Circolare numero 2 del 4-1-1996

Procedura di rilevazione dei tempi medi delle domande di pensione in regime internazionale

La circolare disciplina la nuova procedura automatizzata per la rilevazione dei tempi medi di attesa e di definizione delle domande di pensione e di ricostituzione in regime internazionale. La finalità è consentire un monitoraggio costante dell’attività delle sedi, verificare l’efficienza operativa dell’area internazionale e disporre di dati utili anche per le verifiche sugli obiettivi dei progetti incentivati.

Finalità e contesto della procedura

La procedura è stata sviluppata dai Centri di Progettazione dei Sistemi Informatici Regionali Friuli Venezia Giulia e Lazio, con il coordinamento della Direzione Generale, dopo una fase di test e successive integrazioni. Essa integra la statistica già esistente sulle domande in regime internazionale presenti nell’archivio CI81 e consente di rilevare sia i tempi medi di giacenza delle pratiche ancora aperte sia i tempi medi di definizione delle pratiche accolte, respinte o trasferite.

Ambito di applicazione e classificazioni considerate

La rilevazione riguarda le domande di pensione e di ricostituzione in regime internazionale, distinguendo:

• domande con data carico CI81 al 31.12.1994, corrispondente alla fine della fase di decentramento;
• domande con data carico dall’1.1.1995;
• domande presentate da residenti in Italia;
• domande presentate da residenti all’estero;
• domande accolte, respinte o trasferite;
• prime liquidazioni e ricostituzioni.

Per le prime liquidazioni, i tempi medi sono ulteriormente distinti per le seguenti tipologie di domanda:

• non pensionati;
• già pensionati;
• prestazione estera;
• anticipi recuperabili.

Per le ricostituzioni, la procedura considera le domande con codice TIPO domanda dell’EAD75 pari a 7, 8, G, H, L o V.

Dati utilizzati e fonti informative

Per ciascuna domanda la procedura utilizza le date contenute negli archivi EAD75 e CI81. In particolare vengono prelevate:

• la data della domanda;
• la data fase;
• la data carico;
• la data invio formulario più remota o, in mancanza, la data corrispondenza ulteriore più remota;
• la data provvedimento estero più recente;
• la data esito.

Queste informazioni costituiscono la base per il calcolo dei tempi medi di attesa e di definizione delle pratiche.

Domande giacenti: tempi medi di attesa

Per le domande non definite la procedura evidenzia:

• le giacenti di inizio mese;
• le pratiche pervenute nel mese di riferimento;
• le variazioni negative e positive dovute a cambi di categoria.

Sono inoltre calcolati i tempi medi di attesa, espressi in giorni, con riferimento all’ultimo giorno del mese di riferimento e alle tre fasi di lavorazione delle domande giacenti:

• N2: domande in attesa di invio formulario da parte della SAP;
• N3: domande in attesa di provvedimento estero da parte dell’Ente estero;
• N4: domande in attesa di definizione da parte della SAP dopo la ricezione del provvedimento estero.

Da tali dati derivano i seguenti indicatori:

• T2 - tempo medio attesa invio formulario: giorni intercorrenti tra la data carico e l’ultimo giorno del mese di riferimento, divisi per il numero delle domande in N2;
• T3 - tempo medio attesa provvedimento estero: giorni intercorrenti tra la data formulario più remota, o la data di corrispondenza ulteriore più remota, e l’ultimo giorno del mese di riferimento, divisi per N3;
• T4 - tempo medio attesa definizione dopo provvedimento estero: giorni intercorrenti tra la data provvedimento estero più recente e l’ultimo giorno del mese di riferimento, divisi per N4;
• T5 - tempo medio attesa definizione da data carico: giorni intercorrenti tra la data carico e l’ultimo giorno del mese di riferimento, divisi per il totale delle giacenze N2+N3+N4;
• T6 - tempo medio attesa definizione da data fase: giorni intercorrenti tra la data fase e l’ultimo giorno del mese di riferimento, divisi per il totale delle giacenze N2+N3+N4.

Correzione dei dati incoerenti nelle giacenze

La circolare dedica una specifica disciplina alle ipotesi di discordanza o illogicità dei dati presenti in CI81, al fine di evitare alterazioni dei risultati. In sintesi:

• se mancano la data invio formulario e la data di ulteriore corrispondenza e il provvedimento estero è anteriore alla data carico, la procedura considera data formulario e data provvedimento estero uguali alla data carico;
• se la data invio formulario è presente ma anteriore alla data carico, mentre manca la data di ulteriore corrispondenza e il provvedimento estero è anteriore alla data carico, la procedura assume data formulario e data provvedimento estero uguali alla data carico;
• se la data di ulteriore corrispondenza è presente ma successiva alla data carico e il provvedimento estero è anteriore alla data carico, la procedura considera la data provvedimento estero come mancante.

Domande definite: accolte e respinte

Per le domande definite, distinte tra accolte e respinte, la procedura rileva i tempi medi relativi alle varie fasi di lavorazione e il tempo medio di definizione, cioè l’intervallo tra la ricezione del provvedimento estero e la data esito in CI81. Vengono inoltre calcolati il tempo medio di trattazione internazionale e il tempo medio globale, al netto della quota imputabile alle istituzioni estere.

Gli indicatori previsti sono i seguenti:

• T1 - tempo medio trattazione italiana: intervallo tra data fase e data carico;
• T2 - tempo medio invio formulario: intervallo tra data carico e data invio formulario più remota, o data corrispondenza ulteriore più remota;
• T3 - tempo medio istituzioni estere: intervallo tra data invio formulario più remota, o corrispondenza ulteriore più remota, e data provvedimento estero più recente;
• T4 - tempo medio definizione dopo provvedimento estero: intervallo tra data provvedimento estero più recente e data esito;
• T5 - tempo medio trattazione internazionale: intervallo tra data carico e data esito, pari anche a T2 + T3 + T4;
• T6 - tempo medio globale da data fase: intervallo tra data fase e data esito, pari anche a T1 + T5;
• T7 - tempo medio trattazione internazionale escluso il tempo medio istituzioni estere: T5 - T3;
• T8 - tempo medio globale escluso il tempo medio delle istituzioni estere: T6 - T3;
• T9 - tempo medio definizione da data domanda a data fase: intervallo tra data domanda e data fase.

Per le domande accolte, la procedura indica anche quante pratiche siano state definite entro 30, 90, 180 e 360 giorni dalla data di ricezione del provvedimento estero.

Anomalie per le domande definite

Anche per questa fase la circolare prevede criteri correttivi per i dati incoerenti. In particolare:

• se la data invio formulario è presente ma anteriore alla data carico, se manca la data di ulteriore corrispondenza e se il provvedimento estero è anteriore alla data carico, la procedura considera data formulario e data provvedimento estero pari alla data carico;
• se mancano la data invio formulario, la data di ulteriore corrispondenza e la data provvedimento estero, la procedura assume sia la data formulario sia la data provvedimento estero uguali alla data carico.

Domande trasferite

Per le domande trasferite la procedura rileva i tempi medi di attesa fino alla data esito presente nell’archivio CI81. Per questa tipologia non si ritiene opportuno calcolare il tempo medio delle istituzioni estere. Gli indicatori rilevati sono:

• T1 - trattazione italiana: data fase - data carico;
• T5 - trattazione internazionale: data carico - data esito;
• T6 - globale da data fase: data fase - data esito, ricavabile anche da T1 + T5;
• T9 - definizione da data domanda a data fase: data domanda - data fase.

Residenti all’estero

Per le domande presentate da residenti all’estero, che pervengono direttamente alle SAP tramite le istituzioni estere presso cui sono state presentate, il tempo medio di risposta dell’istituzione estera viene calcolato solo se la domanda richiede un supplemento di istruttoria e risulta valorizzato il campo CORR.ULTER. dell’archivio CI81. Per il resto, la procedura applica gli stessi criteri previsti per le domande dei residenti in Italia.

Tempi medi per singolo Stato estero e dati aggregati

Per ciascuno Stato convenzionato la procedura rileva i tempi medi di giacenza e di definizione delle domande di prima liquidazione e di ricostituzione, distinte tra residenti in Italia e all’estero. Per le domande in regime CEE vengono prodotti sia i tempi relativi al singolo Stato sia il dato globale CEE. Sono inoltre forniti:

• il dato globale degli Stati extra CEE;
• il dato globale complessivo degli Stati CEE ed extra CEE.

Per il calcolo dei tempi medi relativi alle istituzioni estere si considerano, per ciascuno Stato, la data invio formulario più remota o la data di ulteriore corrispondenza più remota e la data provvedimento estero più recente.

Istruzioni operative, elaborazione mensile e trasmissione

Per le istruzioni operative si rinvia al messaggio n. 34728 del 15 novembre 1995. In aggiunta, viene precisato che il programma 6570 consente:

• con l’opzione 2, l’esecuzione di stampe selettive relative alla Sede, a una singola istituzione estera, alle istituzioni CEE, alle istituzioni extra CEE, a tutte le istituzioni estere o a tutti i dati complessivi;
• con l’opzione 9, da parte dell’operatore con userid PNA1, l’interruzione delle elaborazioni.

Non è prevista la gestione della ripartenza in caso di interruzioni di qualsiasi genere, incluse interruzioni da PNA1, anomalie o cadute di sistema.

Prime elaborazioni e aspetti organizzativi

In sede di primo impianto, le sedi devono elaborare e trasmettere entro il 21 novembre 1995 i tempi medi relativi ai mesi di settembre e ottobre 1995. La trasmissione va effettuata per ciascun mese al termine della fase 1, prima di passare all’elaborazione del mese successivo. Per evitare un eccessivo carico del sottosistema AS400, gli operatori di controllo sono invitati ad avviare la fase 1 nelle ore pomeridiane o notturne.

Qualità del dato e richiamo alle sedi

La circolare richiama espressamente l’attenzione delle SAP sulla necessità che i dati inseriti negli archivi EAD75 e CI81 siano tempestivi, trasparenti e rigorosamente conformi alle istruzioni impartite. La qualità dei risultati prodotti dalla procedura dipende infatti dalla correttezza delle informazioni memorizzate e tali risultati costituiranno base sia per il monitoraggio produttivo sia per le verifiche periodiche degli obiettivi intermedi e finali dei progetti incentivati dell’area internazionale.