Circolare numero 98 del 27-3-1992

Trasmissione del manuale tecnico-operativo per note di rettifica e DM10 passivi

La circolare trasmette il manuale tecnico-operativo aggiornato per la gestione, su archivio locale, delle note di rettifica e dei DM10 passivi. Il testo è stato rielaborato con la collaborazione di funzionari regionali e di alcune SAP e viene diffuso in formato informatico in attesa della versione stampata, così da consentire alle sedi la riproduzione e la distribuzione interna.

Ambito applicativo e finalità della procedura

La procedura riguarda la gestione completa delle rettifiche generate dalla lavorazione DM10, sia attive sia passive, nonché dei DM10 passivi esatti al calcolo. L’obiettivo è garantire una gestione locale ordinata e trasparente delle posizioni aziendali, dalla rilevazione delle differenze fino alla definizione, al pagamento, al rimborso, al passaggio al recupero crediti e all’aggiornamento del data base centrale.

Creazione e struttura dell’archivio DS 66

L’archivio locale DS 66 è descritto come già attivato presso tutte le sedi autonome di produzione. La dimensione dell’archivio è stata definita sulla base del numero di aziende attive e di una permanenza media di sei mesi per registrazione. Per ottimizzare le risorse, il sistema memorizza soltanto le righe del DM10 che hanno prodotto differenze tra denunciato e calcolato; nel caso di rettifiche emesse esclusivamente per somme accessorie o sanzioni, vengono salvati soltanto tali importi.

L’archivio contiene:

• le note di rettifica generate dalle differenze riscontrate nella fase di calcolo;
• le rettifiche emesse d’iniziativa della sede;
• i saldi dei DM10 passivi risultati esatti al calcolo.

Emissione della nota di rettifica e dati controllati

La nota di rettifica viene emessa per ciascun modello DM10 quando i controlli logici e aritmetici dei dati denunciati evidenziano differenze positive o negative. In base al saldo, la rettifica è classificata come:

• attiva, quando genera un credito per il datore di lavoro o un debito per l’Istituto in base al meccanismo previsto;
• passiva, quando il saldo assume segno opposto.

La rettifica può essere emessa anche per il solo addebito di sanzioni per tardiva presentazione o tardivo pagamento del modello DM10.

I controlli che possono determinare l’emissione della rettifica riguardano in particolare:

• CSC e codici autorizzazione, da cui dipendono aliquota contributiva, fiscalizzazione e sgravi;
• periodo, che incide sull’applicazione delle sanzioni ex art. 30 della legge n. 843/1978 e della legge n. 48/1988 in caso di ritardo;
• data di esecutività, rilevante per gli oneri accessori verso le amministrazioni locali;
• retribuzioni, che vengono adeguate ai minimali quando inferiori;
• contribuzioni dei righi del quadro B-C, che vengono rettificate se difformi dal calcolo;
• apprendisti, per i quali intervengono specifiche regole di calcolo;
• CIG, se esposta a conguaglio, ai fini del contributo addizionale.

La procedura non emette rettifica se l’importo da addebitare o rimborsare non supera la soglia di “piccola differenza”.

Descrizione del modello e dei quadri della nota di rettifica

Il manuale sviluppa in modo molto dettagliato la struttura grafica e informativa del modello di rettifica, distinguendo tra nota attiva e passiva.

Per la nota attiva vengono illustrati:

• l’intestazione con il codice di emissione, il progressivo, la matricola aziendale, il periodo, la data di presentazione e la data di emissione;
• i dati retributivi e contributivi, con indicazione di quantità, retribuzione denunciata, retribuzione adeguata ai minimali, aliquota, importi denunciati, calcolati, differenza e totale;
• il riepilogo delle somme a debito o a credito, delle sanzioni civili e degli eventuali importi per tardiva presentazione o interessi legali;
• il destinatario della nota, la quietanza di pagamento e la distinta di versamento.

Per la nota passiva si prevede una struttura sostanzialmente analoga, ma adattata al saldo a credito del datore di lavoro. Il modulo è predisposto in originale e copia, contiene avvertenze specifiche e presenta un diverso uso del riquadro relativo al pagamento, trasformato in comunicazione di liquidazione del rimborso.

Funzioni dell’archivio: gestione, inquiry, evidenza, stampa e utility

L’archivio svolge cinque funzioni principali:

• gestione, per tenere in lavorazione le registrazioni non definite e gestire annullamenti, variazioni, pagamenti, rimborsi, reincassi e passaggi al recupero crediti;
• inquiry, per consultare i pannelli della nota finché la registrazione non è definita e cancellata dall’archivio periferico;
• evidenza, per estrarre periodicamente i dati sintetici delle pratiche ancora da definire;
• stampa, per ristampare note emesse, copie video, liste di utility e documenti contabili;
• utility, per produrre liste di pratiche movimentate, aziende inadempienti e contenuti generali del DS 66.

La procedura genera anche liste automatiche di quadratura e elenchi dei documenti contabili aggiornati, con segnalazione di eventuali mancate corrispondenze sul data base.

Consultazione, variazione e annullamento delle registrazioni

La consultazione consente di individuare le note mediante matricola aziendale e, se noto, progressivo rettifica. Vengono visualizzati prima i dati identificativi e poi i quadri contenenti le righe errate, fino al riepilogo finale del saldo debitorio o creditoro. Per i DM10 passivi esatti si visualizza soltanto il pannello finale del saldo.

La variazione è riservata agli utenti delle isole di produzione e riguarda sia il contenuto dei quadri sia il saldo finale. Il manuale distingue la variazione ordinaria, la variazione che comporta inversione del segno del saldo, e la variazione che sfocia in annullamento quando il saldo si riduce a una piccola differenza o le differenze si elidono.

L’annullamento può essere effettuato su singola rettifica o su pluralità di rettifiche, anche di aziende diverse o della stessa azienda. L’operazione richiede conferma tramite tasti funzione specifici, produce la definizione della registrazione e ne impedisce ulteriori variazioni, lasciando solo la consultazione fino alla cancellazione dall’archivio locale.

Rettifiche d’iniziativa della sede

La circolare prevede la possibilità di emettere una nota di rettifica d’ufficio per un DM10 già presente nel data base centrale quando, per errori materiali o per mancato aggiornamento di CSC o codici autorizzazione, il modello è risultato esatto al calcolo ma non lo era nella realtà. La procedura richiede specifiche operazioni preliminari, l’abilitazione del programma dedicato sotto DMS e la compilazione dei dati identificativi del modello, del tipo rettifica, del progressivo DM11 e del numero DM10.

Le rettifiche d’ufficio devono essere complete sotto tutti i profili, compresi gli importi accessori, il saldo e la scadenza. Sono previste, in caso di necessità, anche rettifiche con importi rientranti nella piccola differenza.

Definizione: pagamento, rimborso, recupero crediti e SC28/IP6-BIS

La fase di definizione è il momento in cui le registrazioni vengono portate a compimento tramite pagamento, rimborso, reincasso, annullamento o trasferimento al recupero crediti. A tale scopo la procedura utilizza modelli riepilogativi:

• SC28, per le situazioni di trasferimento al recupero crediti, annullamento, piccole differenze e altre fattispecie assimilate;
• IP6/BIS, per i rimborsi delle note passive e dei DM10 passivi esatti.

La circolare descrive la struttura del modello SC28, i tipi di registrazione che esso può contenere, i criteri di numerazione e i casi in cui la procedura crea uno SC28 virtuale per raccogliere saldi non addebitabili o non rimborsabili e registrazioni annullate.

Acquisizione, variazione, display, cancellazione e quadratura degli SC28

Per gli SC28 relativi alle note attive, la procedura prevede l’acquisizione dei dati identificativi del modello, poi delle cedole di pagamento o dei documenti diversi, tramite lettore ottico, semiautomatico o tastiera. La quadratura avviene quando gli importi e il numero delle cedole coincidono con i dati dichiarati; la lista di quadratura è poi inviata alle fasi successive.

È possibile variare o cancellare SC28 e singole cedole prima della quadratura, nonché visualizzare lo stato di lavorazione del documento e delle singole registrazioni. La procedura produce anche liste delle cedole pagate in ritardo e consente di annotare l’effettiva data di pagamento e le eventuali sanzioni da aggiornare.

Per gli SC28 per recupero crediti la logica è analoga ma riguarda documenti insoluti, cessioni al recupero crediti e regolarizzazioni. Anche qui sono previste acquisizione, display, cancellazione e quadratura, con controllo dell’omogeneità dei documenti inclusi nel modello.

Gestione degli IP6/BIS per i rimborsi

Per i rimborsi, la procedura utilizza il modello IP6/BIS, che concentra le partite da rimborsare e consente di acquisire i dati di matricola, progressivo rettifica, importo e data finale per il calcolo degli interessi passivi. La quadratura richiede la corrispondenza tra importi dichiarati e acquisiti; in caso di esito negativo la procedura impone la cancellazione dell’intero modello e la nuova acquisizione delle partite.

La stampa dell’IP6/BIS contiene i dati riepilogativi e l’elenco delle partite, e in coda vengono predisposte le lettere di comunicazione di liquidazione alle aziende interessate.

Piccole differenze e modello SC28 virtuale

Quando le rettifiche attive o passive, oppure gli annullamenti, conducono a un saldo non addebitabile o non rimborsabile, la procedura richiede la creazione di un SC28 virtuale di tipo F. Il modello virtuale ha articolazione automatica e numerazione gestita a programma, con struttura identificata dal tipo F, dall’articolo 9999XX e dal numero AMMGG.

L’elaborazione può essere avviata con frequenza almeno mensile dall’utente abilitato, ed è interrompibile. Il sistema stampa automaticamente il risultato e lo rende disponibile per le fasi successive.

Passaggio al recupero crediti

Le note di rettifica attive insolute o condonate possono essere trasferite al recupero crediti. La circolare richiama l’uso di specifiche funzioni di acquisizione, variazione, display, cancellazione e quadratura per le rettifiche insolute, con produzione di una lista dedicata e di stampe generalizzate. È inoltre illustrata la gestione delle rettifiche da DM10 insoluti, con indicazione dei codici di intervento pertinenti.

Stampe e utility

La funzione stampe include liste movimentate, ristampe DM10M/RA e DM10M/RP, stampe per regolarizzazione e stampe generalizzate. Le stampe generalizzate comprendono liste delle rettifiche attive non definite, rettifiche insolute a una certa data, DM10M/P e DM10M/RP non definiti, situazione di singola azienda, rettifiche da DM10 insoluti e altre elaborazioni mirate.

La procedura gestisce le code di stampa e il programma 4390, che esegue materialmente gli output. Sono previste anche funzioni di cancellazione delle code di stampa per consentire nuove elaborazioni e ristampe.

Aggiornamento archivi e trasmissione al data base centrale

La fase finale di aggiornamento archivi, riservata a un utente specifico, elimina dal DS 66 tutte le registrazioni definite, cancella i record collegati ai modelli SC28 o IP6/BIS nei data set correlati e aggiorna il record zero con i nuovi indicatori di riempimento e consistenza dell’archivio.

Successivamente, gli esiti delle definizioni devono essere trasmessi al data base centrale delle aziende. Questa trasmissione riguarda le rettifiche definite, i rimborso, i passaggi al recupero crediti, gli annullamenti e gli storni per piccole differenze. La lista di trasmissione evidenzia eventuali documenti riciclati e segnala le cause di mancato aggancio al database.

Tabelle di compatibilità e codici intervento

La circolare riporta due tabelle di compatibilità:

• una tra saldo e codice intervento, utile a verificare la coerenza tra tipo di rettifica e situazione contabile;
• una tra vecchi e nuovi codici intervento, per controllare la transizione e la compatibilità fra stati di lavorazione.

I codici intervento gestiti comprendono, tra gli altri, EM, EA, EV, CP, CA, CV, CC, DP, PD, RP, RC, RA, RR, VG ed ER, con alcune codifiche gestite automaticamente dal sistema e non digitabili dall’operatore.

Allegati tecnici e disponibilità dei programmi

Gli allegati indicano i programmi utilizzati dalla procedura, i relativi archivi e le abilitazioni degli utenti. Sono elencati i programmi principali per il main, le funzioni di consultazione, variazione, annullamento, acquisizione, definizione, stampa, aggiornamento archivi e trasmissione. Sono inoltre riportati i nomi delle code di stampa, le abilitazioni per gli utenti da 100 a 139 e da 165 a 167, e il messaggio tecnico relativo alla gestione delle note di rettifica pagate per sola sorte capitale da assoggettare al calcolo delle sanzioni.

In sintesi, il manuale costituisce la disciplina operativa completa per l’intero ciclo di vita delle rettifiche: rilevazione, gestione locale, definizione, eventuale recupero crediti, aggiornamento dei sistemi centrali e produzione delle stampe e dei flussi contabili connessi.