Circolare numero 4 del 8-1-1996

Nuove modalita' di pagamento delle pensioni dal 1996

La circolare introduce un nuovo sistema automatizzato di pagamento delle pensioni fondato sull'invio telematico agli uffici pagatori della sola rata in scadenza. La finalita' e' semplificare la gestione delle pensioni, garantire l'aggiornamento continuo dei dati e superare la precedente logica dei mandati plurimi e delle sostituzioni manuali delle rate.

Ambito e logica generale della procedura

Dal 1996 i flussi destinati a Ente Poste e Istituti di credito vengono costruiti estraendo dal data base pensioni tutte le variazioni intervenute dalla precedente emissione fino al momento del prelievo dei dati. Ogni flusso riguarda la rata effettivamente dovuta in quel momento e aggiorna i campi GP1AZ50, relativo al numero della rata estratta, e GP1AZ51, relativo all'anno di estrazione.

La circolare evidenzia che:

• per le pensioni vigenti viene trasmesso entro il giorno 20 di ogni mese un flusso contenente la rata da pagare nel mese successivo;
• ogni settimana viene inviato un flusso per arretrati delle pensioni di nuova liquidazione e per la rata delle pensioni trasferite da altra Sede;
• per tali rate e' indicata la data di esigibilita'.

Si precisa inoltre che, una volta completata la nuova procedura di eliminazione, i flussi settimanali conterranno anche la richiesta di restituzione delle cedole insolute per l'Ente Poste e la richiesta di riaccredito per le banche.

Pagamento della rata corrente di pensione

Le pensioni in essere alla chiusura delle procedure di liquidazione e gestione 1995 vengono ricalcolate con le ordinarie operazioni di rinnovo per determinare gli importi 1996 e predisporre la certificazione fiscale 1995. Le procedure di rinnovo aggiornano il data base pensioni con gli importi di tutte le rate del 1996 e producono un unico GP8 annuale contenente solo le rate effettivamente emesse.

La circolare confronta questo modello con quello vigente fino al 1995, quando potevano essere presenti piu' GP8 per anno a seguito di variazioni di importo e nuove emissioni di rate.

Pagamento presso l'Ente Poste

Ricevuto il flusso INPS, l'Ente Poste stampa e invia agli uffici postali tradizionali il mandato di pagamento Mod. P.1/ott/T e, per gli uffici postali elettronici (UPE), predispone il supporto magnetico con la rata in scadenza.

Le principali regole operative sono:

• il pagamento mantiene la periodicita' e le scadenze vigenti;
• i mandati quietanzati dal pensionato o dal delegato sono conservati dalle Filiali territorialmente competenti dell'Ente Poste;
• le richieste di verifica della firma per quietanza devono essere rivolte a tali Filiali;
• i dati dei pagamenti confluiscono nell'ARCHIVIO PAGAMENTI e nel GP8.

Per il 1996 i mandati hanno validita' per i tre mesi successivi al primo mese di esigibilita'. Il mandato pagabile a gennaio e' quindi esigibile fino al 30 aprile; dal 1 maggio l'ufficio postale deve restituirlo secondo le regole vigenti. La validita' dipende dal primo mese della rata contenuta nel mandato, anche se la rata riguarda un bimestre o un semestre.

Se il titolare decede, l'ordinativo gia' emesso va restituito secondo le istruzioni della circolare n. 49 del 17 febbraio 1995. Per le rate insolute l'INPS non deve chiedere restituzione di somme, ma solo la conferma del mancato pagamento mediante la parte sinistra del modello P.1/ott/T.

Non devono piu' essere trasmessi ordinativi cartacei alle strutture postali; se un ordinativo cartaceo e' stato comunque stampato per casi particolari, la Sede deve procedere direttamente al pagamento usando la procedura PAGAMENTI VARI o altro sistema piu' rapido.

Pagamento presso gli Istituti di credito

Anche per le banche i mandati 1996 hanno validita' di tre mesi successivi al primo mese di esigibilita'. Il Centro elaborazione dati dell'Istituto, ricevuto il flusso, dispone il pagamento secondo la modalita' richiesta dal pensionato:

• accredito su conto corrente con valuta del primo giorno del mese di esigibilita', o primo giorno bancabile successivo se il giorno iniziale non e' bancabile;
• assegno circolare, con predisposizione e invio all'interessato;
• pagamento allo sportello, tramite mandato interno alla Filiale localizzata presso la quale e' collocata la pensione.

Le banche addebitano l'INPS al momento della predisposizione delle rate. Le somme non riscosse vengono riaccreditate alle Sedi INPS "polo finanziario". La rendicontazione telematica deve essere trasmessa entro la fine del mese di pagamento; i riaccrediti sono disposti mensilmente entro il terzo giorno lavorativo del mese, con rendicontazione telematica entro il giorno 10.

Anche in questo caso non devono piu' essere trasmessi ordinativi cartacei; se esiste un ordinativo cartaceo per motivi eccezionali, il pagamento deve essere effettuato dalla Sede tramite PAGAMENTI VARI.

Duplicati degli ordinativi di pagamento

Poiche' ogni ordinativo contiene una sola rata, non e' piu' necessario emettere duplicati per rate future. I duplicati sono ammessi solo in situazioni eccezionali e comunque mai per rate successive al prelievo dati. La procedura e' stata modificata per consentire la stampa del duplicato di una sola rata gia' estratta, utilizzando modelli P.1/r ott.

I duplicati:

• non possono essere trasmessi agli uffici pagatori;
• servono per disporre i pagamenti con modello IP.6 bis o, in casi urgenti, in contanti allo sportello bancario;
• recano la dicitura "DUPLICATO" e "MANDATO INTERNO NON UTILIZZABILE PER IL PAGAMENTO".

Per le pensioni localizzate a uffici pagatori di sede la stampa dei mandati avviene con la procedura specifica del punto 15.

Sospensione dei pagamenti

Le Sedi devono acquisire tempestivamente gli eventi che impongono la sospensione, cosi' da aggiornare gli archivi prima dell'invio del flusso della rata in scadenza. La circolare distingue la sospensione presso Ente Poste e presso Istituti di credito.

Presso l'Ente Poste

La sospensione mediante modelli SOSP01 e SOSP02 va usata solo per notizie acquisite dopo l'estrazione dai data base o quando non sia stato possibile aggiornare gli archivi prima del prelievo dati. Gli stessi modelli servono anche per richiedere la restituzione di rate scadute e insolute.

Per gli uffici postali tradizionali la Sede invia il modello SOSP01; la sospensione vale per la rata interessata e per le eventuali rate precedenti non pagate e giacenti presso l'ufficio. Gli uffici postali restituiscono la parte sinistra del mandato alla Sede e la parte destra alla Filiale dell'Ente Poste. Le Filiali continueranno, in attesa del completamento delle procedure, a trasmettere elenchi mensili delle rate non pagate.

Per gli uffici postali elettronici si usa il modello SOSP02; l'UPE deve trasmettere il modello P.7 quinquies per confermare la sospensione.

Presso gli Istituti di credito

La sospensione si effettua con modello SOSP03. Dal 1996 non si distingue piu' tra sospensioni provvisorie e definitive, ma solo tra quelle richieste dalla Sede e quelle di iniziativa dell'Istituto di credito.

Le banche continuano a sospendere direttamente i pagamenti nei casi in cui risultino insolute due rate allo sportello, oppure in caso di restituzione dell'assegno circolare, decesso del pensionato o altro evento che determini la cessazione del diritto. Le Sedi richiedono la sospensione solo se apprendono eventi che modificano il diritto dopo l'invio del flusso.

Le sospensioni richieste dalle Sedi operano solo sulla rata interessata; pertanto gli archivi devono essere aggiornati immediatamente, altrimenti dalla rata successiva la sospensione non e' piu' efficace. Le sospensioni bancarie di iniziativa della banca restano invece operative anche per le rate successive.

Per le pensioni gia' sospese al 31 dicembre 1995, la banca continua ad applicare la sospensione per la sola prima rata 1996; le Sedi devono poi aggiornare tempestivamente gli archivi, anche per eventuali ripristini da effettuare con il mezzo piu' rapido.

Ripristino dei pagamenti e casi particolari di rata non riscossa

Presso gli uffici postali tradizionali il ripristino e' automatico se il mandato e' ancora valido: nessuna operazione particolare e' richiesta alla Sede, che interviene solo se necessario per aggiornamenti ulteriori.

Presso gli UPE, se la rata non e' ancora scaduta e non e' stata rendicontata come non pagata, l'ufficio puo' provvedere al pagamento; se invece la rata e' stata sospesa dalla Sede, l'UPE non puo' piu' intervenire e l'eventuale pagamento deve essere disposto dalla Sede.

Presso le banche la Sede deve verificare se la rata non riscossa sia:

• sospesa ma ancora esigibile;
• sospesa e non piu' esigibile per scadenza della validita';
• gia' riaccreditata;
• disposta ma non incassata e non ancora riaccreditata.

Se la rata e' sospesa di iniziativa della banca e ancora esigibile, la Sede invia il modello RIPR01 per il ripristino. Se la rata e' sospesa dalla Sede, non puo' essere ripristinata ne' dalla Sede ne' dalla banca: se dovuta, va pagata dalla Sede con duplicato dell'ordinativo. Se la rata e' sospesa ma scaduta, la banca non puo' pagarla e la Sede deve procedere direttamente con duplicato.

Per le rate disposte ma non incassate e non ancora riaccreditate, la banca deve pagare al pensionato che lo richieda. Per le rate gia' riaccreditate, in attesa di istruzioni definitive, la Sede paga direttamente con riferimento alla contabile di riaccredito e con imputazione ai conti indicati nella circolare.

La circolare distingue in modo formale:

• rata disposta: pagamento ordinato e addebitato all'INPS, anche se non incassato;
• rata non pagata o sospesa: pagamento non disposto e nessun addebito;
• rata riaccreditata: pagamento gia' disposto e addebitato, poi stornato dalla banca.

Procedure di pagamento diverse da Poste e banche

Per i pagamenti non effettuati tramite uffici postali o istituti di credito deve essere utilizzata la procedura PAGAMENTI VARI, attivabile con il programma 4422. I pagamenti cosi' disposti vengono inseriti nella collezione "PAGAPENS" e memorizzati nell'archivio storico; la situazione dei pagamenti e' consultabile con il programma 5299.

Trasferimenti del pagamento e scorpori

La domanda di trasferimento si presenta con Mod. TRASF01. Il nuovo sistema, basato sulla singola rata, consente trasferimenti senza problemi sia nell'area postale sia in quella bancaria.

Per il trasferimento nell'ambito della Sede il pagamento della rata gia' emessa deve essere eseguito presso l'ufficio che ha in carico la pensione al momento dell'emissione; il trasferimento opera dalla rata successiva.

Per i trasferimenti fuori territorio di competenza della Sede la procedura e' stata modificata per evitare interruzioni nei pagamenti: al momento dell'aggiornamento del data base pensioni non viene piu' sostituito l'ufficio pagatore con l'ufficio asterisco codice Sede, cosi' da consentire, nei casi eccezionali in cui il trasferimento non sia ancora perfezionato, l'emissione del mandato presso l'ufficio della Sede trasferente. Il codice della Sede ricevente resta memorizzato nel campo GP1AM08 per l'assunzione in carico. La Sede trasferente deve trasmettere tempestivamente il modello Telim 06.

Gli scorpori sono gestiti come normali trasferimenti: i dati del pagamento passano sulla nuova posizione e dalla rata successiva il pagamento viene disposto con riferimento alla nuova Sede. Nei flussi verso Poste e banche restano le informazioni della pensione di provenienza per mantenere la modalita' di riscossione prescelta.

Deleghe

Resta confermato che il pagamento al delegato e' possibile solo per i contanti. Non e' prevista delega per pagamenti con accredito in conto corrente presso Istituti di credito. Se una pensione con delega viene trasformata in pagamento su conto corrente, la delega deve essere revocata.

Eliminazioni e prime liquidazioni

L'eliminazione della pensione aggiorna l'archivio e sospende l'invio delle rate successive. Le Sedi devono acquisire tempestivamente i dati di eliminazione e richiedere la restituzione delle eventuali rate gia' emesse e non riscosse.

La circolare anticipa una nuova procedura di eliminazione, da rilasciare nel 1996, basata sul pensionato e non sulla singola pensione, che consentira' l'invio automatico delle richieste di restituzione o riaccredito. Nell'immediato, tali richieste vanno trasmesse con modello SOSP.

Per le prime liquidazioni, gli arretrati vengono trasmessi con flussi settimanali sia per pensioni liquidate centralmente sia per quelle liquidate localmente. In occasione del primo pagamento, nel medesimo flusso puo' essere compresa anche la prima rata corrente. Se il pagamento e' localizzato presso un ufficio pagatore di Sede, il mandato degli arretrati non viene stampato dalla procedura e deve essere stampato dalla Sede con la procedura dedicata del punto 15.

Ripristino di pensioni con nuovo numero di certificato e trasformazione di assegni di invalidita'

Quando un assegno di invalidita' si trasforma in pensione di vecchiaia o inabilita', oppure quando una pensione eliminata viene ripristinata con nuovo numero di certificato, nel flusso per Poste o banca contenente gli arretrati viene riportato anche il numero della pensione di provenienza. Questo consente di proseguire il pagamento con le modalita' gia' prescelte dal pensionato.

Se per la nuova pensione e' inviata una rata coincidente con una gia' trasmessa in precedenza, l'ufficio pagatore deve pagare entrambe le rate; se la rata della precedente pensione non e' dovuta, la Sede deve comunicarne la sospensione.

Ricostituzioni

Con la nuova procedura non e' piu' necessaria la sostituzione degli ordinativi di pagamento. La data di fine calcolo degli arretrati dipende dalla situazione di emissione dei pagamenti della singola pensione.

Nel periodo di validita' di una rata possono essere effettuate anche due ricostituzioni con lo stesso conguaglio, e il modello TE.08 della ricostituzione passata per prima costituisce lo storico della variazione successiva. Poiche' non esiste piu' sostituzione di ordinativo, la variazione del codice ufficio pagatore e' possibile anche in sede di ricostituzione.

Ordinativi cartacei e modelli ancora utilizzabili

Dal 1996 sono in uso solo i modelli P.1/r ott per:

• conguagli di prima liquidazione e di ricostituzione;
• interessi legali;
• rata corrente delle pensioni localizzate a uffici pagatori di Sede;
• duplicati di rate scadute.

I modelli P.1/r ott relativi a interessi legali e arretrati sono l'unico ordinativo cartaceo trasmissibile agli uffici pagatori. Devono essere inviati all'ufficio pagatore che ha in carico la pensione al momento della trasmissione, il quale deve pagarli anche se non ci sono rate giacenti. La validita' e' di tre mesi successivi al mese di trasmissione.

Non possono essere trasmessi modelli P.1/r ott relativi a rate localizzate presso uffici pagatori di Sede o duplicati di rate stampati con la procedura specifica.

I modelli P.1/ott non vengono piu' stampati dal 1996 e quelli di anni precedenti non possono essere trasmessi. I modelli P.7/M non sono piu' stampati per i pagamenti telematici, ma solo per i P.1/r ott relativi ad arretrati o interessi legali. Per le pensioni in carico agli uffici di Sede la procedura stampa anche una lista riepilogativa con identificativi, importi e totali.

Uffici pagatori di sede

Per le pensioni localizzate presso uffici pagatori di Sede la nuova procedura, rilasciata con messaggio n. 1709 del 16 dicembre 1995, stampa solo la rata in scadenza e solo per uffici pagatori non via cavo. La stampa puo' riguardare una categoria o tutte le pensioni dei mesi pari o dispari.

La procedura controlla che la rata sia stata estratta dal data base pensioni e non consente la ristampa, salvo utilizzo della procedura di duplicazione. Non stampa per gli uffici ELI, ELB e RED, per i quali eventuali rate devono essere gestite con duplicato. Nei modelli stampati compare la dicitura "MANDATO INTERNO NON UTILIZZABILE PER IL PAGAMENTO".

Per le prime liquidazioni, se la pensione e' localizzata a un ufficio pagatore di Sede, non viene stampato alcun ordinativo: la cedola degli arretrati va stampata con l'apposita opzione della nuova procedura.

Pagamenti all'estero

Anche per i pagamenti all'estero i flussi verso gli Istituti di credito contengono una sola rata e valgono le stesse disposizioni previste per l'Italia. La circolare indica gli istituti che gestiscono i pagamenti esteri per area geografica.

Per le pensioni pagate all'estero in misura ridotta resta in vigore la procedura speciale gia' disposta dalla Direzione Centrale Rapporti e Convenzioni Internazionali. Se viene trasmessa una sospensione, la banca non deve effettuare alcun pagamento, neppure ridotto.

Per i trasferimenti dall'Italia all'estero o viceversa, per pensioni diverse dal ruolo 'S', e' sufficiente una ricostituzione che modifichi il codice di "residente estero" e l'ufficio pagatore tramite il pannello PB1 del programma 480. Se cambia solo la modalita' di riscossione, e' sufficiente variare l'ufficio pagatore con la procedura VT, programma 3510, opzione A.

ARCHIVIO PAGAMENTI e transazione AGENDA1

Dal rinnovo 1996 l'ARCHIVIO PAGAMENTI diventa il solo strumento per ottenere informazioni sulle disposizioni di pagamento delle rate di pensione. Al momento dell'estrazione dei dati per il pagamento, questi vengono memorizzati nell'archivio insieme alle rendicontazioni provenienti da Poste e banche.

L'archivio consente di consultare da qualsiasi punto della rete:

• pagamenti effettuati e relative modalita';
• rate non pagate;
• sospensioni;
• riaccrediti bancari;
• dati utili anche per il pagamento agli eredi.

La consultazione avviene in ambiente IMSPN con transazione AGENDA1, autenticandosi con identificativo e password "SAP". Dal menu generale si accede alle funzioni di gestione archivio e alla gestione pagamenti pensioni, in particolare all'archivio pagamento pensioni e alla lista mandati di pagamento.

La circolare raccomanda di inserire nel fascicolo di pensione la stampa della videata consultata, quale supporto documentale.

Archivio degli uffici pagatori

E' in corso la realizzazione di una nuova procedura di aggiornamento dell'archivio degli uffici pagatori, con disponibilita' prevista entro il primo semestre 1996. L'aggiornamento sara' possibile solo da parte della Sede provinciale e riguardera' tutte le strutture della provincia.

Nel frattempo restano in uso gli archivi attuali e la segnalazione dei nuovi uffici o delle variazioni avviene tramite procedura TESTI, transazione ZMSX,117. Le variazioni devono essere comunicate con la massima tempestivita'; l'aggiornamento centrale avviene con cadenza mensile.

Pensioni non meccanizzate

In attesa dell'inserimento anche delle pensioni non meccanizzate negli archivi automatizzati, i pagamenti continuano a essere effettuati con la procedura PAGAMENTI VARI, programma 4422.

Modulistica allegata

La circolare richiama infine la modulistica operativa allegata:

• SOSP01 per sospensione presso ufficio postale tradizionale;
• SOSP02 per sospensione presso ufficio postale elettronico;
• SOSP03 per sospensione presso Istituto di credito e richiesta di riaccredito;
• RIPR01 per ripristino dei pagamenti presso banca o ufficio postale elettronico;
• TRASF01 per il trasferimento del pagamento della pensione.

Gli allegati contenenti i testi dei moduli sono riportati a supporto delle sedi per l'attivazione delle richieste agli uffici pagatori.