Sentenza n. 1022/2026 - Genova, Sezione 1

Esito

La controversia

L'impresa, affidataria di servizi di gestione di centri collettivi di accoglienza per minori stranieri non accompagnati, ha impugnato la nota con cui la Prefettura di Genova, nell'ambito del procedimento avviato per la nomina di commissari ai sensi dell'art. 6 d.l. 20/2023, aveva trasmesso soltanto una parte della documentazione richiesta con istanza di accesso del 19 marzo 2026. L'istanza riguardava, tra l'altro, atti relativi alla stipula e all'esecuzione dei contratti, corrispondenza interna ed esterna, documentazione contabile e di pagamento delle fatture, certificati di regolare esecuzione e pagamento, rendicontazioni e comunicazioni riguardanti i servizi. La ricorrente ha dedotto un interesse difensivo all'accesso e, in corso di giudizio, ha individuato i documenti ancora mancanti: certificati di regolare esecuzione e/o pagamento, una nota della Prefettura contenente il quesito rivolto all'Avvocatura dello Stato, il relativo parere dell'Avvocatura e l'eventuale decreto di nomina dei commissari. La Prefettura ha eccepito la genericità dell'istanza e ha sostenuto di averla già soddisfatta. Il TAR ha ritenuto l'istanza sufficientemente specifica, nonostante il numero considerevole e la parziale sovrapponibilità delle categorie documentali, poiché riferita a contratti determinati e a documenti dei quali la richiedente non poteva conoscere tutti gli estremi identificativi. Ha inoltre rilevato che, una volta specificati i documenti e dimostrata la loro correlazione con le competenze dell'amministrazione, spetta a quest'ultima dichiarare formalmente se gli atti siano detenuti o custoditi.

La decisione

Il TAR ha dichiarato cessata la materia del contendere relativamente ai documenti già esibiti successivamente alla notifica del ricorso. Quanto ai documenti residui, ha accolto il ricorso e ordinato alla Prefettura di esibirli, se detenuti, entro trenta giorni dalla comunicazione o, se anteriore, dalla notificazione della sentenza. Qualora i documenti non siano materialmente detenuti, l'amministrazione dovrà rendere, nello stesso termine, una dichiarazione formale sottoscritta che indichi quali documenti non siano nella sua disponibilità. Il Collegio ha precisato che le dichiarazioni contenute nelle difese dell'Avvocatura dello Stato non sono sufficienti a comprovare l'eventuale indisponibilità dei documenti, dovendo la dichiarazione essere sottoscritta personalmente dal rappresentante dell'ente. Quanto ai pareri dell'Avvocatura dello Stato, l'eventuale ostensione dovrà avvenire nel rispetto dell'art. 2 d.P.C.M. 26 gennaio 1996, n. 200. Per l'eventuale inottemperanza, il TAR ha nominato commissario ad acta il Prefetto competente, con facoltà di delega a un dirigente della carriera prefettizia, attribuendogli il compito di sostituirsi all'amministrazione inadempiente entro l'ulteriore termine di trenta giorni dalla comunicazione dell'inottemperanza. Le spese sono state integralmente compensate in ragione della peculiarità della vicenda e dell'incertezza sull'effettiva esistenza di ulteriori documenti accessibili.

Norme richiamate

• art. 22 ss. l. 241/1990

  Disciplina il diritto di accesso documentale esercitato dalla ricorrente; l'istanza è stata ritenuta ammissibile e sufficientemente specifica.

• art. 24, comma 3, l. 241/1990

  divieto ... di formulare una richiesta meramente perlustrativa e di controllo

  Il divieto di richieste esplorative non impedisce l'accesso quando i documenti siano individuati per categorie sufficientemente specifiche e collegati alle competenze dell'amministrazione.

• art. 1, comma 2-bis, l. 241/1990

  Il principio di leale collaborazione impone all'amministrazione, una volta assolto dall'interessato l'onere di individuare i documenti e il loro collegamento con le competenze dell'ente, di dichiarare formalmente se gli atti siano detenuti o custoditi.

• art. 2 d.P.C.M. 26 gennaio 1996, n. 200

  L'eventuale ostensione dei pareri resi dall'Avvocatura dello Stato deve avvenire nel rispetto della disciplina speciale richiamata.

• art. 34, comma 1, lett. e), c.p.a.

  Consente al giudice di nominare, per l'eventualità di inottemperanza, un commissario ad acta incaricato di sostituirsi all'amministrazione nell'esecuzione della sentenza.

• art. 52, commi 1 e 2, d.lgs. 196/2003

  Costituisce il presupposto per l'oscuramento delle generalità della parte interessata.

• artt. 5 e 6 Regolamento (UE) 2016/679

  Richiamati quali ulteriori presupposti per la tutela dei diritti o della dignità della parte interessata mediante oscuramento delle generalità.

Massime di principio

• L'istanza di accesso documentale supera il divieto di richiesta meramente esplorativa quando individua in modo sufficientemente specifico categorie di documenti e ne dimostra il collegamento con le competenze istituzionali dell'amministrazione, anche senza indicare gli estremi puntuali dei singoli atti, se tali estremi non sono fisiologicamente conoscibili dal richiedente.
• Quando il richiedente abbia individuato i documenti per categoria e ne abbia dimostrato la verosimile riconducibilità agli archivi dell'amministrazione, l'onere della prova dell'indisponibilità o della mancata detenzione grava sull'amministrazione, che deve assumersi formalmente la responsabilità di dichiarare quali documenti non siano presenti nei propri archivi cartacei o digitali.
• Le mere affermazioni sull'indisponibilità dei documenti contenute nelle difese processuali dell'Avvocatura dello Stato non sostituiscono la dichiarazione formale dell'amministrazione detentrice, sottoscritta dal rappresentante dell'ente.
• In caso di accoglimento dell'azione di accesso, il giudice può ordinare l'esibizione dei documenti detenuti entro un termine determinato e prescrivere, in alternativa, una dichiarazione formale attestante quali documenti non siano detenuti dall'amministrazione.
• La successiva ostensione dei documenti richiesti determina la cessazione della materia del contendere limitatamente a tali documenti, mentre il giudizio prosegue e può essere accolto per la documentazione ancora mancante.
• L'ordine giudiziale di esibizione può essere assistito dalla nomina preventiva di un commissario ad acta, destinato a sostituire l'amministrazione inadempiente nell'esecuzione della sentenza.

Come è indicizzato