Circolare numero 5 del 8-1-1996

Chiusura contabile dell’esercizio 1995 e avvio dell’esercizio 1996

La circolare disciplina in modo organico la chiusura della contabilità dell’anno 1995 e le operazioni necessarie per l’apertura dell’anno 1996. Il riferimento temporale centrale è il termine del "periodo suppletivo", fissato al 29 febbraio 1996, entro il quale devono essere completate le principali registrazioni, rettifiche e trasmissioni contabili.

Ambito generale e organizzazione dei lavori

Le istruzioni sono rivolte alle sedi e agli uffici competenti per la contabilità, con estensione alle sedi zonali e ai centri operativi per le attività di propria competenza. La circolare sottolinea che gli adempimenti sono spesso tra loro interdipendenti e richiedono una programmazione operativa interna. Per questo i direttori di sede devono predisporre un calendario delle lavorazioni, mentre i direttori regionali e i coordinatori dell’area contabile devono sollecitare costantemente l’acquisizione dei dati e intervenire per risolvere le criticità che impediscano il rispetto delle scadenze.

Scadenze principali del periodo suppletivo

La disciplina è scandita da più fasi temporali.

• Entro il 20 gennaio 1996:

  • devono essere imputate al conto GPA 55/00 le partite da trasferire ad altre sedi o alla Direzione generale;
  • i programmi inibiscono la movimentazione del conto dopo tale data;
  • i modelli SC/10R emessi nel periodo suppletivo devono essere spediti per espresso;
  • devono essere caricati ed elaborati i nastri prodotti dalla procedura DM per il "non ripartito".

• Entro il 31 gennaio 1996:

  • devono essere effettuate le imputazioni ai conti accesi ai conti correnti bancari, alle contabilità speciali di tesoreria e ai conti correnti postali per operazioni con contabili emesse fino al 31 dicembre 1995;
  • devono essere imputati i fondi in giro al conto GPA 02/99;
  • devono essere contabilizzati gli interessi maturati nel 1995 e accreditati nel 1996 secondo le istruzioni del punto 04;
  • devono essere sistemate le differenze tra saldo del conto di mastro e saldo comunicato dagli enti collettori, imputandole ai conti GPA 00/99 e GPA 10/99;
  • si chiude la prima parte del suppletivo per i flussi telematici.

• Entro il 29 febbraio 1996:

  • vanno completate le contabilizzazioni residue della seconda parte del suppletivo;
  • vanno definite le partite ricevute da altre sedi o dalla sede centrale;
  • vanno eseguite numerose scritture di assestamento e di fine esercizio;
  • devono essere validati gli articoli, aggiornati gli archivi conti e partitario e prodotti i rendiconti finali.

Gestione dei flussi di cassa e dei flussi telematici

Una parte rilevante della circolare riguarda i flussi di cassa e i flussi telematici.

Per la prima parte del suppletivo:

• i flussi telematici ricevuti entro il 31 gennaio 1996 devono essere contabilizzati con le consuete modalità;
• le sedi possono trasferire, fino al 20 gennaio, eventuali importi preacquisiti il cui flusso sia stato inviato ad altra sede;
• la sede ricevente deve chiudere la partita viaggiante entro il 31 gennaio.

Per la seconda parte del suppletivo:

• i flussi telematici dell’anno 1995 pervenuti tra il 1° e il 29 febbraio 1996 vanno contabilizzati come operazioni fuori cassa con tipo operazione 0;
• i modelli SC/10R emessi entro il 20 gennaio ma non contabilizzati per eventi eccezionali entro il 31 gennaio devono comunque essere definiti entro il 29 febbraio come operazioni fuori cassa;
• le partite non definite alla chiusura del suppletivo devono essere trasferite all’esercizio 1996.

La circolare disciplina inoltre l’annullamento automatico delle entrate preacquisite e dei mandati preacquisiti non contabilizzati alla data del 31 dicembre 1995, con istruzioni specifiche sui casi di modelli parzialmente contabilizzati, partite prive di documentazione, mandati consolidati e non consolidati, e aggiornamento dell’archivio DS 859.

Scritture di assestamento e sistemazioni contabili

Entro il 29 febbraio 1996 devono essere effettuate numerose registrazioni di assestamento, tra le quali si segnalano:

• l’assestamento delle risultanze dei conti relativi a indennità di disoccupazione, indennità di mobilità e trattamenti di famiglia erogati tramite organi erogatori, sulla base dei rendiconti DS 3/TER;
• le rettifiche previste dalla circolare n. 286/1982 su trasferimenti di contributi, attribuzioni di pertinenza e contributi riscossi o rimborsati;
• la sistemazione dei saldi dei conti ARR 52/11, COR 52/11, CMR 52/11 e FPR 52/11 per distinguere capitale e interessi di dilazione;
• l’eliminazione delle partite prescritte dai partitari dei conti ARR 10/99, COR 10/99, GMR 10/99 e GMS 10/99;
• lo storno ai conti di pertinenza dei debiti per somme non riscosse dai beneficiari evidenziati nel conto GPA 10/31;
• lo storno ai conti delle gestioni di pertinenza dei crediti per prestazioni da recuperare rilevati nei conti GPA 00/30 e GPA 00/32;
• la sistemazione di crediti e debiti provvisoriamente contabilizzati nei conti GPA 00/99, GPA 10/99, GPA 52/92, GPA 52/93, GPA 52/79, GPA 52/80, PTP 24/40, PTP 24/41, GPA 52/52, GPA 52/53, GPA 52/57, GPA 52/98, GPA 53/15, GPA 53/16, GPA 54/10, GPA 54/12 e altri conti indicati nello schema degli allegati.

In più punti la circolare prevede che le registrazioni eseguite in conto 1995 siano poi stornate nell’esercizio 1996 per ripristinare la situazione al 31 dicembre 1995.

Registrazioni di fine esercizio su prestazioni, sanzioni, contributi e riparti

Numerosi adempimenti riguardano la contabilizzazione delle prestazioni e dei riparti di contributi o oneri già maturati nel 1995. Tra i principali:

• registrazioni relative a contributi e partite di gestione per modelli DM10/1-89 e DM10/2-89;
• riparti dei saldi dei conti GPA 52/46, GPA 52/85, GPA 51/85;
• contabilizzazione dei modelli SC 45/A, SC 46/A, SC 47, SC 48, SC 50, SC 51;
• registrazioni per prestazioni liquidate e non pagate nel 1995, con specifiche esclusioni per pensioni, disoccupazione, mobilità, alcune prestazioni non agricole e spese di funzionamento;
• registrazioni relative a quote associative, contributi dei pescatori autonomi, contributi domestici e familiari, contributi per lavoratori agricoli e altri flussi contributivi o assistenziali.

La circolare richiama anche le procedure automatizzate centralizzate che inviano alle sedi le comunicazioni sulle singole operazioni e sui movimenti complessivi da inserire negli archivi dei conti.

Controlli di quadratura, saldi e partitario

Sono previste verifiche contabili puntuali sui saldi dei conti e dei partitari.

• Le opzioni di menu 6 n. 169 e 6 n. 170 servono a stampare i conti con totale a pareggio e quelli con saldi antitetici.
• Le sedi devono utilizzare tali stampe per individuare differenze e anomalie e produrre le opportune scritture di integrazione o rettifica.
• Devono essere eseguite anche le stampe di controllo dei partitari, le stampe di fine esercizio e le verifiche di concordanza con i dati comunicati da banche ed enti collettori.

La circolare insiste sulla necessità di verificare l’allineamento tra conti di mastro, archivio conti, partitario e comunicazioni ricevute, anche con riferimento ai conti gestiti localmente su LSX.

Adempimenti su pensioni, prestazioni e rendicontazione telematica

Una parte ampia del testo è dedicata ai pagamenti di pensioni, alle indennità e ai rendiconti collegati.

Tra i principali obblighi figurano:

• contabilizzazione dei titoli relativi a pagamenti di pensioni eseguiti nel 1995 con ordinativi cartacei, da registrare entro il 29 febbraio 1996 sui conti GPA 51/00 e GPA 51/01;
• uso dei modelli SC 19 e trasmissione tramite terminale dei dati per i casi di ritardo nella riconsegna dei titoli, con termine massimo al 25 marzo 1996;
• analisi delle domande e delle prestazioni a carico del fondo di garanzia, delle integrazioni salariali, della disoccupazione agricola e non agricola, della mobilità e delle altre prestazioni indicate nei prospetti statistici;
• trasmissione di dati relativi all’ONAOSI, ai prepensionamenti, alle cessioni di credito, ai beneficiari di varie leggi speciali, agli oneri per pensionamenti anticipati e a numerose altre fattispecie previdenziali e assistenziali.

La circolare distingue con precisione le competenze delle diverse Direzioni centrali, in particolare Ragioneria e finanza, Risorse umane e l’area statistico-attuariale.

Avvio dell’esercizio 1996 e ripresa in carico dei saldi

Per il 1996 la circolare prevede una sequenza tecnica di inizializzazione e caricamento degli archivi.

Prima dell’avvio delle scritture 1996 le sedi devono:

• effettuare un dump degli archivi da conservare;
• ricevere e installare il pacchetto di inizializzazione;
• attivare l’opzione 177 del monitor 1996 per inizializzare l’anno contabile;
• creare le tabelle, verificare l’allineamento dei conti e aggiornare il piano dei conti.

Successivamente devono essere ripresi in carico:

• entro il 31 gennaio 1996, i saldi dei conti correnti bancari, postali e della contabilità speciale di tesoreria;
• entro marzo 1996, i saldi dei rimanenti conti amministrati dalle sedi.

Per i conti con partitario locale sono previste operazioni specifiche di acquisizione, validazione e aggiornamento, oltre alla ripresa a nuovo dei partitari generici e dei riscatti, e alla cancellazione delle partite accese ai conti annuali. L’allegato 4 contiene lo schema dettagliato delle registrazioni per la ripresa in carico dei saldi, con distinzioni tra contropartite di dare e di avere e note operative sui conti esclusi o riservati a specifiche sedi.

Allegati e strumenti operativi

La circolare è accompagnata da numerosi allegati, tra cui:

• schema di scrittura in partita doppia per indennità di disoccupazione, mobilità e trattamenti di famiglia;
• elenco delle maschere precompilate per la trasmissione via terminale;
• elenco dei moduli a stampa;
• schema delle registrazioni per la ripresa in carico dei saldi nel 1996;
• estremi di pubblicazione dei provvedimenti e delle circolari richiamate;
• fac-simile di attestazioni, rendiconti e dichiarazioni.

L’allegato 10 riassume in forma sequenziale tutte le attività da compiere per l’inizializzazione del 1996 e per la chiusura dell’esercizio 1995, distinguendo le operazioni sulla contabilità generale, sui flussi finanziari, sui partitari e sulle trasmissioni al centro elettronico.