R.R. Emilia-Romagna 1/2015

Modifiche al regolamento regionale sui dati personali comuni

Il provvedimento della Regione Emilia-Romagna aggiorna il regolamento regionale 31 ottobre 2007, n. 2, in materia di comunicazione e diffusione di dati personali comuni, non sensibili e non giudiziari. La disciplina risultante riguarda Giunta, Assemblea legislativa, agenzie regionali e commissari delegati, con finalità di semplificazione amministrativa, trasparenza e comunicazione istituzionale.

Ambito di applicazione e soggetti interessati

Il regolamento disciplina le operazioni di comunicazione e diffusione dei dati personali comuni non già puntualmente regolate da norme di legge o di regolamento, quando il trattamento è effettuato, nell’ambito delle rispettive competenze, da:

• Giunta regionale;
• Assemblea legislativa;
• AGREA;
• Agenzia regionale per la sicurezza territoriale e la protezione civile;
• Intercent-ER;
• IBACN;
• Commissari delegati alla gestione delle emergenze nel territorio regionale.

Restano esclusi:

• l’attività di diffusione svolta dalle strutture di Giunta e Assemblea che esercitano attività giornalistica, soggetta al codice deontologico dei giornalisti;
• gli obblighi di pubblicazione per finalità di trasparenza previsti da leggi statali e regionali.

I titolari hanno inoltre accesso alle banche dati regionali condivise in rete, nei limiti delle rispettive competenze.

Definizioni e regole generali di comunicazione

Il testo richiamato rinvia alle definizioni del Codice privacy. Vengono chiariti alcuni concetti operativi:

• per interconnessione si intende la comunicazione tramite connessione diretta o collegamento tra sistemi informativi;
• per indirizzo si intende anche il dato territoriale/geografico;
• per indirizzo telematico si intendono e-mail, PEC, URL e fax;
• la comunicazione è la trasmissione a un soggetto terzo rispetto all’interessato, non comprensiva del caso di delega o procura;
• la comunicazione può avvenire anche con mezzi telematici, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal Codice privacy.

Comunicazioni interne tra Giunta e Assemblea legislativa

Giunta e Assemblea legislativa possono scambiarsi dati personali necessari allo svolgimento delle rispettive funzioni istituzionali, anche per via telematica, con particolare riguardo a:

• verbali delle sedute e atti amministrativi;
• nomine di competenza degli organi regionali;
• reclutamento e gestione del personale e dei collaboratori;
• dati di amministratori e consiglieri;
• dati necessari per rispondere al sindacato ispettivo assembleare.

I dati utili al sindacato ispettivo possono essere comunicati alla Giunta anche dagli altri titolari individuati dal regolamento.

Pubblicazione di graduatorie e dati per trasparenza

Giunta e Assemblea legislativa possono pubblicare sul BURERT e diffondere, anche telematicamente, graduatorie formate nelle materie di propria competenza o a seguito di procedure comparative per il conferimento di incarichi. La pubblicazione deve essere limitata ai dati necessari, di norma:

• cognome e nome;
• data di nascita in caso di omonimia;
• luogo di esercizio dell’attività;
• punteggio conseguito.

Per le graduatorie regionali di medici di medicina generale e pediatri di libera scelta, relative sia all’ammissione ai corsi sia ai posti convenzionati, possono essere pubblicati anche:

• possesso di specifico titolo;
• Comune di residenza;
• titolo di priorità in caso di ex aequo.

Comunicazione e diffusione di dati su eventi, formazione, ricerca e documentazione

I titolari possono comunicare e diffondere dati relativi a eventi, convegni e corsi di formazione, anche ECM, inclusi:

• nominativi e qualifiche di relatori o docenti;
• indirizzi telematici, se forniti, per promuovere l’offerta formativa e l’attività istituzionale.

Possono inoltre diffondere immagini dei partecipanti agli eventi e alle attività formative, nel rispetto della legge sul diritto d’autore e dei principi del codice deontologico giornalistico.

È ammessa la comunicazione a enti pubblici, su richiesta, dei nominativi e indirizzi anche telematici di iscritti a newsletter, mailing list o partecipanti a precedenti convegni, se pertinenti al tema dell’iniziativa. Una facoltà analoga è riconosciuta verso soggetti privati, quando le persone abbiano manifestato interesse alla tematica oggetto dell’iniziativa.

Per attività di studio, ricerca e documentazione possono essere comunicati e diffusi dati di studiosi e ricercatori, dei referenti individuati e dei relativi indirizzi telematici, se forniti. È prevista anche una specifica comunicazione al Ministero competente e al Corpo forestale dello Stato dei nominativi dei partecipanti ai corsi antincendio boschivo, ai fini di monitoraggio e organizzazione.

Comunicazione di dati su collaboratori, organi e soggetti privati

Il regolamento consente la comunicazione e diffusione di dati relativi ai componenti di gruppi di progetto, gruppi di lavoro, commissioni e comitati tecnico-scientifici, nonché dei recapiti telefonici istituzionali e degli indirizzi telematici, per migliorare la rintracciabilità e la comunicazione istituzionale.

Giunta e Assemblea legislativa possono comunicare e diffondere anche i dati di amministratori e consiglieri regionali, inclusi:

• indirizzi degli uffici;
• numeri telefonici;
• indirizzi telematici istituzionali;
• curriculum vitae e foto, se forniti dagli interessati.

Più in generale, i titolari possono diffondere dati di componenti dei propri organi, dirigenti e personale di riferimento, compresi curriculum, numeri telefonici e indirizzi telematici istituzionali.

Per i soggetti privati, la Giunta può diffondere i dati degli amministratori o referenti delle persone giuridiche iscritti al Registro delle persone giuridiche. Inoltre, i titolari possono diffondere dati di amministratori o rappresentanti di numerose categorie di organismi e strutture private, tra cui associazioni, centri di servizio o assistenza, centri di formazione, scuole private, case di cura, aziende e laboratori sperimentali, organismi di controllo e certificazione, ordini professionali, ONG, organizzazioni di categoria e di tutela dei consumatori, ATC, enti di ricerca e operatori biologici.

La Giunta può anche diffondere dati di professionisti e operatori accreditati, quali medici per idoneità sportiva, operatori di inseminazione artificiale, assaggiatori di oli, tecnici acustici ambientali, tecnici e istruttori faunistici, certificatori energetici, guide turistiche e ambientali, enti di tutela delle indicazioni geografiche e responsabili di laboratori o centri per l’innovazione accreditati.

In tali casi i dati sono in genere costituiti da nominativi, dati anagrafici utili all’identificazione, recapiti telefonici, indirizzi anche telematici e, se necessari, codici identificativi e informazioni tecniche di settore.

Comunicazioni verso altre pubbliche amministrazioni e organismi di controllo

I titolari possono comunicare dati personali ad altre pubbliche amministrazioni o tra loro quando ciò sia necessario per compiti istituzionali previsti da legge o regolamento.

È consentita anche la comunicazione:

• per la rendicontazione di progetti europei, includendo dati dei dipendenti coinvolti e informazioni stipendiali necessarie al calcolo delle ore e dei costi;
• per dati su proprietari o detentori di immobili oggetto di certificazione energetica e di impianti termici registrati nel catasto unico regionale;
• per attività di parere, vigilanza, verifica, controllo, rendicontazione e monitoraggio, anche sugli aiuti erogati, inclusi i dati relativi a sanzioni;
• agli organismi di controllo, pubblici e privati, quando i dati siano trasmessi per finalità di controllo;
• alle amministrazioni competenti, quando il destinatario riceva per errore o per competenza parziale istanze o documenti, poi inoltrati dal titolare al soggetto competente.

Disciplina dei contributi e dei benefici economici

Per garantire trasparenza amministrativa, i titolari possono comunicare e diffondere i dati relativi a contributi, sovvenzioni e benefici comunque denominati, assegnati o potenzialmente assegnabili. I dati includono, se necessari:

• nominativi dei richiedenti, beneficiari e legali rappresentanti;
• data di nascita in caso di omonimia;
• Comune di residenza;
• codice fiscale e partita IVA;
• denominazione ed entità del contributo;
• ragione dell’erogazione;
• punteggio totale o valutazione.

La motivazione di non ammissibilità che riguardi la sfera personale del richiedente deve, di regola, essere comunicata solo all’interessato, salvo diversa previsione di legge o regolamento.

Giunta e Assemblea legislativa possono inoltre diffondere dati relativi ai contributi ricevuti, anche su progetti presentati, indicando destinatari, denominazione del progetto, entità del contributo e costi del personale impiegato.

È prevista la comunicazione dei dati di progetto ai soggetti pubblici che devono svolgere attività connesse all’erogazione e ai soggetti privati incaricati dell’erogazione stessa, tra cui organismi di garanzia, consorzi fidi, cooperative di garanzia e istituti bancari. I dati relativi ai contributi possono essere comunicati anche a Ministeri e organismi italiani o europei competenti per certificazione, rendicontazione e monitoraggio.

Sistema catastale, agricolo e anagrafe delle aziende

Nell’ambito del sistema integrato catastale e geografico SIGMATER, la Giunta rende disponibili agli enti pubblici del territorio regionale, mediante interconnessione, i dati del catasto terreni e del catasto fabbricati, compresi i nominativi dei proprietari e i dati territoriali di competenza, limitandosi a consentire tecnicamente l’interconnessione.

Per il Sistema informativo agricolo regionale (SIAR) e l’anagrafe delle aziende agricole, il regolamento consente numerose comunicazioni per semplificazione amministrativa, controllo e gestione dei procedimenti. I dati dell’anagrafe possono essere comunicati, tra gli altri, a:

• Città metropolitana di Bologna, Province, Comuni, Unioni e consorzi di Comuni;
• consorzi di bonifica e consorzi fitosanitari provinciali;
• ARPAE;
• AGEA e AGREA;
• Unione europea;
• Ministeri competenti;
• INPS e INAIL;
• enti di gestione per parchi e biodiversità, parchi nazionali, interregionali e riserve statali;
• Aziende sanitarie locali;
• enti e organismi di meccanizzazione agricola, camere di commercio, Infocamere;
• Uffici territoriali di governo;
• Commissari delegati per emergenze.

I dati comunicabili comprendono, in particolare, denominazione, codice fiscale, partita IVA, recapiti, dati del gestore del fascicolo, persone con ruolo amministrativo e dati dei terreni. Sono previste ulteriori comunicazioni a organizzazioni di produttori, cantine cooperative, organismi privati di controllo, organismi di garanzia e di difesa riconosciuti.

La Giunta può inoltre comunicare alle Province, e in taluni casi ai CAA, dati sulle agevolazioni fiscali per gli oli minerali impiegati nelle attività agricole e affini, limitatamente alle finalità di semplificazione amministrativa e procedurale.

Materia sanitaria

In ambito sanitario, la Giunta può comunicare:

• ad Aziende sanitarie e altre Regioni, l’elenco dei dirigenti del Servizio sanitario regionale per l’inserimento nelle commissioni di concorso;
• ad Aziende sanitarie e strutture private accreditate, dati degli assistiti necessari ad azioni di prevenzione e ad attività di diagnosi, cura e riabilitazione;
• ad Aziende sanitarie della Regione ed erogatori di prestazioni sanitarie, i dati sull’assegnazione dei ricettari ai prescrittori per il controllo della spesa e la verifica della qualità dell’Archivio nazionale;
• a Università ed enti di ricerca, dati di campioni di popolazione limitati a nominativo e recapito postale per finalità di ricerca.

Lavoro, formazione, istruzione e politiche giovanili

La Giunta può comunicare dati personali all’INPS, alla direzione regionale del lavoro, alle Province, ai Centri per l’impiego, agli uffici giudiziari e ad altri soggetti pubblici, per gestire crisi occupazionali, liste di mobilità, ammortizzatori sociali in deroga, staffetta generazionale, monitoraggio della spesa, certificazione delle competenze e diritto-dovere all’istruzione e formazione.

Sono previste comunicazioni anche a:

• Ministero del Lavoro e Regioni interessate per progetti di tirocinio in mobilità geografica;
• Ministero del Lavoro per il programma “Garanzia Giovani”;
• INPS per l’indennità di frequenza dei tirocini formativi;
• Province, enti di formazione accreditati, Università, autonomie scolastiche e soggetti autorizzati alla formalizzazione e certificazione.

Il regolamento consente inoltre la diffusione dell’offerta formativa regionale, per trasparenza e comunicazione istituzionale, e la comunicazione alle imprese dei dati dei dirigenti disoccupati per favorirne la ricollocazione. È infine prevista la comunicazione ai Comuni dei dati dei richiedenti la “YoungERcard”, per le finalità connesse alle politiche giovanili, ai servizi agevolati e alla promozione della cittadinanza attiva.

Protezione civile ed emergenze

L’Agenzia regionale per la sicurezza territoriale e la protezione civile può comunicare ai componenti istituzionali e alle strutture operative del sistema di protezione civile i dati necessari per previsione, prevenzione, pianificazione e gestione delle emergenze. Sono compresi i dati identificativi e gli indirizzi di cittadini coinvolti in situazioni di pericolo, quando necessari per gli interventi di soccorso e per la tutela della pubblica incolumità.

I dati normalmente comunicati riguardano rappresentanti legali e funzionari referenti degli enti locali e delle strutture operative, con generalità, ruolo, profilo professionale, indirizzi, numeri telefonici e fax istituzionali.

Ricostruzione post-sisma 2012

Il regolamento introduce una disciplina specifica per il Commissario delegato per la ricostruzione nominato in relazione al sisma del 2012. Per vigilare sul corretto uso dei fondi, prevenire criminalità, infiltrazioni mafiose e corruzione, nonché monitorare l’efficacia della ricostruzione, il Commissario può diffondere, anche telematicamente, i dati sui contributi assegnati o assegnabili per la ricostruzione del patrimonio edilizio privato danneggiato dagli eventi sismici del 2012.

I dati pubblicabili comprendono:

• nominativi o denominazione sociale dei beneficiari;
• ubicazione dell’immobile danneggiato;
• nominativi dei professionisti incaricati;
• denominazione delle imprese affidatarie;
• importo del progetto;
• importo del contributo concesso;
• stato di avanzamento dei lavori e dei contributi liquidati;
• codici identificativi MUDE e CUP.

Regime transitorio, abrogazioni e aggiornamenti puntuali

Il provvedimento aggiorna il testo previgente sostituendo il titolo del regolamento e numerosi articoli. Alcune disposizioni precedenti vengono anche abrogate o ritoccate, tra cui:

• l’abrogazione integrale dell’articolo 15 del regolamento del 2007;
• l’abrogazione del comma 4 dell’articolo 13;
• l’abrogazione del comma 2 dell’articolo 24;
• la soppressione di specifiche parole all’articolo 18 e all’articolo 22;
• l’estensione ad Assemblea legislativa di una previsione prima riferita solo alla Giunta.

Nel complesso, il testo consolidato risultante è una disciplina operativa di trattamento, comunicazione e diffusione dei dati personali da parte degli organi e delle strutture regionali dell’Emilia-Romagna, con forte impronta di trasparenza, semplificazione e coordinamento istituzionale.