Sentenza n. 1023/2026 - Catania, Sezione 5

Esito

La controversia

La ricorrente, già funzionaria avvocata presso il Comune, aveva chiesto l’accesso a copie delle note e dell’eventuale elenco completo del contenzioso pendente relativo all’anno 2013, trasmessi dalla Direzione Affari Legali alla Ragioneria Generale, nonché al dato numerico complessivo del contenzioso pendente e all’importo inserito nel bilancio comunale, al fine di determinare l’esatto ammontare dei compensi professionali asseritamente dovuti. Il Comune ha negato l’accesso, rappresentando che non esisteva alcun elenco del contenzioso 2013, poiché all’epoca era stato comunicato soltanto un importo complessivo per gli oneri straordinari, e che la documentazione contabile relativa agli stanziamenti e agli impegni di spesa non era più nella disponibilità della Direzione, a seguito del dissesto dell’ente e della competenza della Commissione straordinaria di liquidazione. La ricorrente ha dedotto violazione di legge ed eccesso di potere, sostenendo che le limitazioni all’accesso sono tassative, che i documenti non erano riservati e che la richiesta aveva finalità difensive, essendo necessaria per la quantificazione dei compensi dovuti. Ha quindi chiesto l’annullamento dei dinieghi, l’accertamento del diritto di accesso e la condanna dell’Amministrazione all’ostensione.

La decisione

Il TAR ha dichiarato il ricorso inammissibile. Quanto alle note e all’elenco del contenzioso 2013, ha ritenuto non provata l’esistenza dei documenti: il Comune aveva chiaramente dichiarato che l’elenco non era mai stato formato e che era stato comunicato soltanto un importo complessivo. L’esistenza del documento costituisce fatto costitutivo della domanda di accesso e deve essere provata da chi agisce contro il diniego; la mera allegazione della ricorrente, secondo cui i documenti sarebbero stati da lei stessa formati, non è stata ritenuta sufficiente. Il giudice ha richiamato il principio per cui l’accesso e l’ordine giudiziale di esibizione possono riguardare soltanto documenti esistenti, detenuti dall’Amministrazione e materialmente ostensibili, non documenti mai formati, distrutti o irreperibili. Quanto al dato numerico del contenzioso e all’importo di bilancio, il TAR ha rilevato che si trattava di dati, non di documenti amministrativi, la cui conoscibilità avrebbe richiesto un’attività di ricerca, elaborazione ed estrazione non riconducibile al mero accesso documentale. L’Amministrazione è tenuta a rendere conoscibili documenti già formati e detenuti, ma non a rielaborare dati o confezionare documenti nuovi. In particolare, l’importo di bilancio era un dato contenuto nel bilancio 2013, sicché la ricorrente avrebbe potuto chiedere il documento di bilancio e ricavare autonomamente l’informazione. Le spese sono state compensate in ragione della particolare natura del rapporto sottostante alla controversia.

Norme richiamate

• art. 22 ss. l. 241/1990

  l'oggetto dell'accesso ai documenti amministrativi si compendia nel "diritto" a ricevere una copia di un atto già formato e, quindi esistente e comunque detenuto

  Il diritto di accesso documentale riguarda documenti amministrativi già formati, esistenti e detenuti dall’Amministrazione al momento della richiesta; non impone la formazione di nuovi documenti né la rielaborazione di dati.

• art. 1697 c.c.

  La prova di tale esistenza, in quanto fatto costitutivo della domanda di accesso, non può che essere a carico di chi agisce

  Secondo il TAR, l’esistenza del documento richiesto è un fatto costitutivo della domanda di accesso e deve essere provata dal richiedente che impugna il diniego.

• art. 22, comma 4, l. 241/1990

  Il diritto di accesso non può essere utilizzato per ottenere un’attività amministrativa di ricerca, elaborazione o creazione di dati non risultanti direttamente da documenti già formati e detenuti.

Massime di principio

• L’accesso documentale presuppone l’esistenza, la previa formazione e la detenzione attuale del documento da parte dell’Amministrazione; non può essere ordinata l’ostensione di documenti mai formati, distrutti, irreperibili o comunque materialmente inesistenti.
• L’esistenza del documento richiesto costituisce fatto costitutivo della domanda di accesso e deve essere provata dal richiedente che impugna il diniego; la mera allegazione non è sufficiente a superare una specifica dichiarazione dell’Amministrazione circa l’inesistenza dell’atto.
• L’Amministrazione, nell’esercizio dei propri doveri di accesso, è tenuta a consentire la conoscenza e la riproduzione di documenti già formati e detenuti, ma non a svolgere attività istruttorie complesse, ricercare presso altri soggetti o uffici, elaborare dati o confezionare documenti nuovi.
• La richiesta di un dato numerico o di un’informazione estrapolata da più documenti non integra, per come formulata, una richiesta di accesso documentale quando la sua soddisfazione richieda un’attività di ricostruzione o rielaborazione non meramente materiale.
• Quando l’informazione richiesta è contenuta in un documento esistente, il richiedente può chiedere l’accesso al documento nella sua integralità e ricavare autonomamente il dato di interesse; non può invece pretendere che l’Amministrazione estragga e fornisca separatamente tale dato.

Come è indicizzato