Regolamento (UE) 2019/1780

Regolamento di esecuzione (UE) 2019/1780 della Commissione sui formulari elettronici per gli appalti pubblici

Il regolamento risponde alla necessità di adeguare la modulistica europea per la pubblicazione degli avvisi e bandi nel settore degli appalti alla progressiva digitalizzazione delle procedure. La Commissione sostituisce il regolamento di esecuzione (UE) 2015/1986, ritenendo necessario un impianto di formulari più idoneo all’uso in ambienti software, all’autocompilazione e all’interoperabilità dei dati tra sistemi nazionali e TED.

Finalità e contesto normativo

Il provvedimento si fonda sulle direttive in materia di appalti e concessioni e sulle direttive sui rimedi: direttive 89/665/CEE, 92/13/CEE, 2009/81/CE, 2014/23/UE, 2014/24/UE e 2014/25/UE. Nei considerando si evidenzia che gli avvisi e bandi pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea devono contenere informazioni già previste da tali atti e che la trasformazione digitale del procurement rende necessario passare da modelli pensati per la trasmissione tradizionale a modelli standardizzati per la compilazione elettronica.

Ambito di applicazione

Il regolamento riguarda gli avvisi e bandi che devono o possono essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, in particolare tramite TED, nell’ambito degli appalti pubblici, delle concessioni e delle procedure nel settore della difesa e della sicurezza. I formulari si applicano a una pluralità di atti: avvisi di programmazione, bandi di gara, avvisi volontari di trasparenza ex ante, avvisi di aggiudicazione, avvisi di modifica dell’appalto e rettifiche. Il testo è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri; entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione e si applica dal 14 novembre 2022. Il regolamento di esecuzione (UE) 2015/1986 viene abrogato dal 25 ottobre 2023.

Modelli di formulari previsti

L’articolo 1 introduce sei formulari standard:

• Programmazione
• Gara
• Preavviso di aggiudicazione diretta
• Risultati
• Modifica dell’appalto
• Rettifica

Ciascun formulario è composto dai campi elencati nell’allegato. La logica del regolamento è quella di uniformare l’impostazione degli avvisi, così da rendere più agevole il trattamento elettronico delle informazioni e la loro pubblicazione su TED.

Collegamento con le direttive settoriali e sugli appalti

L’articolo 2 collega ciascun modello di formulario alle diverse categorie di avvisi previste dalle direttive sostanziali. In particolare:

• il formulario di programmazione copre gli avvisi di preinformazione e gli avvisi analoghi previsti dalle direttive 2014/24/UE, 2014/25/UE e 2009/81/CE;
• il formulario di gara copre i bandi e avvisi di indizione di gara previsti dalle direttive 2014/24/UE, 2014/25/UE, 2014/23/UE e 2009/81/CE;
• il formulario di preavviso di aggiudicazione diretta riguarda gli avvisi volontari per la trasparenza ex ante previsti dalle direttive 89/665/CEE, 92/13/CEE e 2009/81/CE;
• il formulario di risultati si applica agli avvisi di aggiudicazione e agli esiti dei concorsi di progettazione;
• il formulario di modifica dell’appalto si applica agli avvisi di modifica previsti dalle direttive 2014/24/UE, 2014/25/UE e 2014/23/UE;
• il formulario di rettifica si utilizza per rettificare o annullare gli avvisi e bandi precedenti.

Struttura tecnica dell’allegato: campi obbligatori e facoltativi

L’allegato contiene l’architettura dettagliata dei formulari. Distingue tra campi obbligatori e facoltativi e precisa che la concreta obbligatorietà dipende anche dal contesto della procedura e dalle regole tecniche di trasmissione previste dagli allegati delle direttive. È chiarito, ad esempio, che alcuni campi possono non essere obbligatori se non pertinenti alla procedura concreta, come quelli relativi agli accordi quadro quando la procedura non li prevede.

Il regolamento valorizza inoltre la flessibilità informatica:

• gli Stati membri possono ordinare e etichettare i campi in modo diverso;
• i campi facoltativi a livello UE possono non essere visualizzati agli utenti finali oppure diventare obbligatori a livello nazionale, regionale o locale;
• i modelli devono poter dialogare con sistemi di scambio dati, interfacce di convalida e siti informativi.

Dati identificativi e informazioni di base

Tra i campi iniziali rientrano gli elementi di identificazione della procedura e dell’avviso, tra cui:

• identificativo della procedura;
• identificativo dell’avviso;
• versione dell’avviso;
• base giuridica della procedura;
• tipo di formulario;
• tipo di avviso;
• data di trasmissione a TED;
• lingua ufficiale dell’avviso.

Sono inoltre previsti dati relativi a eventuali avvisi precedenti, all’organizzazione o organizzazioni coinvolte, al loro ruolo nella procedura e, se del caso, al punto di contatto e ai riferimenti elettronici.

Informazioni su committente, oggetto e luogo di esecuzione

L’allegato richiede dati analitici sul committente e sull’oggetto dell’appalto:

• denominazione, indirizzo, NUTS, paese, sito web e canali di contatto dell’organizzazione;
• ruolo della stessa nella procedura;
• tipologia giuridica e attività principale;
• natura principale e supplementare dell’oggetto dell’appalto;
• titolo e descrizione;
• valore stimato massimo, incluse opzioni, rinnovi e, se pertinente, gruppi di lotti in accordo quadro;
• classificazione CPV e, ove disponibili, altre classificazioni;
• quantità e unità di misura;
• opzioni, reiterazione, luogo di esecuzione, durata, data di inizio, data di fine, durata ignota o illimitata, nonché eventuali rinnovi.

Procedura di gara, accesso ai documenti e presentazione delle offerte

La sezione dedicata alla procedura disciplina le principali caratteristiche procedurali, incluse:

• tipo di procedura;
• procedura accelerata e relativa giustificazione;
• giustificazione di aggiudicazione diretta;
• eventuale numero massimo di lotti consentiti o aggiudicabili;
• presentazione di offerte per gruppi di lotti;
• seconda fase in procedura a due fasi, con numero minimo e massimo di candidati;
• eventuale eliminazione progressiva;
• facoltà di aggiudicare sulla base delle offerte iniziali senza negoziazione.

Sono inoltre previste informazioni sulle comunicazioni elettroniche, sui documenti di gara e sulle condizioni di presentazione:

• strumenti di comunicazione elettronica e, se del caso, strumenti atipici;
• URL per documenti di gara e per la presentazione elettronica;
• lingue ufficiali e non ufficiali dei documenti;
• limitazioni di accesso ai documenti e relative giustificazioni;
• termini per chiarimenti, ricezione delle manifestazioni di interesse, domande e offerte;
• validità dell’offerta;
• obbligo o meno di garanzia e relativa descrizione;
• eventuale catalogo elettronico, firma elettronica, varianti, offerte multiple, presentazione tardiva di informazioni sull’offerente.

Criteri di selezione, requisiti e criteri di aggiudicazione

L’allegato richiede una disciplina informativa dettagliata dei requisiti di partecipazione e dei criteri di valutazione:

• motivi di esclusione;
• criteri di selezione relativi a capacità economica, finanziaria, tecnica e professionale;
• criteri applicati alla seconda fase e loro eventuale ponderazione o soglia;
• partecipazione riservata a determinate organizzazioni;
• qualifiche del personale incaricato;
• nulla osta di sicurezza e relativo termine;
• forma giuridica dell’offerente aggregato;
• condizioni di esecuzione, finanziarie e di pagamento.

Per l’aggiudicazione, il formulario prevede il criterio basato su prezzo, costo o altro elemento, con possibilità di indicare nome, descrizione, numeri, pesi, soglie, ponderazioni complesse e giustificazione della sola indicazione per ordine di importanza.

Tecniche di gara e strumenti digitali

Il regolamento contempla l’uso di strumenti di procurement evoluti:

• accordi quadro, con o senza riapertura di gara;
• numero massimo di partecipanti all’accordo quadro;
• durata e relativa giustificazione quando eccede i limiti di legge richiamati nel testo;
• sistemi dinamici di acquisizione;
• aste elettroniche, con URL e descrizione.

Sono presenti anche campi per indicare l’uso dell’ordinazione elettronica, della fatturazione elettronica e del pagamento elettronico, oltre agli aspetti connessi ai veicoli rientranti nella direttiva 2009/33/CE e ai criteri di accessibilità per persone con disabilità.

Appalti strategici, fondi UE e trasparenza sostanziale

Un blocco dedicato agli appalti strategici consente di segnalare l’impiego di specifiche tecniche, criteri di selezione, criteri di aggiudicazione o condizioni di esecuzione volti a:

• ridurre gli impatti ambientali;
• perseguire obiettivi sociali;
• acquisire lavori, forniture o servizi innovativi.

Sono inoltre previsti campi relativi ai fondi dell’Unione europea, con indicazione del fatto che l’appalto sia finanziato almeno in parte con risorse UE e, nel formulario di contratto, la specificazione dei fondi e dei relativi identificativi.

Risultati, contratti e subappalto

La parte finale dell’allegato disciplina i dati da comunicare sui risultati della procedura:

• valore complessivo degli appalti aggiudicati;
• valore degli accordi quadro e dei gruppi di lotti;
• indicazione del vincitore selezionato o del motivo della mancata selezione;
• numero e tipo di offerte o domande ricevute;
• valore dell’offerta più bassa e più alta ammissibili;
• sezione dedicata all’offerta, al contratto, alla data di selezione del vincitore e alla stipula del contratto;
• indicazione del fatto che il contratto sia aggiudicato nell’ambito di un accordo quadro;
• informazioni sui ricavi da utenza o da committenza nelle concessioni.

Il subappalto è trattato con specifiche informazioni sul ricorso al subappalto, sul valore o sulla percentuale stimata e sulla descrizione delle parti subappaltate.

Ricorsi, rettifiche, modifiche e pubblicazione differita

Il regolamento include anche campi sui ricorsi al committente e sui relativi esiti sintetici. Prevede poi una disciplina tecnica per:

• informazioni non pubblicate immediatamente;
• identificativo del campo non pubblicato;
• motivazione della mancata pubblicazione;
• data futura di pubblicazione.

La sezione “Modifica” consente di descrivere variazioni dell’appalto, indicare il motivo principale e collegare la modifica alle sezioni precedenti. La sezione “Rettifica” consente di correggere avvisi o bandi già pubblicati, indicando versione da rettificare, descrizione delle correzioni, rettifica dei documenti di gara e motivo della rettifica.

Terminologia rilevante

L’allegato fornisce anche definizioni operative importanti per l’uso dei formulari, tra cui:

• "organizzazione";
• "committente";
• "vincitore";
• "procedura di appalto";
• "offerta";
• "domanda di partecipazione";
• "avviso di preinformazione";
• "TED".

Queste definizioni sono funzionali alla compilazione uniforme e alla lettura coerente dei formulari nei diversi ordinamenti nazionali.

Valutazione operativa per professionisti italiani

Per operatori pubblici, avvocati e commercialisti, il regolamento ha rilievo soprattutto sotto il profilo della compliance digitale del procurement: impone una struttura dati comune, condiziona la pubblicazione corretta degli avvisi e richiede coerenza tra procedura sostanziale e formulario utilizzato. L’adeguamento dei sistemi informatici nazionali e dei workflow di gara è centrale, anche per gestire correttamente i campi obbligatori, i casi di non applicabilità e la futura interoperabilità con TED.