Circolare numero 312 del 28-11-1994

Indicazioni operative per il miglioramento dell’attività di vigilanza e la gestione dei fallimenti

La circolare interviene sull’organizzazione dell’attività ispettiva, richiamando le strutture periferiche a una gestione più efficiente, coordinata e coerente con gli obiettivi istituzionali. Il documento insiste sia sulla qualità e rapidità degli accertamenti, sia sulla necessità di destinare le risorse alle verifiche realmente strategiche, in particolare quelle finalizzate al contrasto del lavoro nero e dell’evasione contributiva.

Programmazione degli accertamenti e tempi di definizione

Viene rilevato che, in molti casi, i tempi di definizione delle indagini risultano superiori a quelli previsti dalla circolare n. 168 del 7 luglio 1992. Per questo motivo le Unità funzionali sono richiamate a osservare con rigore le indicazioni già impartite in materia di assegnazione e preparazione delle indagini, con attenzione alla valutazione dei carichi di lavoro di ciascun ispettore e al corretto dimensionamento della forza ispettiva in rapporto al tipo di accertamento.

In questa fase assume rilievo anche la gestione dei programmi individuali, secondo quanto previsto dalla circolare n. 71 del 2 marzo 1994. La circolare evidenzia che una cattiva distribuzione degli incarichi ispettivi può produrre ritardi e dispersione di risorse, compromettendo l’efficacia complessiva dell’azione di vigilanza.

Modalità di svolgimento dell’ispezione

Per quanto concerne l’espletamento dell’indagine, la circolare indica che l’ispezione dovrebbe, per quanto possibile, essere svolta in modo continuativo fino alla sua conclusione. È quindi da evitare che la stessa forza ispettiva sia contemporaneamente impegnata su più indagini, soprattutto quando una o più di esse abbiano particolare rilevanza.

Si chiede inoltre di evitare che un accertamento iniziato resti a lungo in sospeso senza una giustificazione valida. Un ulteriore indirizzo operativo riguarda la documentazione da acquisire: essa deve essere richiesta in modo il più possibile completo sin dalle prime fasi dell’accertamento, per prevenire successive e inutili reiterazioni di richieste documentali.

Qualora, nel corso dei primi riscontri, emerga che la forza ispettiva assegnata non è sufficiente a concludere l’indagine nei tempi programmati, si deve procedere a una sua immediata integrazione.

Riunioni periodiche, aggiornamento e supporto legale

La circolare segnala ritardi nello svolgimento sistematico delle riunioni periodiche con gli operatori del settore, già previste dalla circolare n. 21 del 28 gennaio 1991. Tali riunioni vengono considerate uno strumento essenziale sia per lo scambio di esperienze operative sia per la programmazione degli interventi.

Inoltre, poiché l’evoluzione della normativa incide frequentemente sull’attività ispettiva, viene richiamata la necessità di un costante aggiornamento professionale di tutti gli operatori. Le riunioni devono quindi essere curate non solo nella fase preparatoria, ma anche nella fase di realizzazione e di conclusione, con la precisazione degli indirizzi applicativi da seguire nei singoli casi.

Nei casi in cui innovazioni normative o legislative possano generare dubbi interpretativi, la circolare raccomanda di ricorrere alla collaborazione delle Avvocature di Sede. Tale supporto deve servire anche a individuare gli elementi di prova da inserire nei verbali ispettivi, così da garantire una più solida difesa in giudizio degli interessi dell’Istituto.

Ruoli e responsabilità nell’attività di vigilanza

L’attivazione delle indicazioni contenute nella circolare richiede il coinvolgimento costante di tutte le risorse assegnate alla vigilanza, in particolare dei dirigenti e dei funzionari preposti agli uffici ispettivi. A tali figure è attribuita la responsabilità della programmazione, della verifica dei risultati e della gestione delle risorse, restando ferma la responsabilità primaria del Dirigente della Sede.

La circolare censura la prassi, riscontrata in molte sedi, per cui i responsabili dei reparti o delle unità operative vengono distolti dalle loro funzioni per accompagnare direttamente gli ispettori nelle attività di accertamento. Tale comportamento è giudicato in contrasto con la distinzione tra compiti direttivi e compiti ispettivi e produce effetti negativi sull’operatività del reparto. Viene quindi ribadito che gli accessi presso le aziende devono essere compiuti esclusivamente da funzionari e ispettori di vigilanza, salvo i casi previsti per gli accertatori di reparto.

Di conseguenza, i dirigenti dei reparti che siano in possesso della tessera di riconoscimento modello vig 6ter devono restituirla al Dirigente della Sede.

Gestione delle pratiche relative a ditte fallite

Un’ampia parte della circolare è dedicata alle pratiche concernenti le aziende dichiarate fallite. Il documento osserva che queste attività assorbono spesso risorse rilevanti in operazioni essenzialmente certificatorie e di verifica contabile, sottraendo energie al contrasto del sommerso e delle irregolarità contributive.

Per accelerare la quantificazione dei crediti dell’Istituto e consentire una tempestiva insinuazione al passivo fallimentare, si dispone che tali pratiche siano attribuite alla competenza primaria degli Uffici Riscossione Contributi. Una volta ricevuta notizia del fallimento, tali uffici devono:

• procedere alle operazioni di schedatura e all’apertura dei fascicoli di vig4 o, se del caso, di vig5;
• inviare la notizia di fallimento al reparto GPA, quando si tratti di lavoratore contribuente alle assicurazioni dei lavoratori autonomi, affinché anche tale reparto rilevi eventuali partite creditorie ancora in sofferenza e le trasmetta all’ufficio legale;
• definire tutte le partite creditorie derivanti da mod. DM10 insoluti, DM10/V, domande di condono e richieste di regolarizzazione adeguatamente documentate, trasmettendole con immediatezza all’ufficio legale;
• contattare gli organi del fallimento per acquisire la documentazione necessaria ad aggiornare le verifiche sulla posizione contributiva fino alla data del fallimento.

Rapporti con gli organi fallimentari e ulteriori verifiche

Nella fase di contatto con gli organi del fallimento, gli Uffici devono richiedere la massima collaborazione, in linea con quanto già previsto dalla lettera circolare CeV n. 04 del 15 gennaio 1988, i cui contenuti erano stati fatti propri anche dal Ministero di Grazia e Giustizia, che aveva interessato sul tema i Presidenti delle Corti di Appello.

Se per il reperimento della documentazione necessaria — ad esempio libri paga o istanze di insinuazione presentate dai lavoratori — fosse necessario accedere presso i predetti organi, le Sedi devono avvalersi di accertatori di reparto.

Infine, qualora dal confronto tra la documentazione in possesso della Sede e quella acquisita tramite gli organi fallimentari emergano omissioni contributive, gli Uffici Riscossione Contributi devono interessare gli Uffici Vigilanza per i conseguenti accertamenti.