Sentenza n. 223/2026 - Latina, Sezione 1

Esito

La controversia

Il ricorrente, già Segretario comunale presso il Comune di Falvaterra, aveva chiesto copia degli atti rogati durante il periodo di servizio, dichiarando di averne bisogno per determinare esattamente i diritti di rogito spettanti e per proporre un'azione giudiziaria volta al loro pagamento. Il Comune aveva dapprima comunicato il differimento dell'accesso per trenta giorni e poi aveva respinto l'istanza, ritenendola generica, indifferenziata e meramente esplorativa, nonché potenzialmente idonea a determinare un appesantimento dell'azione amministrativa. Il ricorrente ha dedotto l'incompetenza del Sindaco, sostenendo che la decisione sull'accesso rientrasse nelle funzioni gestionali del responsabile del servizio; la violazione degli artt. 24 e 25 della legge n. 241/1990, in ragione della necessità della documentazione per la tutela giudiziale di un proprio diritto; nonché contraddittorietà e illogicità della motivazione, poiché gli atti richiesti erano individuati mediante il riferimento alla tipologia documentale, alla funzione esercitata e a un preciso arco temporale. Il Comune ha sostenuto anche in udienza la genericità ed esploratività dell'istanza e l'assenza di un interesse qualificato, richiamando la sopravvenuta emissione di un decreto ingiuntivo relativo ai diritti di rogito maturati fino al 2010.

La decisione

Il ricorso è stato accolto. Il Collegio ha anzitutto ravvisato l'incompetenza del Sindaco, poiché il principio di separazione tra indirizzo politico e gestione amministrativa, previsto dall'art. 107 del d.lgs. n. 267/2000, non risultava derogato mediante specifiche disposizioni regolamentari organizzative ai sensi dell'art. 53, comma 23, della legge n. 388/2000. Al contrario, la responsabilità del Servizio Amministrativo e Finanziario, competente per le istanze di accesso, era stata conferita a una dipendente comunale. Il TAR ha tuttavia esaminato anche le ulteriori censure, rilevando che il giudizio ex art. 116 c.p.a. è diretto sostanzialmente ad accertare la sussistenza del diritto di accesso, indipendentemente dalla correttezza formale delle ragioni poste dall'amministrazione a fondamento del diniego. L'istanza non era generica né esplorativa: individuava gli atti rogati dal richiedente nella sua qualità di Segretario comunale e delimitava la richiesta al periodo dal 24 agosto 1998 al 31 dicembre 2018. Non poteva pretendersi una più puntuale indicazione dei singoli documenti, poiché i relativi dati erano nella disponibilità esclusiva del Comune e risultavano annotati nel Repertorio dei contratti. Non è stato ritenuto configurabile neppure un appesantimento dell'attività amministrativa, considerato il limitato numero presumibile degli atti e le ridotte dimensioni dell'ente. La successiva emissione del decreto ingiuntivo non ha fatto venir meno l'interesse all'accesso, poiché riguardava soltanto il periodo fino al 2010, mentre la richiesta comprendeva anche gli anni successivi fino al 2018. Il Comune è stato quindi ordinato a mettere a disposizione la documentazione entro trenta giorni dalla notificazione o comunicazione della sentenza. Le spese, pari a euro 1.500 oltre accessori e contributo unificato se versato, sono state poste a carico del Comune.

Norme richiamate

• art. 116 c.p.a.

  Il giudizio in materia di accesso, pur configurato come impugnatorio, è sostanzialmente diretto ad accertare la sussistenza del diritto del richiedente all'ostensione dei documenti.

• artt. 24 e 25 l. 241/1990

  L'accesso difensivo è riconoscibile quando la conoscenza dei documenti è necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici; l'istanza deve individuare i documenti richiesti, ma non può essere considerata generica quando la loro precisa identificazione è nella disponibilità dell'amministrazione e la richiesta è delimitata per tipologia e periodo.

• art. 107 d.lgs. 267/2000

  Negli enti locali, la gestione amministrativa e tecnica spetta ai dirigenti o ai responsabili degli uffici e dei servizi, in applicazione del principio di separazione dalle funzioni di indirizzo politico.

• art. 53, comma 23, l. 388/2000

  Nei comuni con popolazione inferiore a 5.000 abitanti la deroga alla separazione tra indirizzo politico e gestione è possibile solo in presenza di specifiche disposizioni regolamentari organizzative che attribuiscano agli amministratori la responsabilità degli uffici e il potere di adottare atti gestionali.

• artt. 73 e 87, comma 2, c.p.a.

  Le memorie e i documenti depositati oltre i termini processuali non sono stati utilizzati ai fini della decisione.

Massime di principio

• Nel giudizio ex art. 116 c.p.a., il giudice deve verificare sostanzialmente la sussistenza del diritto di accesso ai documenti richiesti, senza limitarsi a valutare la correttezza formale delle ragioni addotte dall'amministrazione per il diniego.
• Un'istanza di accesso non è generica o meramente esplorativa quando individua la tipologia degli atti mediante il riferimento alla funzione esercitata dal richiedente e delimita la richiesta a un preciso arco temporale, anche se non elenca singolarmente ciascun documento.
• Non può essere imposto al richiedente di indicare puntualmente documenti i cui dati identificativi sono nella disponibilità esclusiva dell'amministrazione, soprattutto quando l'ente è tenuto a conservarli e registrarli in appositi repertori.
• Nei comuni con popolazione inferiore a 5.000 abitanti, l'attribuzione agli organi politici di funzioni gestionali richiede l'adozione di specifiche disposizioni regolamentari organizzative; in mancanza, il provvedimento in materia di accesso adottato dal sindaco è viziato da incompetenza quando la funzione spetta al responsabile del servizio.
• La sopravvenuta definizione giudiziale di una parte della pretesa sostanziale non elimina l'interesse all'accesso quando la documentazione richiesta riguarda anche periodi o posizioni non coperti da tale definizione.

Come è indicizzato