Regolamento (UE) 2018/1861

Finalità e oggetto del SIS

L'articolo 1 definisce lo scopo del SIS: garantire un elevato livello di sicurezza nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia, mantenere sicurezza pubblica e ordine pubblico e assicurare l'applicazione delle disposizioni del capo 2 del titolo V della parte terza TFUE sulla circolazione delle persone. L'articolo 2 circoscrive l'oggetto del regolamento alle condizioni e procedure per inserimento e trattamento delle segnalazioni su cittadini di paesi terzi ai fini del respingimento e del rifiuto di soggiorno, oltre che a architettura tecnica, competenze, protezione dei dati e responsabilità.

Architettura tecnica, continuità operativa e costi

L'articolo 4 descrive la struttura del sistema: SIS centrale, N.SIS nazionali, CS-SIS con copia di riserva, NI-SIS e infrastruttura di comunicazione cifrata per il SIS e per gli scambi SIRENE. Sono previste copie nazionali o condivise, requisiti di ridondanza e disponibilità ininterrotta 24/7; eu-LISA può predisporre soluzioni tecniche rafforzative e uno studio sulle opzioni tecniche entro il 28 dicembre 2019. L'articolo 5 stabilisce che i costi del SIS centrale e dell'infrastruttura di comunicazione gravano sul bilancio UE; sono previsti 31.098.000 EUR a favore di eu-LISA e 36.810.000 EUR ai partecipanti del regolamento (UE) n. 515/2014 per l'adeguamento dei sistemi nazionali, mentre i costi degli N.SIS restano a carico degli Stati membri.

Competenze degli Stati membri, uffici N.SIS e SIRENE

Gli articoli 6 e 7 attribuiscono a ciascuno Stato membro l'istituzione, l'esercizio, la manutenzione e lo sviluppo del proprio N.SIS, nonché la garanzia della disponibilità dei dati agli utenti finali. Ogni Stato membro designa un ufficio N.SIS, responsabile del corretto funzionamento e della sicurezza, e un ufficio SIRENE operativo 24/7 come punto unico di contatto per lo scambio di informazioni supplementari, con accesso alle banche dati nazionali pertinenti e compito di coordinare la qualità dei dati inseriti nel SIS. Gli uffici SIRENE devono rispettare il manuale SIRENE, rispondere alle richieste entro 12 ore, disporre di risorse adeguate e partecipare alla formazione del personale.

Requisiti tecnici, sicurezza, riservatezza e registri

Gli articoli 9-18 disciplinano la conformità tecnica del N.SIS al SIS centrale, la sicurezza del trattamento dei dati, la riservatezza e la tenuta dei registri. Gli Stati membri e eu-LISA devono adottare piani di sicurezza, continuità operativa e ripristino in caso di disastro, controlli di accesso e misure di cifratura; il personale è tenuto al segreto professionale. Ogni accesso e scambio di dati è registrato per tre anni, con specifiche regole per interrogazioni biometriche; i registri possono essere conservati più a lungo se necessari a controlli in corso.

Formazione e informazione del pubblico

L'articolo 14 impone formazione adeguata al personale autorizzato prima dell'accesso al SIS e periodicamente successivamente, con moduli su sicurezza dei dati, diritti fondamentali, protezione dei dati e procedure SIRENE; gli Stati membri devono inoltre organizzare un programma nazionale e corsi comuni annuali a livello UE. L'articolo 19 prevede campagne di informazione al pubblico all'avvio dell'applicazione del regolamento e a intervalli regolari, con sito web dedicato della Commissione.

Categorie di dati e requisiti di inserimento

L'articolo 20 limita il contenuto delle segnalazioni alle categorie di dati strettamente necessarie: dati anagrafici, alias, segni fisici particolari, luogo e data di nascita, genere, cittadinanze, indicatori di rischio o pericolosità, motivo della segnalazione, autorità autrice, riferimento alla decisione, azione da intraprendere, connessioni con altre segnalazioni, base giuridica del respingimento/rifiuto di soggiorno, tipo di reato, dati dei documenti, fotografie, immagini del volto, dati dattiloscopici e copia dei documenti. L'articolo 22 prescrive un insieme minimo obbligatorio di dati per l'inserimento e consente l'inserimento di dati sui segni fisici solo se strettamente necessario, nel rispetto del GDPR.

Proporzionalità, compatibilità e segnalazioni multiple

L'articolo 21 impone una verifica di proporzionalità prima dell'inserimento o della proroga della segnalazione. Per i reati di terrorismo la segnalazione è considerata, in linea di principio, adeguata, pertinente e sufficientemente importante; per motivi di sicurezza pubblica o nazionale può eccezionalmente non essere inserita se rischia di ostacolare indagini o procedimenti. L'articolo 23 richiede la verifica dell'eventuale esistenza di segnalazioni già presenti sulla stessa persona, ammette una sola segnalazione per Stato membro e disciplina la consultazione SIRENE in caso di incompatibilità; il manuale SIRENE regola anche le priorità in caso di segnalazioni multiple.

Segnalazioni per respingimento e rifiuto di soggiorno

L'articolo 24 stabilisce che la segnalazione deve essere inserita quando lo Stato membro ha adottato una decisione, giudiziaria o amministrativa, di respingimento/rifiuto di soggiorno per minaccia all'ordine pubblico, sicurezza pubblica o nazionale, oppure ha emesso un divieto d'ingresso ai sensi della direttiva 2008/115/CE. Sono previste le ipotesi tipiche: condanna a pena detentiva di almeno un anno, fondati motivi di reati gravi o terrorismo, tentativo di elusione delle norme su ingresso e soggiorno. La segnalazione produce effetto non appena il cittadino di paese terzo lascia il territorio degli Stati membri; è garantito il diritto di ricorso con rimedio effettivo davanti a un giudice.

Provvedimenti restrittivi e beneficiari di libera circolazione

L'articolo 25 disciplina le segnalazioni relative a cittadini di paesi terzi destinatari di provvedimenti restrittivi del Consiglio o di divieti di viaggio ONU; l'inserimento, aggiornamento e cancellazione compete allo Stato membro che esercita la presidenza del Consiglio al momento dell'adozione della misura, o alla presidenza successiva se il primo non ha accesso al SIS. L'articolo 26 riguarda i cittadini di paesi terzi beneficiari del diritto di libera circolazione, per i quali si applicano le norme della direttiva 2004/38/CE o degli accordi internazionali pertinenti; in caso di hit su una segnalazione ex articolo 24, lo Stato membro di esecuzione consulta immediatamente lo Stato membro segnalante.

Consultazioni preventive e successive tra Stati membri

Gli articoli 27-30 introducono consultazioni obbligatorie tra Stato membro segnalante e Stato membro di rilascio o di esecuzione nei casi in cui il cittadino di paese terzo abbia un permesso di soggiorno o un visto per soggiorno di lunga durata valido rilasciato da altro Stato membro, oppure quando si valuti il rilascio/proroga di tali titoli. I termini sono stringenti: risposta entro 10 giorni nel caso dell'articolo 27; entro 14 giorni, prorogabili eccezionalmente di altri 12, nei casi degli articoli 28 e 29. Se lo Stato membro di rilascio mantiene il titolo, la segnalazione viene cancellata; lo Stato membro di esecuzione adotta la decisione finale sull'ingresso secondo il codice frontiere Schengen. L'articolo 31 impone statistiche annuali sugli scambi effettuati e sui casi di mancato rispetto dei termini.

Dati biometrici e identificazione

Gli articoli 32 e 33 disciplinano l'uso di fotografie, immagini del volto e dati dattiloscopici. Tali dati possono essere inseriti solo se rispettano norme minime di qualità e specifiche tecniche stabilite dalla Commissione; i dati dattiloscopici possono comprendere da una a dieci impronte digitali piane e da una a dieci rollate, più due impronte palmari. Le impronte digitali possono essere usate in tutti i casi per l'identificazione, tramite AFIS nel SIS centrale, mentre fotografie e immagini del volto possono inizialmente essere usate per l'identificazione solo ai valichi di frontiera regolari, previa relazione della Commissione e successiva eventuale estensione con atto delegato.

Accesso delle autorità nazionali, di Europol e delle squadre operative UE

L'articolo 34 riconosce l'accesso alle autorità nazionali competenti per frontiere, polizia, dogane, immigrazione, visti, naturalizzazione e autorità giudiziarie, nonché per i controlli sui richiedenti protezione internazionale e per l'esame delle domande di visto. L'articolo 35 attribuisce a Europol accesso ai dati del SIS, con possibilità di richiedere informazioni supplementari, trattare tali informazioni per analisi operative e informare lo Stato membro segnalante in caso di hit; l'uso delle informazioni è subordinato al consenso dello Stato membro segnalante e la trasmissione a terzi è ammessa solo con tale consenso. L'articolo 36 consente, entro limiti rigorosi, l'accesso alle squadre della guardia di frontiera e costiera europea e alle squadre di sostegno per la gestione della migrazione, tramite interfaccia tecnica dedicata.

Riesame, cancellazione e uso dei dati

L'articolo 39 stabilisce che le segnalazioni sono conservate solo per il tempo necessario; il riesame deve avvenire entro tre anni dall'inserimento o entro cinque anni se la decisione nazionale ha durata superiore. Le proroghe devono risultare da valutazione individuale e sono comunicate al CS-SIS; il sistema avvisa automaticamente quattro mesi prima della scadenza. L'articolo 40 elenca le cause di cancellazione: revoca/annullamento della decisione, esito della consultazione, cessazione del provvedimento restrittivo, acquisto della cittadinanza di uno Stato membro o scadenza. L'articolo 41 limita il trattamento ai fini previsti, vieta copie non tecniche e impone autorizzazione preventiva dello Stato membro segnalante per usi ulteriori in casi specifici di grave e imminente minaccia, sicurezza nazionale o prevenzione di reati gravi.

Qualità dei dati, correzione e incidenti

L'articolo 44 attribuisce allo Stato membro segnalante la responsabilità dell'esattezza, aggiornamento, liceità dell'inserimento e conservazione dei dati; solo tale Stato può modificare, rettificare o cancellare i dati inseriti. Gli altri Stati membri devono trasmettere senza indugio elementi correttivi o segnalare errori/illeciti entro due giorni lavorativi; se non vi è accordo entro due mesi, la questione è sottoposta alle autorità di controllo e al Garante europeo. L'articolo 45 definisce gli incidenti di sicurezza, impone comunicazione immediata a Commissione, eu-LISA, autorità di controllo e Garante, e prevede collaborazione tra gli attori coinvolti.

Usurpazione di identità e connessioni tra segnalazioni

L'articolo 46 impone all'ufficio SIRENE di contattare entro 12 ore lo Stato membro segnalante quando una nuova segnalazione corrisponde a una già presente per verificare se si tratti della stessa persona; se sono due persone diverse, si aggiungono i dati necessari per evitare errori di identificazione. L'articolo 47 consente, con consenso esplicito dell'interessato vittima di usurpazione di identità, l'inserimento di dati personali aggiuntivi al solo fine di distinguere le persone e permettere alla vittima di provare la propria identità; i dati sono cancellati con la segnalazione o prima su richiesta. L'articolo 48 consente connessioni operative tra segnalazioni senza incidere sull'azione da intraprendere, sui periodi di riesame o sui diritti di accesso.

Informazioni supplementari e divieto di trasferimento a terzi

L'articolo 49 prevede che gli Stati membri conservino presso l'ufficio SIRENE un riferimento alle decisioni che originano la segnalazione e che i dati personali scambiati siano conservati solo per il tempo necessario e comunque non oltre un anno dalla cancellazione della segnalazione. L'articolo 50 vieta il trasferimento dei dati SIS e delle relative informazioni supplementari a paesi terzi o organizzazioni internazionali, o la loro messa a disposizione degli stessi.

Protezione dei dati, diritti degli interessati e rimedi

L'articolo 51 richiama l'applicazione del regolamento (UE) 2018/1725 per eu-LISA e per la guardia di frontiera e costiera europea, del regolamento (UE) 2016/794 per Europol, del regolamento (UE) 2016/679 per le autorità competenti nazionali, salvo i trattamenti a fini penali disciplinati dalla direttiva (UE) 2016/680. Gli articoli 52-54 disciplinano informativa, accesso, rettifica, cancellazione e ricorsi, con possibilità di limitazioni motivate per sicurezza nazionale, difesa, ordine pubblico e attività investigative; gli interessati possono rivolgersi a giudici o autorità competenti e gli Stati membri devono trasmettere relazioni annuali sulle richieste ricevute.

Controllo indipendente e cooperazione tra autorità di controllo

Gli articoli 55-57 prevedono il controllo delle autorità nazionali indipendenti sul N.SIS e sullo scambio di informazioni supplementari, con audit almeno quadriennale, risorse adeguate e competenze tecniche anche in materia biometrica. Il Garante europeo della protezione dei dati controlla le attività di eu-LISA e coopera con le autorità nazionali nel quadro di un controllo coordinato del SIS, con riunioni almeno semestrali nel comitato europeo per la protezione dei dati e relazione congiunta annuale.

Responsabilità, sanzioni, statistiche e valutazioni

L'articolo 58 stabilisce la responsabilità risarcitoria dello Stato membro o di eu-LISA per danni materiali o immateriali causati da trattamenti illeciti o atti incompatibili con il regolamento, salvo prova dell'assenza di imputabilità. L'articolo 59 impone sanzioni nazionali effettive, proporzionate e dissuasive per uso improprio dei dati, trattamento illecito o scambio di informazioni supplementari in contrasto con il regolamento. L'articolo 60 disciplina statistiche giornaliere, mensili e annuali, un archivio centrale statistico privo di dati personali, relazioni tecniche biennali di eu-LISA e valutazioni globali quadriennali della Commissione; l'articolo 61 conferisce alla Commissione una delega limitata all'estensione dell'uso di fotografie e immagini del volto; l'articolo 62 prevede la procedura di comitato.

Modifiche, abrogazione e applicazione graduale

Gli articoli 63 e 64 modificano il regolamento (CE) n. 1987/2006 e sopprimono l'articolo 25 della convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen. L'articolo 65 abroga il regolamento (CE) n. 1987/2006 con effetto dalla data di applicazione del nuovo regolamento. L'articolo 66 prevede l'entrata in vigore al ventesimo giorno successivo alla pubblicazione e un'applicazione subordinata a decisione della Commissione, previa verifica delle condizioni tecniche e giuridiche; talune disposizioni si applicano già dall'entrata in vigore, altre dal 28 dicembre 2019 o dal 28 dicembre 2020, e il regolamento è pienamente applicabile a decorrere dalla data stabilita dalla Commissione.