Circolare numero 23 del 31-1-1991

Procedura automatizzata "Agenda Sedi"

La circolare descrive la nuova versione della procedura "Agenda Sedi", predisposta per ampliare la quantità di informazioni gestite, estendere il sistema anche ai Centri Operativi e rendere disponibile la consultazione anche sui sistemi IBM/8100 della Direzione Generale. La novità centrale è il nuovo modello di aggiornamento: i dati vengono modificati direttamente dalle S.A.P. e dalle S.R. e poi distribuiti alle altre sedi tramite Data-Switching.

Finalità della procedura

La procedura è pensata per consentire, oltre alla consultazione delle informazioni di Sede, il raggiungimento di alcuni obiettivi operativi specifici:

• maggiore quantità di informazioni rese disponibili;
• estensione ai Centri Operativi delle informazioni già previste per Sedi Regionali, Provinciali e Zonali;
• gestione delle informazioni in capo alle S.A.P. e alle S.R.;
• aggiornamento automatico dell'archivio "AGENDA SEDI" mediante Data-Switching.

La circolare segnala inoltre che è allegato il manuale operativo con le istruzioni per installazione, acquisizione e trasmissione dei dati.

Ambito di installazione e struttura generale

La nuova procedura viene installata:

• presso le S.A.P., nei sottosistemi elaborativi periferici dell'area prestazioni;
• presso le Sedi Regionali, nei sottosistemi elaborativi periferici dei reparti C.I.;
• presso le Direzioni Centrali, nei sottosistemi elaborativi periferici disponibili.

Per le Sedi Regionali la procedura è sostanzialmente identica a quella delle Sedi Provinciali e Zonali, con differenze relative al numero dei programmi, all'archivio utilizzato e ad alcune funzioni non pertinenti, come i dati dei Centri Operativi o dei Patronati. La Direzione Generale può ricevere e consultare i dati provenienti dalle S.A.P. e dalle Sedi Regionali, ma non è prevista l'acquisizione o la trasmissione dei propri dati.

Installazione, caricamento dei programmi e trasformazione degli archivi

Per l'attivazione della nuova versione l'operatore di controllo deve effettuare il caricamento dei programmi previsti per ciascun ambiente. In particolare:

• per Sedi Provinciali e Zonali devono essere caricati i programmi indicati nel manuale, tra cui TNAP0002, TNAP3744 e altri moduli collegati alla nuova struttura dell'archivio 137;
• per le Sedi Regionali devono essere caricati i programmi RGAP0002, RGAP3998, RGAP3999, RGAP4000 e RGAP4101;
• per la Direzione Generale devono essere caricati i programmi RGAP3998, RGAP3999, RGAP4000 e RGAP4101.

Dopo il caricamento occorre avviare il programma di trasformazione dell'archivio:

• 4978 per Sedi Provinciali e Zonali;
• 3998 per Sedi Regionali e Direzione Generale.

Il programma va attivato da un terminale aperto con identificativo "200" e converte l'archivio "AGENDA SEDI" al nuovo tracciato. La trasformazione dura pochi minuti e deve essere eseguita subito dopo il caricamento dei programmi. Se non viene eseguita, l'attivazione del programma 2 produce un messaggio informativo che richiede di lanciare la conversione; la circolare avverte anche che potrebbero verificarsi anomalie nelle procedure di "Trasferimento Posizioni Assicurative" e "Gestione Automatizzata per gli Uffici Sanitari".

Abilitazione del programma di trasmissione-ricezione

Per rendere disponibile la funzione di scambio dati è necessario aggiornare la tabella delle procedure collegate al Data-Switching. L'operatore deve:

• attivare da terminale master il programma 4820;
• selezionare l'opzione 2, "INSERIMENTO NUOVE PROCEDURE";
• inserire la procedura "AGESEDI";
• indicare il numero di programma da abilitare:
  • 3744 per le S.A.P.;
  • 4101 per le Sedi Regionali e le Direzioni Centrali.

Completate queste operazioni, la procedura è installata e operativa.

Acquisizione e aggiornamento dei dati di sede

Dopo l'installazione, le S.A.P. e le S.R. devono completare l'archivio "TABELLE" con i propri dati di sede, utilizzando il programma 2. La circolare evidenzia che questa fase è indispensabile per la piena funzionalità della procedura, poiché consente al programma di trasmissione di inviare i dati alle altre sedi e di ricevere quelli provenienti dalle sedi collegate.

È inoltre richiesto di effettuare tempestivamente ogni aggiornamento quando mutano i dati della sede o dei Centri Operativi.

Il programma 2, se attivato con un identificativo qualsiasi, consente la sola consultazione; se attivato con l'identificativo 002, permette anche l'acquisizione e la modifica dei dati. Le modalità di selezione e di visualizzazione dei pannelli restano sostanzialmente identiche tra consultazione e aggiornamento, ma il controllo sull'identificativo abilita o meno la modifica dei dati.

Sedi Provinciali e Zonali: funzioni del programma 2

Per Sedi Provinciali e Zonali, il programma 2 presenta un pannello iniziale dal quale l'operatore 002 può accedere a più opzioni:

• Opzione 1 - Dati Sede: visualizza e consente l'aggiornamento dei dati principali della sede;
• Opzione 2 - Centri Operativi: consente la gestione dei Centri Operativi;
• Opzione 3 - Patronati: permette di consultare e aggiornare i dati degli enti di patronato;
• Opzione 4 - Stampe: richiama le funzioni di stampa;
• Opzione 5 - Associazione ID. user / C. oper.: mostra e consente di variare l'associazione degli identificativi utente ai Centri Operativi o alla sede;
• Opzione 6 - Sistema di pagamento pensioni: consente di verificare e, per l'utente 002, modificare l'eventuale utilizzo del pagamento delle pensioni a domicilio.

Dati obbligatori della sede

Per i dati della sede il programma richiede obbligatoriamente, tra gli altri:

• denominazione sede;
• provincia in chiaro;
• sigla automobilistica della provincia;
• indirizzo completo della sede;
• indirizzo completo dell'Ufficio Sanitario;
• indirizzo completo dell'Ufficio Legale;
• prefisso telefonico;
• numero telefonico del centralino;
• nome del Direttore della sede;
• nome del Presidente del Comitato Provinciale;
• nome del Direttore Generale dell'Istituto;
• nome del Presidente dell'Istituto;
• data della festività del Santo Patrono.

Non sono invece obbligatori diversi numeri telefonici e fax, tra cui quelli del dirigente della sede, dei C.E.D., del telefax e degli uffici sanitari/legali. Codice sede e codice regione non possono essere variati. Alla prima attivazione occorre verificare che la denominazione della sede corrisponda all'elenco di cui all'allegato 15.

Quando l'operatore conferma i dati, il programma esegue controlli di congruità: in caso di errori compare il messaggio che segnala campi errati e li evidenzia con asterischi; in assenza di errori compare il messaggio di accettazione delle variazioni e, premendo ENTER, i dati vengono memorizzati.

Gestione dei Centri Operativi

Se la sede ha Centri Operativi, l'opzione 2 consente di visualizzarli in un elenco progressivo. Selezionando il numero progressivo si accede al pannello del singolo Centro Operativo, dove possono essere completati o aggiornati i dati. Per un nuovo Centro Operativo deve essere digitato il primo numero progressivo non ancora presente.

Sono obbligatori, per il Centro Operativo:

• denominazione;
• indirizzo completo del Centro Operativo;
• indirizzo completo dell'Ufficio Sanitario;
• prefisso telefonico;
• numero telefonico del centralino;
• nome del Direttore;
• data della festività del Santo Patrono.

Non sono obbligatori altri numeri telefonici e fax. Il codice del Centro Operativo non può essere variato. Il tasto FP2 consente di disattivare o riattivare un Centro Operativo, mentre AP1 riporta all'elenco e AP2 termina il programma.

Gestione dei Patronati

L'opzione 3 mostra i codici e le denominazioni degli enti di patronato, compresi tre codici (23, 24 e 25) lasciati a disposizione della S.A.P. È possibile consultare l'indirizzo inserendo codice patronato e codice zona. Per i codici da 01 a 22 la denominazione non può essere modificata, perché tratta di codifica nazionale; per i codici 23-25 la denominazione è obbligatoria se non ancora presente, oppure modificabile se già acquisita.

Associazione degli user-id e sistema di pagamento pensioni

L'opzione 5 visualizza l'elenco degli user-id associati alla sede o ai Centri Operativi. La circolare precisa che tale associazione è utilizzata dalla procedura di gestione delle domande EAD75 per assegnare le pratiche alla sede o al Centro Operativo competente. L'associazione può essere modificata dall'utente 002, indicando lo user-id e il codice del Centro Operativo; il codice "00" indica l'associazione alla sede.

L'opzione 6 permette di verificare se la sede utilizza il pagamento delle pensioni a domicilio e, sempre per l'utente 002, di cambiare la scelta rispondendo "SI".

Sedi Regionali: acquisizione e aggiornamento

Per le Sedi Regionali, l'attivazione del programma 2 da parte dell'utente 002 porta direttamente al pannello dei dati della sede. I campi obbligatori includono, oltre ai dati di indirizzo e contatto, anche l'indirizzo dell'Ufficio Convenzioni Internazionali e i riferimenti specifici della struttura regionale.

Sono obbligatori, tra gli altri:

• provincia in chiaro;
• sigla automobilistica della provincia;
• indirizzo completo della sede;
• indirizzo completo dell'Ufficio Sanitario;
• indirizzo completo dell'Ufficio Convenzioni Internazionali;
• prefisso telefonico;
• numero del centralino;
• nome del Direttore;
• nome del Presidente del Comitato Regionale;
• nome del Direttore Generale dell'Istituto;
• nome del Presidente dell'Istituto;
• data della festività del Santo Patrono.

Non sono obbligatori diversi numeri telefonici e fax relativi al dirigente e ai reparti C.E.R. Codice regione, codice sede e denominazione non possono essere variati. Anche qui il programma controlla la congruità dei dati e memorizza solo le variazioni corrette.

Consultazione dei dati della propria sede

Il programma 2, attivato da qualsiasi operatore, consente la consultazione dei dati della propria sede.

Per Sedi Provinciali e Zonali, l'opzione 1 visualizza i principali dati della sede, compresi i codici, gli indirizzi, i numeri telefonici, i nominativi dei responsabili e la data dell'ultimo aggiornamento. L'opzione 2 consente di consultare i dati dei Centri Operativi; l'opzione 3 mostra i dati degli enti di Patronato; l'opzione 5 riepiloga gli user-id associati alla sede e ai Centri Operativi, con l'avvertenza che è importante verificare la corretta associazione degli user-id utilizzati dal Progetto Pensioni e dal Progetto Pensionesubito.

Per le Sedi Regionali, la consultazione dei dati della propria sede avviene con la visualizzazione del corrispondente pannello, che comprende anche la data dell'ultimo aggiornamento e i numeri telefonici specifici della struttura regionale.

Stampa dei dati della propria sede

Per le Sedi Provinciali e Zonali l'opzione 4 del programma 2 apre un ulteriore pannello con tre sub-opzioni:

• stampa di tutti gli indirizzi acquisiti, relativi a sede, Centri Operativi ed Enti di Patronato, su carta a 132 colonne;
• stampa degli indirizzi dei Patronati in lista, su carta a 80 colonne;
• stampa degli indirizzi dei Patronati in formato etichette autoadesive.

Le stampe vengono memorizzate nell'archivio delle code di stampa e successivamente eseguite tramite il programma 5390. Le code generate sono: "LISTA INDIRIZZI SEDE", "LISTA PATRONATI" ed "ETICHETTE PATRONATI".

Trasmissione e ricezione dati di sede

La funzione più rilevante della procedura è lo scambio periodico dei dati tra sedi. L'operatore di controllo deve richiamare il programma 4820, usando l'identificativo associato in sede di installazione alla procedura "AGESEDI", con cadenza almeno settimanale e comunque ogni volta che i dati della propria sede vengano modificati.

Se esistono variazioni effettive, il programma di trasmissione invia automaticamente i record aggiornati a tutte le Sedi Regionali, Provinciali, Zonali e ai Servizi della Direzione Generale; al termine riceve le eventuali variazioni provenienti dalle altre sedi. La prima esecuzione può richiedere tempi lunghi perché il sistema deve ricevere i dati di tutte le sedi.

Consultazione e stampa dei dati delle altre sedi

La consultazione dei dati presenti in "Agenda Sedi" è affidata al programma 4975 per S.A.P./Sedi Provinciali e Zonali, e al programma 4000 per Sedi Regionali e Direzione Generale. Il richiamo può avvenire digitando anche la parola "AGENDA" dopo il comando iniziale.

Le opzioni previste sono:

• ricerca per codice della sede o del Centro Operativo;
• ricerca per nome della sede;
• stampa delle informazioni, riservata agli operatori con identificativo compreso tra 35 e 47.

Ricerca per codice

Inserendo il codice della sede e, se necessario, quello del Centro Operativo, il sistema restituisce i dati corrispondenti. Se il codice non è presente in agenda, compare un messaggio di errore che invita a controllare il dato e ripetere la richiesta. Per le sedi con Centri Operativi è possibile visualizzare anche l'elenco dei Centri Operativi tramite il tasto PF5.

Ricerca per nome

La ricerca per nome consente di selezionare la sede tramite la denominazione; per le Sedi Regionali va indicato il nome della Regione. Se il nome non corrisponde a quelli presenti in archivio, il sistema segnala che la sede non è in agenda e invita a digitare correttamente il nome. In questa fase può accadere che talune sedi risultino ancora prive di alcuni dati, se non hanno ancora inviato le variazioni; tale situazione è segnalata dalla dicitura "LA SEDE NON HA INVIATO ANCORA LE VARIAZIONI".

Stampe delle sedi consultate

La funzione di stampa consente di produrre:

• elenco delle sedi e dei Centri Operativi;
• elenco numeri telefonici completi;
• elenco numeri telefonici del centralino;
• elenco numeri telefonici della direzione;
• elenco numeri telefonici CED;
• elenco numeri telefonici fax.

Le prime due opzioni richiedono carta a 132 colonne, le altre possono essere stampate su 80 colonne. Le stampe vengono elaborate tramite il programma 5390 delle code di stampa; per le Direzioni Centrali è previsto il gruppo 5.

Archivi utilizzati

La procedura opera su archivi localizzati nei sistemi IBM/8100 dell'Area Prestazioni delle S.A.P., dell'Area Convenzioni Internazionali delle Sedi Regionali o nei sistemi della Direzione Generale. Gli archivi principali sono:

• DSCB 3: archivio di tipo Relative, contiene i dati della sede; i record interessati sono 1, 10, da 67 a 88, 90 e 100;
• DSCB 74: archivio RSDS usato nelle Sedi Regionali e nella Direzione Generale, contiene i dati di tutte le S.A.P., dei Centri Operativi e delle Sedi Regionali, usando la collezione 04;
• DSCB 137: archivio RSDS usato nelle S.A.P., contiene i dati di tutte le S.A.P., dei Centri Operativi e delle Sedi Regionali, usando la collezione 04.

Descrizione sintetica dei programmi

Per le Sedi Provinciali e Zonali sono richiamati, tra gli altri:

• PGM 0002: gestione dell'archivio 3 di sede, consultazione e, per l'utente 2, variazione dei dati;
• PGM 3744: trasmissione/ricezione dei record variati;
• PGM 4580: utilità per cancellare e ricreare le chiavi dell'archivio 137 in caso di danneggiamento;
• PGM 4975: main della consultazione "Agenda Sedi";
• PGM 4976: decodifica dei nomi delle sedi e gestione delle stampe;
• PGM 4978: conversione del vecchio tracciato dell'archivio 137;
• PGM 5057: stampa dei dati della propria sede.

Per le Sedi Regionali:

• PGM 0002: gestione dell'archivio 3 di sede;
• PGM 3997: utilità per ricostruzione delle chiavi dell'archivio 74;
• PGM 3998: conversione del vecchio tracciato dell'archivio 74;
• PGM 3999: decodifica dei nomi delle sedi e gestione delle stampe;
• PGM 4000: main della consultazione "Agenda Sedi";
• PGM 4101: trasmissione/ricezione degli aggiornamenti.

Per le Direzioni Centrali sono previsti i programmi di utilità e conversione sull'archivio 74, il main 4000, il modulo 3999 per la decodifica e il 4101 per la ricezione degli aggiornamenti.

Indicazioni conclusive operative

La circolare richiede, in sostanza, che dopo l'installazione e la trasformazione degli archivi ciascuna sede completi i propri dati nel programma 2 e mantenga aggiornate le informazioni, così da garantire la piena funzionalità della nuova "Agenda Sedi" e il corretto scambio dei dati con tutte le altre strutture.