Circolare n. 30 del 25/06/2009

Aggiornamenti in materia di abilitazione ai servizi telematici Entratel e Fisconline

La circolare illustra il riassetto delle abilitazioni ai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate, resosi necessario per adeguare il sistema alle prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali del 18 settembre 2008. Le novità incidono sia sulle modalità di accesso sia sulla gestione delle utenze di soggetti diversi dalle persone fisiche, con l’obiettivo di garantire una più chiara identificazione dell’operatore che materialmente effettua le transazioni telematiche.

Premessa e finalità dell’intervento

Il Provvedimento del Garante ha imposto tre direttrici di intervento principali:

• introduzione della scadenza periodica delle password;
• eliminazione delle credenziali generiche per società, enti pubblici e privati e, più in generale, per i soggetti diversi dalle persone fisiche;
• attribuzione di utenze telematiche ad personam, idonee a identificare direttamente l’operatore finale.

In attuazione di tali prescrizioni, il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia del 10 giugno 2009 ha ridefinito le modalità di abilitazione ai servizi telematici e di trasmissione dei documenti, con ricadute operative anche sugli Uffici dell’Agenzia.

Modifica del sistema di accesso e password policy

A partire dal 4 febbraio 2009 l’Agenzia ha introdotto un piano progressivo di password policy per gli utenti Entratel e Fisconline. Gli utenti interessati vengono avvisati in anticipo della necessità di sostituire la password attraverso messaggi personalizzati pubblicati nell’area autenticata del sito dei servizi telematici; per gli aderenti al servizio "SMS & e-mail" la comunicazione avviene anche tramite sms o e-mail.

La nuova password è soggetta a scadenza periodica di 90 giorni e, alla ricezione dell’avviso, l’utente deve sostituirla con una password diversa dalla precedente.

Nuovo assetto per i soggetti diversi dalle persone fisiche

Per enti, società, CAF, amministrazioni pubbliche e in generale soggetti non persone fisiche, il sistema di accesso è stato radicalmente modificato. Entro il 31 agosto 2009 tali soggetti devono comunicare all’Agenzia i nominativi dei "gestori incaricati"; dal 1° settembre 2009 tutte le credenziali generiche saranno disattivate. Inoltre, dal 1° novembre 2009 l’Agenzia procederà d’ufficio alla revoca delle abilitazioni per i soggetti che non abbiano completato gli adempimenti richiesti.

I "gestori incaricati" sono persone fisiche designate dal rappresentante legale o negoziale del soggetto non persona fisica. Essi, a loro volta, amministrano gli "operatori incaricati", cioè coloro che materialmente eseguono le transazioni telematiche in nome e per conto dell’ente o della società. Per ciascuna sede telematica possono essere indicati da uno a quattro gestori incaricati.

La comunicazione dei gestori può avvenire:

• online, mediante apposita funzione del sito dei servizi telematici;
• in forma cartacea, presso l’ufficio che ha rilasciato l’abilitazione o, se non ancora abilitato, presso un ufficio della regione del domicilio fiscale dell’ente.

La circolare precisa anche che il rappresentante legale deve avere un’autonoma abilitazione Entratel o Fisconline coerente con i requisiti posseduti per la trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali. Prima della comunicazione è opportuno verificare la corrispondenza del rappresentante legale presente in Anagrafe Tributaria e, in caso di difformità, procedere all’aggiornamento anagrafico.

Nuove modalità di abilitazione a Entratel

Il rilascio dell’abilitazione a Entratel è ora articolato in due momenti.

1. Pre-iscrizione online L’utente accede al sito dei servizi telematici e seleziona la funzione di pre-iscrizione. Se il richiedente è un soggetto diverso da persona fisica, il rappresentante legale inserisce il proprio codice fiscale e indica se la richiesta riguarda la sede principale o anche eventuali sedi secondarie, specificandone il numero.

Prima di confermare, il sistema richiede l’inserimento di un codice di controllo visibile in schermata, al fine di evitare l’uso di meccanismi automatici.

2. Presentazione della domanda all’ufficio L’utente stampa la conferma di pre-iscrizione, contenente il numero di protocollo, e la allega alla domanda di abilitazione redatta sui moduli cartacei ordinari. La domanda va presentata all’ufficio competente entro 30 giorni dalla ricezione del codice di pre-iscrizione, che ha a sua volta validità di 30 giorni.

L’ufficio, verificata la domanda, inserisce il codice fiscale del richiedente e il numero di protocollo della pre-iscrizione e attribuisce una busta "virtuale". Il numero della busta è essenziale per il prelievo delle credenziali e per la generazione dell’ambiente di sicurezza.

Buste virtuali e primo accesso

Ricevuta l’attestazione dell’ufficio con il numero della busta virtuale, l’utente effettua il primo accesso al sito telematici.agenziaentrate.gov.it inserendo:

• il codice fiscale del richiedente;
• il codice fiscale del rappresentante legale, se il richiedente è un soggetto non persona fisica;
• il numero di protocollo della richiesta e il relativo progressivo;
• il codice di pre-iscrizione;
• il numero di busta assegnato dall’ufficio.

In questo modo l’utente visualizza il contenuto della busta virtuale:

• la sezione I, con nome utente e password per la connessione di rete e la configurazione del PC;
• la sezione II, con nome utente e password per l’accesso al sito del servizio;
• il PINCODE per la generazione delle chiavi asimmetriche necessarie all’autenticazione dei file da trasmettere con Entratel.

Per i nuovi utenti Entratel diversi dalle persone fisiche, la sezione II non è valorizzata, poiché l’accesso operativo deve avvenire tramite gestori o operatori incaricati, i quali generano l’ambiente di sicurezza del delegante e gli consegnano i supporti di memorizzazione.

Comunicazione e gestione dei gestori incaricati

La designazione dei gestori incaricati è disciplinata in modo analogo per Entratel e Fisconline, con modalità online o in ufficio.

Comunicazione online Il rappresentante legale, titolare di autonoma abilitazione, accede al menù "Profilo utente" e utilizza la funzione dedicata ai rappresentanti legali. Inserisce il codice fiscale del soggetto rappresentato, il codice fiscale della persona fisica designata come gestore e la sede telematica interessata. La funzione consente anche interrogazione e cancellazione del gestore.

Comunicazione in ufficio L’ufficio dispone di una specifica linea di lavoro in Telemweb denominata "Gestori incaricati". Ricevuto il modulo cartaceo, inserisce i dati identificativi del soggetto PNF, il progressivo della sede e la tipologia di servizio utilizzato. È possibile anche interrogare o revocare la posizione del gestore.

Gestione degli incaricati da parte dei gestori

I gestori incaricati, una volta designati, possono amministrare gli elenchi degli incaricati mediante operazioni di inserimento, interrogazione e cancellazione. Tali attività sono svolte esclusivamente online; non sono previsti adempimenti a carico degli uffici.

Il gestore accede con le proprie credenziali personali, anch’egli basate su autonoma abilitazione ai canali Entratel o Fisconline, e tramite la funzione dedicata nel menù "Profilo utente" gestisce gli incaricati inserendo il codice fiscale del soggetto abilitato ad operare per conto del delegante.

Scelta dell’utenza di lavoro

La funzione "scelta utenza di lavoro" consente all’utente autenticato di decidere se operare per conto proprio o per conto di terzi, in base al ruolo ricevuto dal delegante. Il sistema evidenzia sempre, nella parte alta della schermata, l’utenza iniziale con cui è avvenuto l’accesso e l’utenza di lavoro effettivamente utilizzata.

Trasmissione telematica dei documenti in formato elettronico

La circolare riepiloga le fasi della trasmissione telematica:

1. compilazione del documento;
2. controllo del contenuto;
3. predisposizione del file;
4. invio;
5. elaborazione dei dati;
6. gestione delle comunicazioni di avvenuta presentazione.

I prodotti di compilazione sono disponibili gratuitamente nella sezione "Software" del sito dell’Agenzia, ma possono essere utilizzati anche programmi del libero mercato, purché conformi alle specifiche tecniche approvate con provvedimento direttoriale. I software di controllo, anch’essi gratuiti, servono a verificare la coerenza del file e a intercettare errori che impedirebbero l’accettazione del documento.

Prima dell’invio, i file devono essere firmati e protetti; i file firmati sono riconoscibili dall’estensione .ccf. Per Fisconline si utilizza FileInternet e il PIN, mentre per Entratel si impiegano i codici di autenticazione dell’ambiente di sicurezza generato dalla busta virtuale.

L’invio avviene accedendo con le proprie credenziali, scegliendo l’utenza di lavoro e utilizzando la funzione "Invia" del menù "Strumenti" del sito telematico, fermo restando l’uso di funzioni equivalenti nelle applicazioni FileInternet ed Entratel. L’applicazione Entratel è stata aggiornata per consentire anche l’invio da parte di gestori o incaricati tramite la funzione Documenti > Invia.

Dopo l’invio, l’Agenzia elabora i file verificando:

• il codice di autenticazione;
• l’univocità del file;
• la conformità alle specifiche tecniche pubblicate in Gazzetta Ufficiale o sul sito internet dell’Agenzia nei casi previsti.

Le ricevute possono essere di due tipi:

• comunicazione di avvenuta presentazione;
• comunicazione di scarto, se i dati non sono corretti o se non sono rispettati i requisiti del decreto 31 luglio 1998.

Per gli invii effettuati da gestori o operatori incaricati, le ricevute possono essere consultate da qualsiasi persona fisica presente nella lista dei gestori o degli operatori, perché autorizzata a operare in nome e per conto del delegante.

Utenti interni dell’Agenzia e canale Entratel

Per gli uffici dell’Agenzia che trasmettono documenti per conto dei contribuenti, l’uso di Entratel è obbligatorio e i codici PIN precedentemente associati agli uffici sono disabilitati. Ogni struttura deve individuare uno o più dipendenti da autorizzare, in base alle esigenze organizzative.

I dipendenti sono abilitati come utenti personali tipo Q20 tramite Telemweb, con utenza associata al codice fiscale della persona autorizzata. In caso di cessazione del rapporto di lavoro o trasferimento ad altro ufficio, l’autorizzazione deve essere revocata. In caso di istituzione di nuove Direzioni Provinciali, i Q20 degli uffici soppressi vanno disabilitati il giorno precedente l’attivazione della nuova struttura.

Per questi utenti non si applicano le figure dei gestori e degli operatori incaricati. Pur utilizzando un’utenza personale, l’invio resta imputato all’Agenzia delle entrate, struttura di appartenenza dell’operatore.

Fisconline: richiesta del PIN e abilitazione

Per Fisconline la procedura di abilitazione non subisce modifiche sostanziali. L’utente non ancora abilitato accede alla funzione "Se non sei ancora registrato ai servizi" e seleziona il link per richiedere il codice PIN online.

Per i soggetti diversi da persona fisica, il rappresentante legale inserisce il proprio codice fiscale e il proprio codice PIN, oppure in alternativa il numero della domanda di abilitazione a Fisconline. Il sistema restituisce subito le prime quattro cifre del PIN, mentre le ultime sei cifre e la password per il primo accesso sono inviate entro 15 giorni al domicilio conosciuto dall’Agenzia. In alternativa, il rappresentante legale può recarsi in ufficio per ottenere direttamente l’attribuzione del PIN alla società o all’ente.

Disabilitazione per cessazione attività e trasformazioni aziendali

Il soggetto diverso da persona fisica che cessa l’attività e chiude la partita IVA deve richiedere la disabilitazione dal servizio telematico a cui è registrato, in carta libera, dichiarando di aver completato tutte le operazioni finali, come lo scarico delle ricevute dei documenti trasmessi e delle quietanze F24 recenti, ovvero, per gli intermediari, l’invio nei termini dei documenti impegnati e il download delle relative ricevute.

L’ufficio, quando riceve il modello AA7 di cessazione, dovrebbe invitare il rappresentante o delegato a presentare anche la richiesta di disabilitazione, concedendo un periodo congruo di 30 giorni per completare gli adempimenti finali.

In caso di incorporazione, la società incorporata deve chiedere la disabilitazione, mentre la incorporante continua a utilizzare la propria abilitazione. In caso di fusione con costituzione di una nuova società, le società estinte devono disabilitarsi e il nuovo soggetto potrà richiedere una nuova abilitazione. Anche in questi casi l’ufficio deve concedere un termine congruo per il completamento delle operazioni conclusive, soprattutto per lo scarico delle ricevute più recenti.

Revoca dell’abilitazione per CAF, professionisti e ulteriori ipotesi

Quando un provvedimento del Direttore regionale revoca, ai sensi dell’art. 39 del D.Lgs. 241/1997 e degli artt. 10 e 25 del D.M. 164/1999, l’autorizzazione di un CAF o di un professionista all’assistenza fiscale, il provvedimento deve contenere anche la revoca dell’abilitazione a Entratel. La revoca viene eseguita dall’ufficio della Direzione regionale competente e produce effetti dopo 30 giorni dalla notifica, così da consentire la chiusura degli adempimenti già assunti.

La circolare richiama inoltre l’art. 8 del decreto 31 luglio 1998 per le ipotesi ordinarie di revoca dell’abilitazione. L’ufficio deve notificare il provvedimento almeno 30 giorni prima della decorrenza e renderlo pubblico con le forme ritenute opportune. Nei casi di violazioni gravi previsti dal comma 1, lettere f), g) e h), l’ufficio deve contestare formalmente le violazioni e assegnare 30 giorni per memorie o osservazioni.

Infine, per i professionisti che subiscano una sospensione non inferiore a 12 mesi o la radiazione dall’ordine di appartenenza, l’ufficio competente deve disporre la revoca dell’abilitazione a Entratel. Le Direzioni regionali sono invitate a stipulare accordi con gli ordini professionali territoriali per ricevere tempestivamente le informazioni sui provvedimenti disciplinari e adottare senza ritardo le revoche conseguenti.