Circolare numero 12 del 29-01-2016

Consolidamento banca dati posizioni assicurative dipendenti pubblici – avvio lavorazioni Lotto 3

La circolare disciplina l’avvio operativo del terzo lotto di posizioni assicurative dei dipendenti pubblici, nell’ambito del progetto di consolidamento della banca dati e di progressiva adozione di Nuova Passweb. Il Lotto 3 riguarda circa 450mila iscritti degli enti locali e costituisce il passaggio finale su Nuova Passweb di tutte le relative posizioni. Il documento fornisce istruzioni di lavorazione per le sedi INPS e per gli enti datori di lavoro, distinguendo la gestione dei potenziali pensionandi dalla restante platea degli iscritti.

Articolazione del Lotto 3 in Lista 1 e Lista 2

Il Lotto 3 è suddiviso in due liste. La Lista 1 comprende circa 20mila soggetti potenziali pensionandi che possono maturare pensione di vecchiaia o anticipata nel 2016; la Lista 2 comprende tutti gli altri iscritti ricompresi nel lotto. La distinzione è funzionale a una lavorazione più mirata dei soggetti prossimi al pensionamento, per i quali viene richiesto un maggiore coinvolgimento degli enti datori di lavoro al fine di disporre di posizioni assicurative complete e congruenti prima della liquidazione della prestazione.

Alimentazione della posizione assicurativa e controlli sulle denunce

La posizione assicurativa è alimentata tramite i flussi contributivi e gli strumenti informatici previsti dal sistema: per i periodi dal 1° ottobre 2012 si utilizza esclusivamente UniEmens; per i periodi dal 1° gennaio 2005 al 30 settembre 2012 sono utilizzabili UniEmens e Passweb; per i periodi antecedenti il 1° gennaio 2005 è utilizzabile solo Passweb. La compilazione corretta della ListaPosPA con UniEmens consente di alimentare sia la posizione assicurativa sia il calcolo del contributivo dovuto.

La circolare evidenzia che la correttezza delle denunce mensili è essenziale: errori di tipo "bloccante" impediscono l’acquisizione dei dati nella posizione assicurativa. I controlli di coerenza verificano il rispetto delle regole di compilazione già richiamate dalla Circolare 105/2012 e dal Messaggio 17297/2012, oltre alla conformità al quadro normativo vigente.

Abilitazione degli enti a Passweb e servizio di visualizzazione denunce

È rimarcata la necessità che gli enti siano abilitati a Passweb, strumento esclusivo per la correzione dei periodi antecedenti il 1° gennaio 2005. Le strutture territoriali devono attivarsi per sensibilizzare gli enti e supportarli nella richiesta di abilitazione agli applicativi PAssWeb e Visualizzazione Denunce Contributive, se mancanti.

Dal gennaio 2014 è disponibile un servizio che consente agli enti della Gestione Dipendenti Pubblici di visualizzare lo stato delle denunce e il loro stato di elaborazione. La consultazione può avvenire sia sull’intera denuncia sia per singolo iscritto, così da individuare gli elementi in errore e procedere alle correzioni tramite gli specifici flussi previsti. È inoltre prevista una reportistica mensile via PEC con l’indicazione degli errori riscontrati, del numero e della modalità di correzione.

Modalità operative di sistemazione della posizione assicurativa

Per tutte le posizioni del Lotto 3 la lavorazione deve iniziare con l’apertura della funzione "Sistemazione della posizione assicurativa". Prima di ogni altro intervento deve essere eseguita la "Memorizzazione del fascicolo". Nella successiva fase di "Correzione della PA" devono essere trattate le segnalazioni presenti in area di lavoro, le RVPA e ogni altra anomalia individuata dall’operatore.

In tale fase occorre verificare la congruità complessiva della posizione assicurativa ed esaminare gli eventuali "errori potenziali": se l’anomalia è effettiva deve essere corretta, se invece è fisiologica deve essere confermata. Il periodo oggetto di istruttoria deve essere validato dall’operatore INPS o, quando intervenga il datore di lavoro, certificato dall’ente. La validazione non ha natura autonoma, ma è parte integrante della sistemazione della posizione assicurativa e riguarda il solo periodo effettivamente verificato.

Gestione delle prestazioni, delle RVPA e dei termini di risposta dell’ente

Quando la sistemazione è finalizzata alla definizione di una prestazione, la posizione assicurativa non può essere aggiornata limitatamente a quell’evento, ma deve essere sistemata integralmente. La correzione deve avvenire prioritariamente tramite istruttoria interna, con consultazione degli atti e delle banche dati disponibili presso l’Istituto.

In presenza di RVPA o di domande di riscatto, ricongiunzione o computo, se l’istruttoria interna non consente di reperire tutti gli elementi necessari, la segnalazione va inviata al datore di lavoro, che deve chiuderla entro 60 giorni. Decorso tale termine senza riscontro, l’operatore INPS chiude la segnalazione e la sistemazione sulla base dei dati già presenti in banca dati.

Trattazione della Lista 1: lavorazione congiunta e priorità ai pensionandi

Per la Lista 1 la circolare prevede una lavorazione congiunta e coordinata tra sede INPS ed ente datore di lavoro. Le sedi devono avviare con priorità la sistemazione di queste posizioni; dopo l’istruttoria interna, le eventuali carenze vengono segnalate in Passweb all’ente, che integra il conto assicurativo con i dati mancanti tramite Passweb o ListaPosPA.

Le sedi possono anche inviare agli enti l’elenco dei potenziali pensionandi per concordare le modalità di sistemazione e attivare tutte le possibili sinergie. La sistemazione può essere svolta dall’ente in autonomia oppure, se concordato, direttamente dall’operatore di sede. Se l’ente non chiude la segnalazione entro 60 giorni, la sede procede alla chiusura sulla base dei dati disponibili. In caso di domanda di pensione, la liquidazione avviene sui dati presenti in banca dati, con conseguenze potenzialmente rilevanti sul diritto e sulla misura della pensione. Per la Lista 1 viene ribadito che il modello PA04 non deve più essere richiesto.

Trattazione della Lista 2

La Lista 2 segue le modalità già previste per il Lotto 2: la sistemazione è effettuata dall’operatore di sede sulla base dell’istruttoria interna e il coinvolgimento del datore di lavoro resta limitato ai casi in cui, in presenza di prestazioni e/o RVPA, i dati disponibili non siano sufficienti. Una volta completata l’istruttoria, la sistemazione può essere chiusa come "attività completata" anche se permangono segnalazioni non risolte. Anche per la Lista 2 è espressamente escluso l’uso del modello PA04.

Estensione della procedura pensioni sul nuovo sistema SIN2

Con il Lotto 3 prende avvio in forma generalizzata l’erogazione delle pensioni degli iscritti agli enti locali sulla base delle informazioni contenute nel conto assicurativo consolidato, superando la prassi della ricostruzione di carriera con PA04 o documentazione analoga. Per gli iscritti della Lista 1 gli enti devono quindi alimentare il conto assicurativo, tramite Nuova Passweb e UniEmens-ListaPosPA, con le informazioni necessarie alla liquidazione della prestazione.

La circolare considera superata e inapplicabile la cosiddetta "smigrazione" dal nuovo sistema SIN2 al vecchio sistema SIN, ammettendola solo in ipotesi particolari da valutare caso per caso e comunque previa autorizzazione della Direzione Centrale Posizione Assicurativa e della Direzione Centrale Pensioni.

Flusso della domanda di pensione e anticipo DMA

La domanda di pensione telematica attiva il processo di Determinazione Pensione sulla Scrivania Virtuale dell’operatore di pensione e, di riflesso, il processo di Certificazione P.Ass ai fini pensionistici sulla scrivania dell’operatore di sede competente. Il sistema avvia automaticamente anche la Correzione P. Ass. e, se necessario, la Memorizzazione del fascicolo.

L’operatore di posizione assicurativa procede quindi alla sistemazione, interloquendo con il datore di lavoro tramite Passweb per acquisire i dati mancanti o necessari alla definizione della prestazione. L’ente inserisce l’anticipo delle DMA e i dati di "ultimo miglio" mediante l’apposita funzionalità Passweb. Una volta completata, la posizione assicurativa viene rilasciata ai fini della pensione e diventa utilizzabile per il calcolo del trattamento. L’anticipo DMA è ammesso solo ai fini pensionistici e non per riscatto, ricongiunzione o computo, salvo che sia già presente una domanda di pensione.

Misurazione delle attività, codici di produzione e indicatori di efficacia

Per il monitoraggio delle lavorazioni del Lotto 3 sono introdotti specifici codici di produzione relativi al processo "Sistemazione PA": memorizzazione fascicolo Lotto 3, correzione segnalazioni Lotto 3, sistemazione PA Lotto 3 e RVPA Lotto 3, con i relativi coefficienti di omogeneizzazione. Tali coefficienti potranno essere modificati in occasione delle future sessioni di misurazione dei tempi di lavorazione.

Sul piano qualitativo, il risultato atteso è la completa sistemazione delle posizioni entro la data di pubblicazione della lista successiva. Nel Cruscotto Direzionale sarà quindi attivato un indicatore di efficacia dato dal rapporto tra numero di posizioni sistemate e totale dei nominativi presenti nella lista corrispondente. La circolare sottolinea infine la necessità di un forte coordinamento tra tutte le funzioni territoriali e di una conduzione unitaria dei rapporti con gli enti datori di lavoro.