Circolare numero 257 del 11-11-1991

Estratti conto contributivi: disciplina organizzativa e procedurale

La circolare ridefinisce in modo organico la gestione degli estratti conto contributivi, qualificandoli come atti aventi valore certificativo ai sensi dell'art. 54 della legge n. 88/1989. In tale prospettiva, il rilascio dell'estratto non è una mera attività di sportello, ma un procedimento amministrativo formale da svolgere secondo le garanzie della legge n. 241/1990 e del relativo regolamento attuativo. La circolare, inoltre, istituisce un'apposita struttura operativa dedicata, disciplina le modalità di presentazione delle domande e detta criteri di lavoro per la sistemazione delle posizioni assicurative e per le successive richieste di aggiornamento.

Quadro normativo e natura dell'estratto

L'art. 54 della legge 9 marzo 1989, n. 88 obbliga l'Istituto a fornire agli assicurati, o ai soggetti legittimati a richiederlo, i dati relativi alla situazione previdenziale e pensionistica. Poiché la comunicazione ha valore certificativo, l'INPS deve pervenire alla dichiarazione dell'effettiva consistenza del conto individuale attraverso un procedimento amministrativo regolare, fondato sulla verifica, integrazione, razionalizzazione e assestamento dei dati di archivio.

La circolare distingue tale estratto dalle semplici informative rilasciate allo sportello "a vista" e dagli estratti inviati d'iniziativa a categorie di assicurati. Questi ultimi, infatti, riproducono i dati così come risultano memorizzati negli archivi magnetici e hanno valore solo ricognitivo, mentre l'estratto certificativo presuppone una vera attività di controllo e sistemazione.

Istituzione del settore estratti conto e organizzazione interna

In considerazione dell'importanza strategica del servizio, viene istituito nell'ambito dell'Ufficio G.P.A. un specifico "settore estratti conto". La struttura deve operare come una "isola di produzione", con gestione per ciclo completo di prodotto, e deve essere dotata di personale e strumenti dedicati.

Le sue attribuzioni comprendono:

• la gestione dei fatti che incidono sulla dinamica delle posizioni assicurative;
• l'aggiornamento e la normalizzazione dei dati anagrafici e contributivi;
• i riscontri con le aziende;
• il collegamento con l'utenza, che interviene attivamente nel processo fornendo chiarimenti e segnalando carenze.

La circolare richiama anche il progressivo riassetto dell'Ufficio G.P.A., reso necessario dalle innovazioni tecniche già in corso, come l'integrazione degli archivi automatizzati, l'accesso nazionale agli archivi magnetici, l'automazione degli schedari cartacei e l'acquisizione automatizzata di eventi contributivi.

Presentazione della domanda e avvio del procedimento

Il procedimento si avvia su domanda scritta dell'interessato, indirizzata all'Ufficio G.P.A. - Settore estratti conto della sede competente. Il modulo di richiesta, da riprodurre localmente secondo il fac-simile allegato, è essenziale e contiene solo i dati di identificazione dell'assicurato e l'eventuale delega al patronato.

Alla domanda devono essere allegati i documenti necessari per l'accredito di periodi assicurativi non noti all'INPS, in particolare quelli riferiti a contribuzione figurativa. La domanda può essere presentata allo sportello o spedita con raccomandata con avviso di ricevimento. In ogni caso deve essere rilasciata ricevuta con il tagliando allegato al modulo, recante la stessa data di presentazione.

Se la domanda è presentata tramite patronato, il rilascio della ricevuta al patronato stesso è possibile solo se espressamente autorizzato dal delegante.

Termini di rilascio e gratuità

L'estratto deve essere emesso nel più breve tempo possibile, compatibilmente con le attività tecniche necessarie alla sistemazione del conto assicurativo. La circolare precisa che il termine di 90 giorni previsto dal regolamento attuativo della legge n. 241/1990 deve essere inteso come termine massimo, applicabile solo alle situazioni anomale che richiedono istruttorie non brevi.

Viene inoltre chiarito che il rilascio dell'estratto conto è gratuito per l'assicurato.

Attività preliminari di verifica e assestamento dei dati

Prima del rilascio, l'isola deve svolgere una serie di controlli e interventi di sistemazione. In particolare, deve:

• normalizzare eventuali discordanze anagrafiche e unificare posizioni plurime intestate allo stesso soggetto;
• accreditare la contribuzione figurativa risultante dalla documentazione prodotta;
• verificare, presso il settore che eroga prestazioni in forma diretta, l'esistenza di partite CIG, disoccupazione e simili che comportano accrediti figurativi da registrare nell'archivio ARPA;
• definire le richieste di sistemazione contributiva presentate con mod. ECO 2/M, secondo la disciplina applicabile al periodo di presentazione;
• sollecitare via fax le sedi con posizioni ARPA non ancora automatizzate affinché inseriscano i dati contributivi;
• annullare i periodi assicurativi palesemente duplicati nella stessa gestione;
• verificare se vi siano domande di riscatto, rendita vitalizia o costituzione di posizione assicurativa in corso;
• controllare eventuali cause ostative all'utilizzo di contribuzione già accreditata per trasferimenti ad altro ente.

La circolare precisa che non rientra invece nelle attribuzioni dell'isola l'attivazione di procedure di alimentazione ordinaria degli archivi magnetici o la presa in carico di pratiche che seguono iter specifici di altri settori, come riscatti, ricongiunzioni o regolarizzazioni contributive. Se non è possibile intervenire direttamente, la sede titolare del conto individuale deve eseguire tempestivamente l'aggiornamento richiesto.

Contenuto della comunicazione di accompagnamento

L'estratto deve essere consegnato o spedito insieme a una lettera che contenga un'avvertenza fondamentale: i dati riportati riflettono lo stato degli archivi INPS e possono mutare in relazione a eventi sopravvenuti o a situazioni non note o ancora definite.

L'assicurato viene quindi invitato a consultare la sede prima di assumere decisioni previdenziali sulla base dei periodi indicati nell'estratto e a segnalare eventuali omissioni o inesattezze, anche tramite patronato. La lettera deve inoltre indicare:

• eventuali domande di riscatto in corso di trattazione o pagamento;
• i periodi soggetti a contestazioni, accertamenti o trasferimenti ad altri enti.

Gestione delle richieste di aggiornamento

Se, dopo il rilascio dell'estratto, l'assicurato chiede il riconoscimento di ulteriori periodi non riportati, si apre un nuovo procedimento amministrativo. Anche in questa ipotesi è necessaria un'istanza scritta, da presentare con il modulo allegato specifico, e va rilasciata la relativa ricevuta.

Per questo nuovo procedimento valgono gli stessi principi di rapidità e il medesimo termine massimo di 90 giorni, con sospensione del decorso per il tempo necessario ad acquisire documenti o notizie da datori di lavoro o soggetti esterni.

Criteri istruttori per i periodi non registrati nell'archivio O.1/M

La circolare distingue due grandi aree: i periodi 1974/1977 e quelli successivi al 1977.

Per i periodi 1974/1977 non registrati si applicano i criteri che sostituiscono la precedente procedura ECO, tenendo conto che è venuto meno l'art. 8 della legge n. 48/1988. Il lavoratore deve dimostrare l'esistenza e le modalità del rapporto di lavoro mediante mod. DM 10/L o altra documentazione coeva e redatta dal datore di lavoro, come libri paga e matricola o buste paga. La prova deve essere accompagnata da una sequenza regolare di versamenti registrati o dalla documentazione contabile dell'epoca.

Per i periodi successivi al 1977, invece, la richiesta deve essere corredata dalla copia della denuncia retributiva rilasciata al dipendente o comunque in possesso del datore di lavoro. La mancanza di tale copia può rivelare una possibile omissione contributiva, che richiede accertamenti presso l'azienda. L'isola deve quindi verificare la presenza del mod. O.3/M, il corretto abbinamento delle denunce e l'eventuale presenza di errori di acquisizione o di anagrafica.

In base all'esito delle verifiche, l'isola può:

• sollecitare il completamento del ciclo di lavorazione;
• rettificare errori di acquisizione;
• reperire denunce con dati anagrafici errati;
• chiedere chiarimenti all'azienda;
• richiedere una verifica sulla correttezza contributiva.

Gestioni Art./Comm., V.V., L.D. e lavoratori agricoli

Per le gestioni Artigiani/Commercianti, V.V. e L.D., l'isola tratta le istanze di integrazione degli estratti che mirano all'accredito di versamenti non registrati, purché la domanda sia accompagnata dalla copia della ricevuta di versamento. La circolare chiarisce che non può intervenire sui bollettini ancora in attesa di acquisizione per la generalità degli assicurati; in tal caso il lavoratore viene informato che la pratica è in trattazione.

Per i bollettini Art./Comm. ritenuti anomali perché assenti dall'archivio, si rinvia alle istruzioni già impartite con la circolare n. 77 del 27 marzo 1990. Per le gestioni V.V. e L.D. vengono richiamati criteri analoghi ancora in corso di studio.

Quanto ai lavoratori agricoli dipendenti e ai CD/CM, le istanze per l'accredito di contributi non registrati possono essere definite direttamente dalle sedi solo se dagli elenchi nominativi emerge un'omissione in sede di acquisizione. In caso diverso, l'assicurato deve rivolgersi agli organismi competenti per l'eventuale iscrizione retroattiva negli elenchi.

Rapporti con i patronati

La circolare ribadisce il ruolo dei patronati nel quadro della collaborazione con l'utenza. L'assicurato può delegarli a rappresentarlo e assisterlo gratuitamente, con facoltà di ricevere la ricevuta della domanda solo se ciò sia stato espressamente autorizzato.

Viene inoltre richiesto alle sedi di prestare assistenza ai patronati per la formazione di operatori capaci di leggere e interpretare correttamente gli estratti conto, in coerenza con il protocollo d'intesa del 16 marzo 1990.

Modulistica allegata

La circolare allega due moduli operativi.

Il primo è la richiesta di estratto conto: contiene i dati identificativi dell'assicurato, l'eventuale indicazione di domande di riscatto o ricongiunzione già presentate e la possibilità di chiedere l'accredito di contributi figurativi per malattia, maternità e servizio militare, con allegazione della documentazione relativa.

Il secondo è la richiesta di aggiornamento dell'estratto conto individuale: consente di indicare i periodi mancanti distinti per categorie di assicurato o di contribuzione, compresi lavoro dipendente non agricolo, agricolo, domestico, artigiano/commerciante, coltivatore diretto/colono/mezzadro, contributi figurativi e versamenti volontari. Il modulo richiede l'allegazione delle copie delle denunce retributive e delle ricevute di versamento e prevede anche la delega al patronato.

Impostazione generale e prospettive organizzative

La circolare chiude evidenziando che si tratta di una prima sistemazione generale di una materia complessa, destinata a essere ulteriormente disciplinata da future norme sull'applicazione generale della legge n. 241/1990 e sul riassetto complessivo dell'area G.P.A. La costituzione del settore estratti conto è presentata come passaggio fondamentale di tale evoluzione.

Alcune disposizioni hanno, nell'immediato, valore programmatico perché la loro attuazione dipende dalla soluzione di problemi logistici, di risorse umane e strumentali e dal perfezionamento delle procedure automatizzate. Le sedi regionali sono invitate a seguire l'evoluzione dell'iniziativa, a riferire alla Direzione centrale per la Politica organizzativa e a fornire indicazioni utili al completamento del quadro normativo.