio 1999, n. 164;
• DM 23 gennaio 2004 sulla conservazione dei documenti informatici;
• deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004;
• circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002;
• circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006;
• provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle Entrate del 15 febbraio 2007 e circolare n. 17/E del 23 marzo 2007, per quanto riguarda le istruzioni sui modelli 730 dell'anno d'imposta 2006.

Sottoscrizione della dichiarazione e obbligo di conservazione

L'Agenzia afferma che la sottoscrizione del contribuente o del sostituto d'imposta è elemento essenziale dell'originale della dichiarazione che deve essere conservato da tali soggetti. Diversamente, il soggetto incaricato della trasmissione è tenuto a conservare soltanto la copia della dichiarazione trasmessa, non l'originale sottoscritto.

Ne consegue che:

• la copia conservata dal CAF su supporto informatico può anche non riportare la sottoscrizione del contribuente;
• per i CAF dipendenti, l'obbligo di conservazione riguarda le copie delle dichiarazioni e dei relativi prospetti di liquidazione, nonché le schede relative alla destinazione dell'8 per mille dell'IRPEF, da conservare fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di presentazione.

L'Agenzia aggiunge che, pur essendo la scelta dell'8 per mille e del 5 per mille indicata nel prospetto di liquidazione come messaggio, ciò non esonera il CAF dalla conservazione della scheda relativa a tale scelta.

Formato della copia informatica

La copia della dichiarazione formata su supporto informatico con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica è qualificata come documento informatico rilevante ai fini tributari ed è soggetta al DM 23 gennaio 2004.

L'Agenzia ritiene che il formato del file non sia soggetto a limitazioni, potendo essere utilizzato anche il PDF, a condizione che:

• vi sia perfetta coincidenza di contenuto tra la copia informatica, l'originale consegnato al contribuente e il file trasmesso telematicamente all'Agenzia;
• sia sempre possibile riprodurre la copia su modello conforme a quello approvato.

Processo di conservazione e tempistica

Poiché la copia informatica è un documento informatico rilevante ai fini tributari, la conservazione deve avvenire secondo l'articolo 3, comma 2, del DM 23 gennaio 2004, che prevede una cadenza almeno annuale per i documenti diversi dalle fatture.

L'Agenzia precisa che, per i CAF, tale obbligo significa che le copie delle dichiarazioni devono essere conservate entro il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi propria del CAF. Viene fatto l'esempio di un CAF costituito in forma di società di capitali che, nel corso del 2007, elabora e trasmette le dichiarazioni: la conservazione delle copie deve essere effettuata entro il termine di presentazione della propria dichiarazione, cioè entro il 31 luglio 2008 in caso di esercizio coincidente con l'anno solare.

Invio dell'impronta dell'archivio informatico

In tema di invio dell'impronta dell'archivio, dell'eventuale sottoscrizione elettronica e della marca temporale, l'Agenzia chiarisce che il termine di cui all'articolo 5, comma 1, del DM 23 gennaio 2004 deve essere riferito alla dichiarazione del CAF e non alla dichiarazione dei contribuenti assistiti.

Pertanto:

• la trasmissione dell'impronta dell'archivio informatico oggetto di conservazione deve avvenire entro il mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione del CAF;
• nell'esempio fornito, il termine sarebbe il 31 agosto 2008;
• non è condivisibile la tesi dell'istante secondo cui il termine potrebbe coincidere con i 90 giorni successivi alla scadenza della presentazione telematica delle dichiarazioni fiscali dei contribuenti.

Esito del parere

La risoluzione accoglie solo in parte la tesi prospettata dal CAF. È confermata la possibilità di conservare su supporti informatici le copie delle dichiarazioni trasmesse, anche senza sottoscrizione del contribuente, e la libertà di formato del file entro il vincolo della perfetta coincidenza del contenuto. Non viene invece accolta la soluzione secondo cui:

• la conservazione delle schede per le scelte dell'8 e 5 per mille potrebbe essere omessa;
• l'impronta dell'archivio potrebbe essere inviata entro 90 giorni dalla scadenza delle dichiarazioni dei contribuenti, anziché entro il mese successivo alla scadenza della dichiarazione del CAF.