Regolamento (UE) 2020/473

Regolamento delegato (UE) 2020/473: banche dati per certificati di qualifica, libretti di navigazione e giornali di bordo

Il regolamento integra la direttiva (UE) 2017/2397 nel quadro del riconoscimento delle qualifiche professionali nella navigazione interna. La sua finalità è rendere operativi, in modo uniforme a livello UE, i sistemi informatici necessari alla registrazione, allo scambio e al controllo dei dati relativi ai certificati di qualifica, ai libretti di navigazione e ai giornali di bordo, anche per prevenire frodi, migliorare la sicurezza della navigazione e favorire la mobilità degli equipaggi.

Ambito e finalità del sistema informativo

Il testo distingue due infrastrutture: la banca dati dell'Unione, destinata ai certificati di qualifica e ai libretti di navigazione, e la banca dati europea degli scafi, destinata ai giornali di bordo. Le due banche dati sono concepite per supportare l'attuazione dell'articolo 25 della direttiva (UE) 2017/2397 e per agevolare lo scambio di informazioni tra Stati membri e Commissione anche ai fini statistici, di controllo e di sicurezza della navigazione.

Definizioni rilevanti

L'articolo 2 introduce le nozioni essenziali per l'applicazione del regolamento. Tra queste assumono rilievo il CID, ossia il numero univoco di identificazione del membro di equipaggio generato dalla banca dati dell'Unione, e gli stati dei certificati, che possono essere attivo, scaduto, sospeso, revocato, smarrito, rubato o distrutto. Le definizioni sono importanti perché determinano la gestione operativa dei dati e lo stato giuridico dei titoli professionali.

Banca dati dell'Unione: istituzione, contenuto e funzionamento

La Commissione istituisce e gestisce la banca dati dell'Unione ed è responsabile del funzionamento tecnico e della manutenzione, dovendo garantire riservatezza, integrità e disponibilità del sistema. Gli Stati membri che rilasciano certificati ai sensi della direttiva devono alimentare la banca dati con i dati contenuti nei registri nazionali, tramite scambio machine-to-machine.

La banca dati fornisce una panoramica consolidata dei dati presenti nei registri nazionali e, se del caso, anche delle informazioni relative a certificati e libretti riconosciuti a norma dell'articolo 10, paragrafi 2 e 3, della direttiva, ove sia stato concesso accesso a un'autorità di un paese terzo. Inoltre, essa mette a disposizione un portale web per gli utilizzatori autorizzati.

Profili di accesso e utilizzo dei dati

L'allegato I disciplina in modo puntuale i profili di accesso. La Commissione concede i diritti ai singoli utilizzatori in base a un elenco fornito dagli Stati membri; può inoltre attribuire accessi a organizzazioni internazionali e autorità di paesi terzi, purché siano rispettate le condizioni dell'articolo 25, paragrafo 4, della direttiva e dell'articolo 46 del regolamento (UE) 2018/1725.

I profili comprendono, tra gli altri:

• autorità di certificazione, con lettura e scrittura sulle principali funzionalità;
• autorità responsabili della sospensione, con accesso mirato alle funzioni di sospensione;
• autorità responsabili dell'applicazione, con sola lettura per prevenzione frodi e pratiche illecite;
• depositari dei registri;
• uffici di statistica;
• Commissione, con funzioni di gestione tecnica e accesso ai dati necessari.

Per le organizzazioni internazionali e per le autorità di paesi terzi l'accesso è subordinato alla valutazione del livello di protezione dei dati personali e può essere limitato.

Funzionalità operative della banca dati dell'Unione

Il sistema è costruito attorno a una serie di funzionalità operative, tra cui:

• verifica della registrazione del membro di equipaggio tramite CID o documento di identità;
• consultazione dei dati sui certificati di qualifica e sui libretti di navigazione;
• consultazione e aggiornamento dello stato dei certificati, inclusa la registrazione della sospensione;
• invio e ricezione di notifiche sulle modifiche ai registri;
• elaborazione di statistiche;
• aggiornamento dei metadati in caso di modifica dei registri nazionali;
• gestione delle transazioni incomplete con memorizzazione temporanea e ripetizione automatica;
• autenticazione degli utilizzatori tramite EU Login;
• monitoraggio di login e transazioni per debug e controllo.

Dati conservati, metadati e standard tecnici

La banca dati conserva solo i dati necessari al funzionamento: metadati di instradamento, tabelle dei diritti di accesso e dati CID con informazioni essenziali sul titolare, quali i tipi di certificati e autorizzazioni, il numero del libretto di navigazione attivo e il collegamento al registro nazionale più aggiornato. Per i certificati e i libretti riconosciuti, la banca dati può conservare anche i dati dell'articolo 25 della direttiva se l'accesso a un paese terzo è stato rifiutato.

Il collegamento con i registri nazionali avviene tramite il servizio elettronico di recapito certificato sicuro della Commissione (eDelivery), usando formato XML. Il servizio deve essere operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con disponibilità almeno del 98%, esclusa la manutenzione programmata. I dati di riferimento, come codici, vocabolari controllati e glossari, sono conservati nell'ERDMS.

Banca dati europea degli scafi e giornali di bordo

Gli Stati membri registrano nella banca dati europea degli scafi i dati relativi ai giornali di bordo. L'allegato II rinvia in parte alle istruzioni del regolamento delegato 2020/474 relativo a tale banca dati, soprattutto per quanto riguarda accesso, trattamento dei dati e pieno accesso. Anche qui l'accesso è riservato agli utilizzatori autorizzati: autorità di certificazione, autorità responsabili dell'applicazione, uffici di statistica, organizzazioni internazionali e autorità di paesi terzi, con livelli di accesso differenziati.

Protezione dei dati personali e tempi di conservazione

Il regolamento presta particolare attenzione alla protezione dei dati personali. Il trattamento da parte degli utilizzatori autorizzati negli Stati membri deve avvenire in conformità al regolamento (UE) 2016/679, mentre il trattamento effettuato dalla Commissione è soggetto al regolamento (UE) 2018/1725. L'accesso ai dati personali è ammesso solo per eseguire le funzionalità previste e solo per utilizzatori autorizzati.

Quanto alla conservazione:

• i dati di cui alla sezione 4 non possono essere conservati oltre il necessario e, in ogni caso, non oltre il pensionamento del membro di equipaggio;
• i dati utilizzati per le funzioni di monitoraggio dei login e delle transazioni non possono essere conservati oltre sei mesi;
• gli altri dati personali non possono essere conservati più a lungo del necessario per completare la transazione;
• i dati a fini statistici devono essere anonimizzati e aggregati, potendo essere conservati senza limite temporale una volta anonimizzati.

Ripartizione delle responsabilità tra Commissione e Stati membri

L'allegato III disciplina la contitolarità del trattamento dei dati personali nella banca dati dell'Unione. Gli Stati membri determinano finalità e mezzi del trattamento nei registri nazionali, mentre la Commissione, quale gestore della banca dati per lo scambio tra Stati membri, è anch'essa titolare del trattamento.

La Commissione deve garantire la conformità tecnica e la sicurezza del sistema, gestire le richieste degli interessati rivolte direttamente ad essa, pubblicare un'informativa sulla protezione dei dati, notificare eventuali violazioni ai punti di contatto unici, al Garante europeo della protezione dei dati e, in taluni casi, agli interessati, nonché controllare l'accesso del personale e assicurarne la formazione e il segreto professionale.

Le autorità competenti degli Stati membri devono raccogliere e trattare i dati dei richiedenti, assicurare accuratezza e sicurezza dei registri nazionali, fungere da punto di contatto per i membri di equipaggio, cooperare con gli altri Stati membri e con la Commissione, notificare le violazioni dei dati personali e individuare il personale autorizzato all'accesso ai dati.

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. La sua applicazione generale decorre dal 18 gennaio 2022, con anticipazione dell'applicazione dell'articolo 3, paragrafi 1 e 4, dalla data di entrata in vigore. Il regolamento è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri.