Circolare numero 4 del 14-01-2016

Programmazione e budget INPS per il 2016

La circolare disciplina l’avvio del processo di programmazione e budget per l’anno 2016, costruito sulle Linee guida gestionali approvate per il triennio 2016-2018. Essa definisce gli indirizzi strategici, gli obiettivi gestionali, i programmi di innovazione, le regole per la rilevazione dei fabbisogni di risorse, i criteri di misurazione della performance e le scadenze operative per strutture centrali e territoriali.

Quadro strategico generale

L’impostazione generale mira al consolidamento del ruolo dell’INPS nel sistema di welfare, al miglioramento dell’efficienza nell’impiego delle risorse e al rafforzamento della qualità dei servizi. Per le strutture centrali il focus è posto su innovazione, miglioramento del servizio, incremento del valore economico della produzione e razionalizzazione della spesa. Per le direzioni regionali, invece, il fulcro della programmazione è il conto economico, con attenzione alla redditività, alla razionalizzazione dei costi e all’uso della metodologia dei fabbisogni standard.

Linee guida gestionali 2016

Le linee di indirizzo gestionali sono articolate in ambiti strategici che includono:

• ridisegno del modello organizzativo e della rete territoriale;
• sviluppo di strumenti di performance management e competenze professionali;
• potenziamento delle relazioni con cittadini e imprese;
• governo della spesa e integrazione del patrimonio;
• consolidamento della funzione contabile e di bilancio;
• gestione del soggetto contribuente e del credito;
• assistenza alla povertà e al disagio sociale;
• supporto al mercato del lavoro e attuazione del Jobs Act;
• previdenza;
• gestione delle prestazioni creditizie e sociali;
• contenzioso.

Per ciascun ambito la circolare richiama programmi e progetti specifici, che orientano sia la programmazione centrale sia quella territoriale.

Programmi di Innovazione delle strutture centrali

La programmazione centrale include 14 Programmi di Innovazione, affidati a specifici centri di responsabilità. Tra i principali figurano il ridisegno del modello di offerta dei servizi, l’evoluzione degli strumenti informatici a supporto del nuovo modello, l’integrazione nella pubblica amministrazione, lo sviluppo dei modelli professionali e del performance management, l’ottimizzazione della gestione del soggetto contribuente, l’evoluzione del sistema dei controlli interni, la razionalizzazione delle risorse e del patrimonio, la valorizzazione del patrimonio informativo e la creazione di valore.

I programmi devono essere coerenti con tre finalità essenziali:

• miglioramento dell’offerta e della qualità del servizio agli utenti;
• incremento del valore economico della produzione;
• risparmio nei costi di gestione.

Ciascun CdR responsabile di un Programma di Innovazione deve formulare una proposta progettuale, indicando strutture coinvolte, obiettivi, tempi di realizzazione, fabbisogno di risorse e investimenti triennali. La proposta va condivisa con le strutture interessate e con la Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione, quindi formalizzata al Direttore generale.

Attività istituzionali e obiettivi di miglioramento

Per le strutture centrali non impegnate nei Programmi di Innovazione, la programmazione riguarda le Attività Istituzionali. In collegamento con tali attività possono essere definiti Obiettivi di Miglioramento, ma solo se espressi in termini di:

• valore economico della produzione;
• qualità del servizio;
• risparmi nelle spese di funzionamento.

Per ogni obiettivo devono essere indicati l’area dirigenziale responsabile, il valore obiettivo e i criteri di misurazione. Non è prevista una responsabilità di coordinamento distinta per tali obiettivi.

Rilevazione dei fabbisogni di risorse umane ed economiche

La circolare disciplina in dettaglio la quantificazione dei fabbisogni. Per le risorse umane viene richiesto l’uso del parametro FTE, distinto tra risorse ABC e altre risorse. Per le risorse economiche, il fabbisogno va espresso in ore di straordinario, importi per turni, giorni di missione e ore di timesheet.

Le proposte sono sottoposte a due verifiche:

• congruità tecnica da parte della Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione;
• compatibilità finanziaria da parte della Direzione centrale Risorse umane, in quanto titolare dei capitoli di spesa.

I fabbisogni collegati ai Programmi di Innovazione devono essere considerati come quota parte del fabbisogno dell’area dirigenziale competente per le attività istituzionali collegate.

Valore economico della produzione

Una parte centrale della circolare riguarda il valore economico della produzione, che esprime l’impatto finanziario positivo delle attività di accertamento e controllo svolte dall’Istituto. Le componenti considerate riguardano sia le maggiori entrate sia le minori uscite, con riferimento a contributi, prestazioni, recuperi, azioni surrogatorie, contenzioso e variazione delle riserve gestionali sui crediti.

Per il 2016 l’obiettivo complessivo è pari a 14.938 milioni di euro, con incremento del 4% rispetto al 2015, corrispondente a 563 milioni di euro, a cui si aggiungono 270 milioni di variazione delle riserve gestionali sui crediti. Il valore totale atteso comprende quindi anche la componente prudenziale legata alla gestione del credito.

Tra gli elementi principali figurano:

• accertamento dei contributi in fase amministrativa;
• accertamenti da vigilanza ispettiva;
• accertamento dei benefici in sede di pensione e TFS;
• accertamenti ECA;
• riscatti e ricongiunzioni;
• saldo delle sentenze favorevoli/sfavorevoli in materia contributiva;
• interessi legali sulle prestazioni;
• recupero di prestazioni indebite;
• annullamenti e revoche di prestazioni;
• azioni surrogatorie;
• contenzioso previdenziale e assistenziale.

La circolare esplicita anche i criteri di misurazione delle riserve gestionali sui crediti, basati sull’anzianità del credito e sul DSO, nonché sulle sospensioni dei crediti iscritti a ruolo. Tali meccanismi incidono sul valore economico della produzione e servono a valutare la qualità della gestione del credito.

Obiettivi attribuiti alle strutture centrali

La circolare assegna obiettivi dettagliati alle Direzioni centrali competenti. In sintesi:

• la Direzione centrale Pensioni deve perseguire la riduzione degli interessi legali e il recupero delle prestazioni indebite;
• la Direzione centrale Posizione assicurativa è coinvolta in riscatti, ricongiunzioni e accertamento benefici in sede di pensione e TFS;
• la Direzione centrale Entrate è responsabile di accertamenti contributivi, ECA e variazione delle riserve sui crediti contributivi;
• la Direzione centrale Prestazioni a sostegno del reddito opera su interessi legali, indebiti, VMC e azioni surrogatorie;
• la Direzione centrale Vigilanza Prevenzione e Contrasto all’Economia Sommersa presidia l’accertato da vigilanza e gli annullamenti da vigilanza ispettiva;
• la Direzione centrale Assistenza e Invalidità Civile presidia interessi legali, indebiti, revoche di invalidità civile e azioni surrogatorie;
• il Presidio integrato per il contrasto al contenzioso e il Coordinamento legale gestiscono i saldi delle sentenze favorevoli/sfavorevoli;
• il Coordinamento medico-legale è coinvolto in VMC, azioni surrogatorie e revoche di invalidità civile.

Alle altre strutture centrali viene attribuito il valore complessivo della produzione pari a 14.938 milioni di euro.

Gestione della spesa e razionalizzazione logistica

La circolare prevede obiettivi specifici per la gestione della spesa e per l’integrazione logistica. Le direzioni centrali titolari di budget di spesa devono garantire che l’assegnazione del budget non superi il fabbisogno congruato dell’intera regione e che lo scostamento tra budget assegnato, eventuale forecast e utilizzo effettivo non ecceda il 5%.

Sul versante logistico, le strutture responsabili del piano di razionalizzazione e del progetto archivi sono chiamate a completare gli interventi programmati per il 2016, con misurazioni basate sullo stato di avanzamento dei piani.

Piano di gestione degli archivi cartacei

La circolare conferma il progetto del polo unico di archiviazione presso Lacchiarella e l’attività di selezione/scarto della documentazione non corrente. L’obiettivo è ridurre criticità, liberare spazi e ottenere risparmi di gestione e manutenzione.

Per il 2016 l’attività deve riguardare anche gli archivi correnti, al fine di verificare possibili riduzioni di spazio. I parametri di riferimento sono:

• conclusione delle attività entro il 31 dicembre 2016;
• valore omogeneizzato di 1,5 per metro lineare gestito.

Le risorse impiegate vanno programmate nelle aree di produzione e rendicontate con il timesheet causale archivi. La Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione effettuerà la valutazione di congruità del piano, e l’andamento sarà monitorato mensilmente con richiesta di verbali di scarto.

Programmazione delle direzioni regionali: conto economico e indicatori

Per le direzioni regionali il conto economico diventa il documento di riferimento unico, articolato in rendimenti e costi. Il rapporto tra valore economico della produzione e costi di gestione totali costituisce l’indicatore di redditività.

La struttura dei costi distingue tra:

• costi diretti di produzione;
• costi indiretti di produzione;
• costi indiretti di CdR.

I costi vengono inoltre classificati in vincolati, parametrici e discrezionali. Per i costi non direttamente attribuibili è prevista la ripartizione tramite driver come volumi di produzione omogeneizzati, FTE e metri quadri degli immobili strumentali. I costi discrezionali sono oggetto della metodologia dei fabbisogni standard.

Gli indicatori economici utilizzati comprendono, tra gli altri:

• valore economico della produzione/costi totali;
• valore economico della produzione per punto omogeneizzato;
• costi diretti/costi totali;
• costo diretto della produzione/costi totali;
• costo del personale diretto di produzione/costo del personale totale;
• costi totali per punto omogeneizzato.

Rilevazione dei fabbisogni nelle strutture territoriali

La rilevazione dei fabbisogni economici si basa su 45 indicatori elementari e su un benchmark rispetto al valore standard di riferimento. Se la posizione della struttura è migliore dello standard, il fabbisogno può essere ritenuto congruo; se è peggiore, deve essere rivisto e accompagnato da azioni correttive.

Le rilevazioni avvengono tramite SAS Workforce planning e specifici form, anche a livello di singolo immobile. Gli importi inseriti hanno natura presuntiva e non costituiscono attribuzione formale di risorse finanziarie.

Piano di produzione territoriale: risorse, qualità e produttività

Il piano di produzione 2016 è orientato al miglioramento della qualità dei servizi e al mantenimento dei livelli di produttività, con una distribuzione più equilibrata dei carichi di lavoro.

La circolare indica tre passaggi fondamentali:

• dimensionamento del carico di lavoro sulla base di pervenuto e giacenze;
• determinazione del fabbisogno di risorse umane tramite parametri di impiego;
• programmazione delle leve gestionali, che comprende mobilità interna, sussidiarietà intra e interprovinciale, progetti regionali di miglioramento, sussidiarietà interregionale, poli specialistici e straordinario.

Sono confermati gli obiettivi di smaltimento delle giacenze: mantenimento fisiologico degli indici del 2015 entro soglie differenziate per tipologia di agenzia, con indice di deflusso uguale o superiore a 1. Le direzioni regionali possono inoltre individuare aree prioritarie da sviluppare mediante progetti di miglioramento regionale.

Qualità, efficacia e conformità dei processi

Gli obiettivi di qualità ed efficacia vengono misurati tramite lo scostamento rispetto al budget degli indicatori sintetici di qualità delle aree di produzione e degli indicatori di efficacia delle aree medico-legale e legale.

La qualità viene definita sulla base dei risultati 2015 confrontati con la media nazionale: se il dato 2015 è migliore, viene confermato; se è peggiore, la media nazionale diventa il valore obiettivo 2016. In questo modo si costruiscono indicatori sintetici di scostamento.

Dal 2016 viene introdotta sperimentalmente la misurazione della conformità dei processi di produzione, affidata alla Direzione centrale Audit. Tale misura non entra ancora nel sistema di valutazione della performance, ma è monitorata per una futura possibile integrazione nell’indicatore di qualità.

Efficienza e impiego delle risorse

La circolare conferma i livelli di produttività e, per il 2016, misura l’obiettivo di produttività solo a livello regionale. A livello provinciale, di agenzia e di linea di servizio l’indicatore resta comunque disponibile per valutazioni di congruità delle risorse.

Sono fissati specifici parametri di impiego delle risorse nelle aree di produzione e di supporto, differenziati per cluster territoriali e regionali. È inoltre definito un parametro di presenza pari all’80% e sono riportati i parametri di assorbimento per l’attività di informazione e consulenza nelle strutture provinciali.

Strumenti di programmazione e calendario

Gli strumenti operativi previsti sono:

• Piano Budget in SAS Workforce per la programmazione delle risorse umane;
• SAS Workforce per la rilevazione dei fabbisogni economici;
• SAP BW SEM per la formalizzazione delle attività regionali di autofunzionamento e delle proposte progettuali.

Per le strutture centrali, il termine per la proposta degli interventi è fissato al 29 gennaio 2016; la fase di negoziazione termina il 19 febbraio 2016. Per le direzioni regionali, le scadenze di elaborazione dei piani di produzione, del piano delle attività e del fabbisogno economico sono anch’esse fissate al 29 gennaio 2016, con verifiche entro il 10 febbraio 2016 e negoziazione entro il 19 febbraio 2016.

Conclusione del processo

Dopo la fase di programmazione e negoziazione, il Direttore generale assegna il budget ai centri di responsabilità e gli obiettivi alle direzioni regionali. La circolare attribuisce alla Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione il ruolo di presidio dell’intero processo, con funzioni di assistenza, verifica di congruità e conformità dei piani e degli obiettivi.